راهنمای گام‌به‌گام مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد از نرم‌ افزارهای حسابداری قدیمی

نرم افزار حسابداری خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ آیا به نیازهای کسب و کار شما به درستی پاسخ می‌دهد؟ کاربری راحت و روانی دارد یا هر بار که نیاز به یک گزارش ساده دارید، باید مسیری پر پیچ‌وخم را طی کنید؟

اگر بعد از مدتی با نرم افزار حسابداری خود به مشکل برخورده‌اید، بدانید که شما تنها فردی نیستید که چنین شرایطی را تجربه می‌کند. بسیاری از کسب‌وکارها گرفتار نرم افزار قدیمی خود می‌شوند؛ ابزاری که شاید روزی کارآمد بوده اما امروز تبدیل به مانع پیشرفت آن‌ها شده است.

مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد از نرم افزار قدیمی به جدید، یکی از راه حل‌هایی است که در چنین وضعیتی پیشنهاد می‌شود؛ اما از کجا باید این مسیر را شروع کنیم؟ آیا انتقال داده‌ها به نرم افزار جدید ممکن است؟ راهکارهای غلبه بر مقاومت کارکنان چیست؟

ما در این مقاله به شما کمک می‌کنیم و در کنار یکدیگراین مسیر به ظاهر پیچیده را به یک فرایند گام‌به‌گام، شفاف و امن تبدیل می‌کنیم. بنابراین این راهنمای جامع را برای مهاجرت از هریک از نرم‌افزار حسابداری قدیمی به فرداد، تنظیم کرده‌ایم تا دست شما را بگیریم و در مرحله به مرحله ارزیابی تا بهینه‌سازی نهایی، همراهتان باشیم.

مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد از نرم افزار قدیمی

مسئله مهاجرت اگرچه ممکن است سخت، پیچیده و زمان‌بر به نظر برسد، اما بسیاری از کاربران با تجربه به درک این مسئله رسیده‌اند که وقتی هزینه مالی و میزان زمانی که از شما برای ماندن در نزم افزار فعلی‌تان صرف می‌شود چندین برابر بیشتر از صرف کردن همین هزینه و زمان برای ورود به نرم افزار جدید است؛ با این وجود، بازدهی‌ای که از نرم افزار ناکارامد قدیمی خود دریافت می‌کنید حتی از نصف هم کمتر است!

این فاجعه یعنی صرف هزینه، زمان و انرژی با بازدهی از نصف هم کمتر. جالب است بدانید تنها چیزی که مانع پیشرفت شما در این مسیر می‌شود، ترس از تغییر و عادت تیم مالی به نرم افزار ناکارامد قدیمی است.

همین مسئله باعث می‌شود حتی با وجود مشکلاتی نظیر قیمت بالای پشتیبانی، ضعف‌های نرم افزار قدیمی و آگاهی از اینکه این نرم افزار پاسخگوی نیازهای کسب‌وکار شما نیست؛ حسابدران و مدیران مالی همچنان از آن استفاده و در برابر تغییر مقاومت کنند و زیان بیشتری را به خود و کسب‌وکارشان تحمیل کنند.

مطالب مرتبط:

لیست تغییرات و بروز رسانی‌های نرم افزار حسابداری فرداد

نرم افزار حسابداری ابری و نرم افزار حسابداری تحت وب چیست؟

انواع نرم افزار حسابداری و حسابرسی + کاربرد و لیست کامل

حسابداری شرکت‌ های استارتاپی

چرا مهاجرت ضروری است؟ | عصر دایناسورهای نرم‌افزاری تمام شده!

در ابتدا ممکن است این‌طور به نظر برسد که مهاجرت نرم افزاری هزینه اضافه روی دست شرکت می‌گذارد در حالی که این کار آنقدرها هم ضروری نیست؛ به هر حال نرم افزار قدیمی با همه ایراداتش همچنان کار می‌کند!

اما در نظر داشته باشید که بهانه‌ها و توجیهات هرگز تمامی ندارند؛ مقاومت در برابر تغییر باعث می‌شود تا نرم افزار قدیمی، چندبرابر بیش از آن‌چه برای مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد لازم است، هزینه‌ها و زیان‌‌های پنهان را به شما و سازمانتان تحمیل کند.

