برون سپاری حسابداری | همه‌ چیزهایی که باید بدانید!

آیا می‌دانستید بیش از ۶۰٪ از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در ایران با مشکلات مالیاتی و خطاهای حسابداری در بخش مالی مواجه‌اند؟ بسیاری از مدیران تلاش می‌­کنند با کمترین هزینه، حساب‌های خود را دقیق و به‌روز نگه دارند. اما به علت نبود تخصص و زمان کافی، برون‌سپاری حسابداری به عنوان یک راه‌حل هوشمندانه مطرح می‌شود. در دنیای امروز که سرعت تصمیم‌گیری مالی و دقت گزارش‌های حسابداری اهمیت حیاتی دارد، برون‌سپاری حسابداری منجر می­‌شود تا شرکت‌ها خود را درگیر جزئیات پیچیده نکرده و تمرکز خود را بر توسعه کسب‌وکار بگذارند. همین امر سبب صرفه‌جویی قابل‌توجه در هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و استفاده از تخصص حرفه‌ای می‌شود.

کسب‌وکار فاقد نظم مالی و حسابداری دقیق، باید در انتظار پیامدهایی مانند مالیات‌های سنگین، تأخیر در پرداخت‌ها، ناتوانی در جذب سرمایه‌گذار یا حتی از دست دادن اعتبار مالی باشد. پس آشنایی با مفهوم، مزایا، چالش‌ها و روش‌های درست اجرای برون‌سپاری حسابداری برای هر کسب و کاری ضروری است.

آشنایی با برون‌ سپاری حسابداری

برون‌سپاری حسابداری به معنی سپردن وظایف مالی، تهیه گزارش‌ها و تحلیل داده‌های حسابداری به شرکت‌ها یا افراد متخصص خارج از سازمان است. در واقع شرکت بجای استخدام حسابداران داخلی، با استفاده از خدمات یک تیم حرفه‌ای، امور مالی خود را از راه دور مدیریت می‌کند.
برون‌سپاری حسابداری در بسیاری از سازمان‌ها، منجر به کاهش هزینه‌ها، افزایش دقت در امور مالی و بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی شده است. این روند بخصوص برای شرکت‌های در حال رشد، راهی مؤثر برای کنترل هزینه و ارتقای کیفیت گزارش‌های مالی در نظر گرفته می‌شود.

تعریف برون سپاری حسابداری

به واگذاری بخشی یا تمام فرآیندهای مالی سازمان (مانند حسابداری عمومی، مالیات، حقوق و دستمزد و بودجه‌بندی) به افراد یا شرکت‌های متخصص بیرونی برون‌سپاری حسابداری می­‌گویند. این شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهای پیشرفته مانند نرم‌افزار حسابداری آرین سیستم، خدماتی دقیق و بروز ارائه می‌دهند.

تاریخچه و روند برون سپاری در حسابداری

برون‌سپاری حسابداری از دهه ۱۹۸۰ در کشورهای توسعه‌یافته رواج پیدا کرد.

برون‌سپاری حسابداری از دهه ۱۹۸۰ در کشورهای توسعه‌یافته رواج پیدا کرده و با پیشرفت فناوری و اینترنت، به یکی از خدمات پرطرفدار مالی تبدیل شده است. در ایران نیز طی یک دهه اخیر، شرکت‌های متعددی در حوزه خدمات حسابداری برون‌سپاری فعالیت خود را آغاز کرده‌اند.
امروزه با رشد نرم‌افزارهای مختلفی مانند ERP ابری، امکان همکاری از راه دور، اشتراک‌گذاری ایمن داده‌ها و نظارت لحظه‌ای بر حساب‌ها فراهم شده است. در نتیجه، برون‌سپاری حسابداری نه تنها به یک انتخاب هوشمندانه، بلکه به یک ضرورت برای کسب و کارها تبدیل شده است.