در نظر داشته باشید که یک ابزار حسابداری کاربردی و هوشمند، نه تتها برای کسب‌وکار شما هزینه سربار نیست بلکه یک سرمایه‌گذاری پرسود محسوب می‌شود.

مشکلات ماندن در نرم افزار قدیمی:

• ریسک‌های امنیتی: نرم‌افزارهای قدیمی، طعمه‌های لذیذی برای باج‌افزارها هستند.
• عدم انطباق با قوانین : انطباق با قوانین بیمه‌ای، مالیاتی و سامانه مودیان یک ضرورت است.
• هزینه‌های پنهان: هزینه‌ای که برای نگهداری، پشتیبانی ضعیف و رفع خطاهای تکراری می‌پردازید، از هزینه یک نرم‌افزار جدید بیشتر است.
• از دست دادن مزیت رقابتی: وقتی رقبای شما گزارش‌های لحظه‌ای دارند و شما همچنان منتظر گزارش ماهانه هستید، در حال باختن‌اید.

ارزیابی وضعیت فعلی | قبل از حرکت، نیاز به نقشه دارید!

برای مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد از نرم افزار قدیمی، پیش از اقدام به برنامه و نقشه دقیق احتیاج دارید. یک فایل اکسل جدید باز کنید یا یک قلم و کاغذ بردارید؛ وقت آن است که چک لیست عملی درست کنید.

قبل از خرید بلیط، باید بدانید چند نفر عازم سفر هستید؛ برای ارزیابی وضعیت، این 4 سوالات را از تیم خود بپرسید:

1. تعداد کاربران همزمان: دقیقاً چند نفر باید همزمان به سیستم وصل باشند؟ توجه داشته باشید که این عدد با تعداد کل کارمندان متفاوت است.
2. 2. اتصال به سامانه مودیان: آیا سیستم فعلی شما به سامانه مودیان متصل است؟ اگر بله، آیا این اتصال پایدار و خودکار است یا یک راه‌حل موقتی و دستی؟
3. حجم داده‌ها: چند سال داده مالی فعال دارید که نیاز به گزارش‌گیری روزانه دارد؟
4. فرایندهای حیاتی: کدام بخش (انبار، تولید، فروش مویرگی) بیشترین بار کاری را روی سیستم فعلی شما دارد؟

انتخاب نسخه مناسب فرداد | هر قفلی، کلید خودش را دارد!

با انجام ارزیابی مرحله قبل، و مشخص شدن مواردی مانند تعداد کاربران، نیاز به دسترسی از راه دور و وضعیت زیرساخت IT حالا به دقت می‌دانید که به چه چیزی نیاز دارید.

اکنون به یک دوراهی کلیدی می‌رسیم: نسخه فرداد ابری یا فرداد ویندوزی؟ درست است که این تصمیم یک انتخاب فنی است اما همچنین مدل کاری آینده شما را نیز شکل می‌دهد؛ بنابراین بیایید هر کدام را صادقانه بررسی کنیم:

 نسخه ابری فرداد؛ دسترسی از هر مکان: نسخه ابری نرم افزار حسابداری فرداد برای

کدام دسته از کسب‌وکارها مناسب‌تر است؟

• اگر اعضای تیم شما در مکان‌های متفاوتی از هم، پراکنده هستند.
• اگر مدیرعامل می‌خواهد در هر ساعتی از شبانه‌روز، از هر کجای دنیا، گزارش فروش را ببیند.
• اگر نمی‌خواهید نگران تهیه سرور قدرتمند، هزینه‌های بالای نگهداری، استخدام کارشناس IT برای بکاپ‌گیری و به‌روزرسانی‌های فنی باشید.
• اگر چندین شعبه دارید و به دنبال یکپارچگی لحظه‌ای اطلاعات هستید.

نسخه ویندوزی فرداد؛ کنترل کامل در دستان شما: این نسخه برای چه مدل‌ کسب‌وکارهایی مناسب است؟

• اگر تمام کاربران شما، همزمان در یک مکان فیزیکی مثل کارخانه یا دفتر مرکزی مستقر هستند.
• اگر سیاست‌های امنیتی بسیار سخت‌گیرانه‌ای دارید و قانوناً یا به دلیل حساسیت بالا، ترجیح می‌دهید داده‌های مالی فقط روی سرورهای فیزیکی خودتان و در داخل شرکت باقی بماند.
• اگر اینترنت بسیار ضعیف یا ناپایداری در منطقه خود دارید و نمی‌توانید به اتصال دائمی برای کار ابری اعتماد کنید.
• اگر ترجیح می‌دهید هزینه نرم‌افزار را به صورت یک‌باره و معمولاً سنگین‌تر در ابتدا پرداخت کنید و مالکیت لایسنس را داشته باشید؛ البته باید هزینه پشتیبانی سالانه را نیز در نظر بگیرید.

در نهایت لازم به ذکر است که هیچ‌کدام از این نسخه‌ها، ذاتاً بهتر از دیگری نیست؛ این انتخاب در واقع بین انعطاف‌پذیری و چابکی در نسخه ابری، و کنترل کامل و پایداری داخلی در نسخه ویندوزی است. بنابراین به پاسخ‌های بخش ارزیابی خود نگاه کنید تا ببینید کدام نسخه نرم افزار حسابداری فرداد، با ماهیت و ذات کسب‌وکار شما هم‌خوانی بیشتری دارد.

بکاپ‌گیری و امنیت داده‌ها | اول ایمنی بعد کار!

هشدار جدی: قبل از انجام هر کاری، این بخش را بخوانید.

پیش از هر اقدامی، لازم است از داده‌هایتان نسخه پشتیبان تهیه کنید چرا که مهاجرت بدون گرفتن بکاپ کامل و تست‌شده، مثل این است که پیش از چک کردن چتر نجاتتان، با آن از ارتفاع بپرید! می‌توان گفت داده‌های مالی، مهم‌ترین قسمت کسب‌وکار شما هستند؛ بنابراین حفاظت و مراقبت از این اطلاعات، اساسی‌ترین اقدامی است که پیش از مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد، لازم است انجام دهید. برای انجام درست و اصولی بکاپ‌گیری، این مراحل را قدم به قدم دنبال کنید:

۱. بکاپ کامل بگیرید: تهیه نسخه پشتیبان فقط از دیتابیس SQL کافی نیست؛ بلکه لازم است از تمام فایل‌های مرتبط، بکاپ تهیه شود.

۲. بکاپ را تست کنید: بکاپی که بازیابی (Restore) نشود، بکاپ نیست؛ فقط یک فایل بی‌ارزش است، بنابراین برای مطمئن شدن، آن را روی یک سیستم تستی بازیابی کنید.

۳. فایل بکاپ را امن نگه دارید: در مکانی خارج از سرور اصلی مثل یک هارد اکسترنال یا فضای ابری امن، نسخه بکاپ خود را نگهداری کنید.

بعد از تهیه پشتیبان از اطلاعات خود، آن‌ها را در قالب فایل اکسل ذخیره می‌کنید، این فایل اکسل را با فایلی که کارشناسان ما در اختیارتان قرار خواهند داد تطبیق می‌دهید و سپس ما فایل منطبق شده را در نرم افزار فرداد بارگزاری می‌کنیم. حالا اطلاعات شما در نرم افزار بارگزاری شده و می‌توانید کار خود را آغاز کنید.

نقشه‌برداری کدینگ حسابداری | ترجمه زبان قدیمی به جدید

کدینگ حسابداری شما، در واقع نقشه سیستم مالی شماست و اکنون شما یک فرصت طلایی دارید تا قلب فنی حسابداری کسب‌وکار خود را بهینه کنید.

جالب است بدانید بسیاری از مهاجرت‌ها در همین مرحله شکست می‌خورند، نه به دلیل پیچیدگی نرم‌افزار جدید، بلکه به دلیل یک وسوسه خطرناک یا اشتباه رایج: خب، همان کدهای قبلی را عیناً در فرداد کپی می‌کنم!