چرا باید برون سپاری حسابداری را انتخاب کنید؟

بسیاری از مدیران در ابتدا نسبت به برون‌سپاری حسابداری تردید دارند، اما پس از تجربه اولین همکاری، به مزایای بلندمدت آن پی می‌برند. زیرا این امر موجب صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌های استخدام و دسترسی به نیروهای متخصص می‌شود. همچنین، آن­‌ها می‌­توانند به‌صورت ۲۴ ساعته به داده‌های مالی خود از طریق نرم‌افزارهای ابری دسترسی داشته باشند.
در پاسخ به پرسش فوق می­‌توان به مقاله­‌ای تحت عنوان «برون‌سپاری مالی و حسابداری: یک مرور آماری» اشاره کرد. به طور خلاصه در این مقاله اشاره شده است که؛
طبق گزارش منتشرشده در وب‌سایت Datamatics CPA، برون‌سپاری فرآیندهای مالی و حسابداری می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌ها بین ۳۰ تا ۵۰ درصد شود. این گزارش تأکید می‌کند که استفاده از خدمات برون‌سپاری حسابداری، علاوه بر صرفه‌جویی مالی، باعث بهبود دقت در گزارش‌های مالی، کاهش خطاهای انسانی و تمرکز بیشتر تیم‌های داخلی بر فعالیت‌های اصلی سازمان می‌شود. این داده‌ها حاصل مطالعه‌ای بر روی بیش از ۲۰۰ شرکت بین‌المللی است که از خدمات مالی و حسابداری برون‌سپاری‌شده استفاده می‌کنند.

According to the report published by Datamatics CPA, outsourcing finance and accounting services can lead to a cost reduction of 30% to 50%. The study highlights that financial and accounting outsourcing not only reduces operational expenses but also improves the accuracy of financial reports, minimizes human errors, and allows in-house teams to focus more on core business activities. The data is based on a survey of more than 200 international companies using outsourced finance and accounting services.

https://datamaticscpa.com/infographics/overview-on-finance-and-accounting-services/

مزایای برون سپاری حسابداری

با برون‌سپاری حسابداری، هزینه کمتر و گزارش‌های دقیق‌تری خواهید داشت.

دسترسی به خدمات تخصصی با هزینه کمتر از جمله مهم‌ترین مزیت برون‌سپاری حسابداری است. تیم‌های حرفه‌ای حسابداری فعال در شرکت‌های خدمات حسابداری، تجربه کار با صنایع مختلف را داشته و می‌توانند راهکارهای دقیق‌تری ارائه دهند. علاوه بر آن، به‌روز بودن اطلاعات مالی و گزارش‌های شفاف از دیگر مزایای مهم برون‌سپاری حسابداری است.

کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری

با برون‌سپاری حسابداری، نیازی به استخدام نیروی دائم، پرداخت بیمه، مالیات و هزینه آموزش نیست. بنابراین شرکت‌ها تنها برای خدماتی که نیاز دارند، هزینه پرداخت می‌کنند. این روش بهره‌وری را افزایش می­‌دهد. زیرا عملیات مالی بدون اتلاف زمان، توسط متخصصان انجام شده و مدیران می‌توانند انرژی خود را صرف رشد بازار و مشتریان کنند.

دسترسی به تخصص‌های حرفه‌ای

یکی از نیازهای هر کسب و کاری این است که به نیروهای با تخصص حرف‌ه­ای دسترسی داشته باشد. در صورتی که سازمان خود بخواهد نسبت بله تربیت نیرو بپردازد، هزینه‌­های زیادی را باید متحمل شود. در صورتی که تمایل به استخدام نیروی متخصص داشته باشد، دستمزد زیادی باید پرداخت کند. بنابراین بهترین راه برای دسترسی به تخصص‌­های حرفه­‌ای، استفاده از روش برون‌سپاری حسابداری است.

افزایش امنیت داده‌ها در برون سپاری حسابداری

امنیت اطلاعات مالی برای هر سازمان حیاتی است. شرکت‌های معتبر از پروتکل‌های رمزگذاری و سیستم‌های احراز هویت چند مرحله‌ای برای حفظ امنیت داده‌ها استفاده می‌کنند. علاوه بر این پشتیبان‌گیری منظم، دسترسی سطح‌بندی‌شده و کنترل ورود کاربران از مهم‌ترین اقدامات امنیتی در برون‌سپاری حسابداری است.

انواع برون سپاری حسابداری

با توجه به اندازه و نوع کسب‌وکار، برون‌سپاری حسابداری به شکل‌های مختلفی انجام می‌شود. برخی از شرکت‌ها فقط انجام قسمتی از امور مالی سازمان را واگذار یا برون سپاری می‌کنند، در حالی‌که برخی دیگر تمامی فرآیند حسابداری سازمان را برون‌سپاری می‌کنند.

برون سپاری حسابداری برای استارت آپ‌ها

برون‌سپاری حسابداری به استارت‌آپ‌ها کمک می‌کند تا بدون استخدام نیرو، هزینه‌ها را حرفه‌ای و دقیق مدیریت کنند.