لطفاً این کار را نکنید. این کار مثل این است که از یک خانه قدیمی و کلنگی اسباب‌کشی ‌کنید، اما اصرار داشته باشید که تمام اثاثیه‌های شکسته، کهنه و تاریخ‌مصرف‌گذشته را هم، به آپارتمان نوساز و لوکس خود ببرید!

چرا این یک فرصت طلایی است؟

نرم‌افزار قدیمی شما احتمالاً محدودیت‌هایی داشته است. به همین دلیل، حسابدار شما مجبور شده برای حل مشکلات روزمره، کدهایی مثل هزینه‌های متفرقه، سایر درآمدها یا حساب‌های واسط عجیب‌وغریب بسازد؛ نتیجه؟ کدینگی شبیه به یک اتاق زیرشیروانی درهم‌ریخته که هیچ‌کس جرئت ندارد به آن سر بزند.

اما فرداد یک نرم افزار مدرن و کارامد است که ساختارهای بسیار قوی‌تری مثل استفاده بهینه از تفصیلی‌های شناور و مراکز هزینه و پروژه‌ها، برای طبقه‌بندی اطلاعات دارد؛ حالا شما این شانس را دارید که آن اتاق زیرشیروانی را یک بار برای همیشه مرتب کنید!

چطور قدم به قدم مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد را عملی کنیم؟

قدم اول: از تمام سرفصل‌های حسابداری خود شامل حساب‌های کل، معین و تفصیلی، در سیستم قدیمی یک خروجی اکسل تهیه کنید.

قدم دوم: لیستی که ساختید را بررسی کنید. کدهای مرده، تکراری یا بی‌معنی را شناسایی کنید. از خود بپرسید: آیا واقعاً هنوز به کد “هزینه‌های پیش‌بینی نشده متفرقه-بخش اداری” که ۵ سال پیش ساخته‌اید، نیاز دارید؟

قدم سوم: یک فایل اکسل جدید باز کنید و ستون‌های زیر را بسازید. این سند، مهم‌ترین سند مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد برای شما خواهد بود:

این کار شاید چند روز از وقت تیم مالی شما را بگیرد. شاید کمی بحث و جدل پیش بیاید که کدام کد بماند یا کدام ساختار بهتر است. اما به شما قول می‌دهیم، گزارشی که ۵ ماه دیگر با یک کلیک از فرداد می‌گیرید، دقیقاً به شما می‌گوید سودآوری هر پروژه چقدر بوده است؛ در نتیجه، پاداش تمام این زحمات را دریافت خواهید کرد. پس روی این مراحل وقت بگذارید و به درستی آن‌ها را انجام دهید.

انتقال اطلاعات پایه | مشتریان، تأمین‌کنندگان، کالا

در این مرحله لازم است اطلاعات را در قالب فایل اکسل ذخیره کرده و سپس به کمک تیم پشتیبانی فرداد آن‌ها را در نرم افزار، وارد کنید؛ همچنین، قبل از انتقال اسناد، باید طرف حساب‌ها و کالاها را منتقل کنید.

اما یک لحظه صبر کنید! این کار را یک عملیات خانه تکانی اطلاعاتی در نظر بگیرید؛ برای مثال، آیا واقعاً به اطلاعات مشتریانی که ۱۰ سال پیش یک خرید کرده‌اند و دیگر وجود ندارند، نیاز دارید؟ از لیست مشتریان و تامین‌کنندگان خود یک خروجی اکسل بگیرید. اطلاعات ناقص مثل تلفن و آدرس را تکمیل کنید و سایر موارد تکراری را حذف کنید.

فرداد به شما اجازه می‌دهد این اطلاعات پاکسازی‌شده را مستقیماً از طریق یک فایل اکسل استاندارد ایمپورت کنید. این کار شاید در حال حاضر ۵ ساعت زمان ببرد اما بیش از ۵۰ ساعت در آینده برای شما صرفه‌جویی می‌کند.

Import اسناد و تراکنش‌های قدیمی

2 روش برای وارد کردن اسناد و تراکنش‌های قدیمی وجود دارد، که می‌توان این 2 روش را یک دوراهی استراتژیک در نظر گرفت. هر یک از این رویکردها برای ایمپورت اطلاعات قابل اجرا هستند اما در ادامه توضیح خواهیم داد که کدام روش بهتر است و چرا.

1. رویکرد انتقال تمام جزئیات | روش زمان‌بر وسخت:

این‌که تصمیم بگیرید تک‌تک فاکتورها و اسناد را از چندین سال گذشته انتقال دهید؛ بسیار پیچیده، زمان‌بر و به شدت مستعد خطا است، بنابراین چنین رویکردی، معمولاً توصیه نمی‌شود.

2. رویکرد انتقال مانده‌ها | روش هوشمندانه و پیشنهادی:

برای عمل کردن طبق این روش، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. سال مالی فعلی را در نرم‌افزار قدیمی ببندید.

۲. مانده حساب‌های نهایی شامل مشتریان، تامین‌کنندگان، بانک‌ها، انبار و… را به عنوان سند افتتاحیه در نرم افزار فرداد ثبت کنید.

۳. نرم‌افزار قدیمی را به عنوان آرشیو فقط خواندنی (Read-Only) برای مراجعات قانونی آینده نگه دارید.

توصیه ما به شما استفاده از روش دوم است، چرا که با این رویکرد، فرداد را منظم، سریع و دقیق شروع می‌کنید.

آموزش کاربران و تغییر نقش‌ها | حتی از نرم‌افزار هم مهم‌تر!

خیلی از اوقات کاربران ممکن است متوجه زیانی عظیمی که با ماندن در نرم افزار قدیمی به آن‌ها تحمیل می‌شود نباشند چرا که این زیان معمولاً در طی زمان مشخص می‌شود و در حالی که تاثیر زیادی دارد، چندان واضح نیست!

همین موضوع به درستی نشان می‌دهد که ماندن در نرم افزار قدیمی لزوماً به معنای برتری آن نیست، بلکه در اغلب مواقع، صرفاً به علت عادت تیم مالی به نرم افزار قدیمی است.

بهترین راه برای تعویض این عادت و حرکت به سمت نرم افزارهای کارامدتر، درک حساسیت و اهمیت این مسئله است. بنابراین لازم است در چنین مواقعی مدیران، مقاومت در برابر تغییر را به رسمیت بشناسند و برای آن راه‌حل ارائه بدهند. تیم پشتیبانی فرداد نیز در این مسیر قدم به قدم همراه شماست و در اولین سال خرید نرم افزار پشتیبانی رایگان نامحدود ارائه می‌دهد؛ علاوه بر این موارد برای هموارتر شدن این مسیر به مدیران توصیه می‌شود:

• مقاومت را درک کنید: کارمندی که ۱۰ سال با یک سیستم کار کرده، به آن عادت کرده است. به او نگویید نرم افزار فرداد بهتر است، بلکه به او نشان دهید که چگونه فرداد کار او را سریع‌تر و راحت‌تر می‌کند.
• از منابع رایگان استفاده کنید: تیم فرداد چندین ساعت دوره‌ رایگان آموزشی ارائه می‌دهد؛ پس قبل از شروع کار، مطمئن شوید که همه کاربران کلیدی در این دوره‌ها شرکت کرده‌اند.
• یک قهرمان داخلی پیدا کنید: یک کاربر مشتاق در تیم خود پیدا کنید تا به عنوان تسهیل‌کننده جریان، کمک‌کننده و رابط با سایر همکاران عمل کند.

قطع دسترسی به نرم‌افزار قدیمی | لحظه پرش

برای مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد، لازم است یک برنامه مشخص داشته باشید. برای نمونه، یک تاریخ مشخص مثلاً اول تیر ماه را به عنوان روزی که سیستم قدیمی خاموش و کنار گذاشته می‌شود و فرداد روشن و راه‌اندازی می‌شود را، در تقویم علامت بزنید.