بودجه استارت‌آپ‌ها معمولاً دارای محدودیت بوده و تمرکز آن­‌ها بر رشد بازار است. برون‌سپاری حسابداری برای استارت آپ­‌ها به آن‌ها کمک می‌کند تا بدون نیاز به ایجاد واحد مالی و جذب و استخدام پرسنل، حساب‌ها و هزینه‌های خود را به صورت دقیق و حرفه­‌ای مدیریت کنند.

برون سپاری حسابداری برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ

به علت حجم گردش مالی بالا در شرکت‌های بزرگ، آن‌­ها با حجم اطلاعات مالی بسیار بالایی روبرو هستند. برون‌سپاری حسابداری در شرکت‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ، معمولاً شامل قسمتی از عملیات مالی مانند تهیه صورت‌های مالی، تحلیل هزینه‌ها یا حسابرسی داخلی می‌شود.

برون سپاری حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک

کسب‌وکارهای کوچک به دنبال راهکارهای با هزینه کمتر و مقرون‌ به‌ صرفه هستند. بنابراین آن­‌ها با برون‌سپاری حسابداری، می‌توانند هزینه‌های خود را کاهش دهند و علاوه بر این از مشاوره مالی حرفه‌ای، نیروهای متخصص و حرفه­‌ای در زمینه حسابداری، مالیات و … بهره‌مند شوند.

برون سپاری حسابداری قانونی

در برخی موارد شرکت‌ها مطابق قوانین مالیاتی یا مقررات بورس اوراق بهادار، موظف به ارائه گزارش‌های رسمی هستند. در چنین حالتی شرکت­‌های مشمول، برون‌سپاری حسابداری قانونی را به عنوان بهترین گزینه برای اطمینان از انطباق کامل با قوانین و مقررات می­‌دانند.

چالش‌ها و ریسک‌های برون سپاری حسابداری

هر چند برون سپاری دارای مزایای بسیاری بوده و بسیاری از شرکت­‌ها از این امر استقبال می‌­کنند اما باید توجه داشت که برون‌سپاری حسابداری بدون چالش و ریسک نیست. از جمله این چالش‌­ها به عدم شفافیت قرارداد، تأخیر در ارائه گزارش‌ها، ناهماهنگی میان تیم داخلی و شرکت برون‌سپار می­‌توان اشاره کرد.

چالش‌های اصلی در برون سپاری حسابداری

شرکت یا سازمان با در اختیار داشتن یه موقع اطلاعات مالی می­‌تواند تصمیم­‌های مهمی را اتخاذ کند. اما یکی از چالش‌های اصلی در برون سپاری حسابداری عدم هماهنگی در تبادل اطلاعات، عدم شفافیت، خطاهای مالی یا تأخیر در گزارش‌دهی اتفاق می­‌افتد.

خطرات و ریسک‌های مرتبط با برون سپاری حسابداری

اطلاعات مالی شرکت از جمله اطلاعات مهم و محرمانه آن شرکت است. در صورت افشای اطلاعات محرمانه امکان سوءاستفاده از داده‌های مختلف شرکت وجود دارد. بنابراین برون سپاری حسابداری خطرات و ریسک­‌های مشخصی دارد که برای کاهش این خطرات باید نسبت به انتخاب شرکت معتبر و استفاده از قراردادهای رسمی اقدام شود.

معایب برون سپاری حسابداری

برون‌سپاری حسابداری منجر به این می‌­شود که شرکت به یک شرکت بیرونی وابستگی پیدا کند و همچنین بر فرآیند حسابداری کنترل مستقیم نداشته باشد. البته شرکت­‌های برای حل این مشکل باید با شرکت­‌های معتبر و توانمند همکاری داشته باشند و علاوه بر این همکاری مذکور باید به صورت بلند مدت انجام پذیرد.

ریسک‌های مالی و حقوقی در برون سپاری حسابداری

در صورتی که قرارداد میان شرکت کارفرما و پیمانکار به‌ درستی تهیه و تنظیم نشود، ممکن است مسئولیت‌های مالی یا جریمه‌های مالیاتی متوجه کارفرما شود که این مسئله خود یکی از ریسک­‌های برون سپاری حسابداری به شمار می‌­رود. برای کاهش این ریسک، مشاوره حقوقی و شفاف‌سازی تعهدات ضروری است.