یک توصیه حرفه‌ای: می‌توانید برای یک دوره کوتاه یک هفته‌ای اجرای موازی داشته باشید. یعنی هر سندی هم در سیستم قدیمی و هم در فرداد ثبت شود. در پایان هفته، مانده‌ها باید دقیقاً یکی باشند. این کار سخت است، اما از خطاهای احتمالی که در مپینگ کدینگ رخ می‌دهند و سبب ایجاد دردسر می‌شوند، جلوگیری می‌کند.

پس از اطمینان، دسترسی نوشتن (Write Access) را در سیستم قدیمی ببندید و آن را فقط خواندنی (Read-Only) کنید.

بهینه‌سازی و گزارش‌گیری پیشرفته | تازه شروع ماجراست!

تبریک می‌گوییم! شما با موفقیت به نرم افزار حسابداری فرداد، مهاجرت کردید. اما کار تمام نشده است. شما این همه تلاش نکردید که فقط «همان کارهای قبلی» را انجام دهید.

حالا وقت آن است که:

• داشبوردهای مدیریتی فرداد را فعال کنید.
• گزارش‌های تحلیلی (سود هر کالا، مشتریان زیان‌ده) را که قبلاً آرزویش را داشتید، بسازید.
• فرایندهای خودکار (مثل یادآوری پرداخت به مشتریان و یا ارسال صورتحساب به سامانه مودیان) را تنظیم کنید.

نتیجه‌گیری

مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد، از نرم‌افزار قدیمی، یک هزینه نیست؛ بلکه یک سرمایه‌گذاری حیاتی برای بقا و رشد کسب‌وکار شما در عصر دیجیتال و قوانین جدید مالیاتی است.

هدف تیم فرداد در این سال‌ها، به صفر رساندن تماس‌های ورودی اعتراضی بوده است و تا کنون در اجرای این هدف موفق بوده‌ایم.

علاوه بر این، سایر ویژگی‌های فرداد از جمله شروع از 5 سطح، ارائه لایسنس به جای قفل نرم افزاری، رابط کاربری بسیار آسان و چندین ساعت آموزش رایگان نرم افزار بیان می‌کند که دیگر نباید منتظر ماند تا سیستم قدیمی، کسب‌وکار شما را متوقف کند؛ فاصله شما تا حل تمامی مشکلات نرم افزار حسابداری‌تان، تصمیم‌گیری به‌موقع و یک نقشه راه درست است.

آماده برداشتن قدم اول هستید؟ تیم مشاوران ما در فرداد آماده‌اند تا وضعیت فعلی شما را رایگان ارزیابی کنند و بهترین نسخه را برای مهاجرتی امن به شما پیشنهاد دهند. همین حالا می‌توانید فرم درخواست دمو را تکمیل کنید.

داده‌های ۵ سال قبل هم منتقل می‌شوند؟

بله، اما معمولاً توصیه نمی‌شود. بهترین و استانداردترین روش، انتقال «مانده حساب‌ها» در ابتدای سال مالی جدید و نگهداری سیستم قدیمی به عنوان «آرشیو» است. انتقال جزئیات ۵ سال گذشته، سیستم جدید شما را از روز اول کند و پیچیده می‌کند.

هزینه مهاجرت چقدر است؟

هزینه مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد، بستگی به نسخه‌ای دارد که از فرداد انتخاب می‌کنید؛ البته به یاد داشته باشید، هزینه ماندن با نرم‌افزار قدیمی به مراتب بیشتر است.

چقدر زمان می‌برد تا کامل به فرداد مهاجرت کنیم؟

برای یک شرکت متوسط، با برنامه‌ریزی دقیق، کل فرایند از ارزیابی تا اجرا و آموزش می‌تواند بین ۲ هفته تا حداکثر ۲ ماه (بسته به شروع سال مالی) زمان ببرد.

اگر در حین مهاجرت به مشکل خوردیم، پشتیبانی فرداد کمک می‌کند؟

قطعاً. بخشی از فرایند مهاجرت به نرم افزار حسابداری فرداد، همراهی تیم پشتیبانی است. به همین دلیل است که انتخاب شرکتی با پشتیبانی قوی مانند فرداد، به اندازه خود نرم‌افزار مهم‌ است.