چطور برون سپاری حسابداری را به درستی انجام دهیم؟

در صورتی که برون سپاری به درستی و آگاهی کامل صورت پذیرد، نتیجه آن کاهش هزینه­‌های شرکت و افزایش درآمد خواهد بود. اما برون سپاری بدون آگاهی می‌تواند منجر به ایجاد مشکلاتی مانند بدهی کلان مالیاتی، هزینه­‌های اضافی و… شود. به طور کلی برون‌سپاری موفق، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، انتخاب شریک مناسب و تعریف شفاف وظایف است.

روش‌های مختلف برون سپاری حسابداری

برخی شرکت‌ها تمام فرآیند حسابداری را برون سپاری می‌کنند (Full Outsourcing)، اما برخی از شرکت­‌ها فقط انجام بخش‌هایی از امور مالی خود مانند مالیات یا حقوق و دستمزد و… را به صورت برون سپاری واگذار می­‌کنند. انتخاب روش مناسب، به نیاز سازمان بستگی دارد.

نحوه انتخاب شرکت‌های معتبر برای برون سپاری حسابداری

برای برون‌سپاری حسابداری، سراغ شرکت‌های باتجربه در ERP و حسابداری ابری بروید.

برای انتخاب شرکت مناسب، بررسی سابقه شرکت، نمونه‌کارهای انجام شده و مشتریان قبلی لازم است. شرکت‌هایی که دارای تجربه در زمینه پیاده‌سازی سیستم‌های ERP و حسابداری ابری هستند، می­‌توانند به عنوان گزینه‌ای مطمئن در نظر گرفته شوند. ولی به طور کلی برای انتخاب شرکت معتبر اقدامات زیر را باید انجام شود؛

• بررسی رزومه شرکت
• صحبت با کارفرماهای قبلی شرکت
• مبلغ دستمزد پیشنهادی
• بررسی تیم­‌های حرفه‌­ای موجود در شرکت

نکات کلیدی در انجام برون سپاری حسابداری

برای انجام یک برون سپاری موفق، علاوه بر انتخاب یک شرکت حرفه‌­ای و تخصصی لازم است که ابتدا نسبت به تنظیم قرارداد شفاف و با تعهد به محرمانگی اطلاعات اقدام شود. علاوه بر این اخذ گزارش­‌های دوره­ای و ارتباط مستمر میان کارفرما و پیمانکار از اصول کلیدی در برون سپاری حسابداری است.

هزینه‌های برون سپاری حسابداری

اولین کار برای هر اقدامی بررسی هزینه‌­های انجام و یا عدم انجام آن کار در شرکت است. در خصوص برون سپاری حسابداری نیز باید این مسئله رعایت و مورد بررسی قرار بگیرد. مهم­‌ترین مقایسه صورت گرفته می‌­تواند در خصوص مقایسه هزینه تیم داخلی با برون سپاری حسابداری و هزینه‌های استخدام حسابدار حرفه‌ای در مقایسه با هزینه‌های برون سپاری باشد.

مقایسه هزینه تیم داخلی با برون سپاری حسابداری

تیم داخلی حسابداری می­‌تواند شامل هزینه­‌هایی مانند حقوق و دستمزد، بیمه تامین اجتماعی و تکمیلی، آموزش، فضای کاری و تجهیزات با اتلاف وقت توسط تیم مالی باشد. اما  برون‌سپاری حسابداری فقط شامل هزینه خدمات واقعی بدون اتلاف وقت و انجام تعهدات است.

هزینه‌های استخدام حسابدار حرفه‌ای در مقایسه با هزینه‌های برون سپاری

شرکت برای اینکه یک حسابداری حرفه‌­ای تربیت کند باید سال­‌ها متحمل هزینه­‌های مختلفی شود. اما در صورتی که تمایل به استخدام حسابداری حرفه‌­ای داشته باشد، باید به این امر آگاه باشد که هزینه حقوق و دستمزد این شخص بسیار بالا خواهد بود. اما برون سپاری معمولا با 30 تا 50 درصد ارزان‌­تر انجام شده و شرکت از متخصصان حرفه‌­ای بهره‌­مند خواهد شد.

برون سپاری حسابداری و حفظ محرمانگی اطلاعات

یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران و صاحبان کسب‌وکار در فرآیند برون‌سپاری حسابداری، امنیت و محرمانگی اطلاعات مالی است. زیرا اطلاعات مالی هر سازمان جزو دارایی‌های حیاتی آن محسوب می‌شود که شامل اطلاعات درآمد، هزینه، حقوق کارکنان، بدهی‌ها، طلب‌ها و حتی داده‌های مربوط به استراتژی‌های مالی است. وقتی این داده‌ها در اختیار شرکت دیگری قرار داده می‌شود، لازم است کنترل و حفاظت از آن‌ها با دقت بالایی انجام شود.

اهمیت امنیت و محرمانگی در برون سپاری حسابداری

بسیاری از مدیران در گذشته، به علت نگرانی از افشای اطلاعات حساس مالی، تمایل چندانی به برون‌سپاری حسابداری نداشتند. اما امروزه با پیشرفت فناوری‌های ابری و نرم‌افزارهای هوشمند، این دغدغه تا حد زیادی برطرف شده است. شرکت‌های معتبر ارائه‌دهنده خدمات برون‌سپاری از زیرساخت‌های نرم‌افزاری امن، رمزگذاری داده‌ها و سیستم‌های چندسطحی دسترسی استفاده می‌کنند تا هیچ فرد غیرمجاز به اطلاعات مالی سازمان‌ها دسترسی نداشته باشد.

شیوه‌های امنیتی در برون سپاری حسابداری

در فرآیند برون‌سپاری حسابداری برای اطمینان از امنیت اطلاعات ، مجموعه‌ای از روش‌ها و فناوری‌ها به شرح زیر به کار گرفته می‌شود؛

• • رمزگذاری اطلاعات (Encryption): داده‌های مالی هنگام ارسال و ذخیره‌سازی به‌صورت رمزگذاری‌شده منتقل می‌شوند تا در صورت نفوذ، غیرقابل‌خواندن باشند.
  • کنترل سطح دسترسی: مدیران در نرم‌افزارهای حسابداری معتبر می­توانند تعیین کنند که هر کاربر به کدام بخش‌ها و اطلاعات دسترسی داشته باشد.
  • احراز هویت چندمرحله‌ای (Two-Factor Authentication): ورود کاربران به سیستم با تأیید دو مرحله‌ای انجام می‌شود تا فقط افراد مجاز اجازه ورود به سیستم را داشته باشند.
  • پشتیبان‌گیری منظم و ذخیره‌سازی ابری: اطلاعات به‌طور مداوم در فضای ابری ایمن ذخیره و نسخه پشتیبان از آن‌ها تهیه می‌شود. در صورت بروز خطا یا حذف تصادفی، اطلاعات قابل بازیابی هستند.
  • ثبت سوابق فعالیت‌ها (Log Tracking): تمامی تغییرات در سیستم ثبت می‌شود که این امر منجر به این می­شود که منبع هر تغییر قابل شناسایی است.

توصیه‌ها برای تصمیم‌گیری نهایی

پیش از انتخاب شرکت برون‌سپاری حسابداری، باید سطح امنیت و سیاست‌های حفظ داده‌های آن مورد بررسی قرار بگیرد. علاوه بر این قرارداد همکاری بایدشامل بندهای محرمانگی (NDA) و مسئولیت‌های امنیتی باشد. انتخاب شرکت­‌هایی که از نرم‌افزارهای حسابداری ابری معتبر که از استانداردهای جهانی امنیت داده پیروی می‌کنند بسیار موثر خواهد بود.
اگر برون‌سپاری حسابداری به‌ درستی و با رعایت الزامات امنیتی صورت پذیرد، نه ‌تنها ریسک افشای اطلاعات کاهش می­یابد، بلکه موجب می‌شود که مدیران و تیم داخلی شرکت با خیال آسوده‌تر بر رشد کسب‌وکار تمرکز کنند.

نتیجه‌گیری
برون‌سپاری حسابداری به عنوان راهکاری هوشمندانه برای صرفه‌جویی در هزینه، افزایش دقت مالی و تمرکز بر رشد کسب‌وکار شناخته می‌شود. برون سپاری به شرکت‌ها این اجازه را می‌دهد که با صرف هزینه کمتر، بتوانند از خدمات حسابداری حرفه‌ای بهره‌مند شوند.
اما لازمه بهره‌­مندی از خدمات شرکت­‌ها و موفق بودن در این زمینه، انتخاب یک شرکت معتبر و استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری امن است. با رعایت موارد ذکر شده و در نهایت کاهش ریسک­‌های احتمالی شرکت می‌تواند از مزایای بی‌شمار برون‌سپاری حسابداری بهره‌­مند شود.