کارگزینی چیست؟ حکم کارگزینی و وظایف واحد کارگزینی

استخدام شدن در هر ارگانی راهی به جز طی کردن مراحل استخدامی ندارد. کارجو باید با مراجعه به سازمان و ثبت درخواست خود، به واحد کارگزینی مراجعه نماید. در اینجا این سوال مطرح می شود که کارگزینی چیست؟ انجام مراحل استخدامی در یک سازمان عمدتا توسط واحد کارگزینی انجام می‌شود. اما این همه وظایف کارگزینی نیست. بلکه کارگزینی دارای شرح وظایف و اختیارات گسترده‌ای می‌باشد.

در این مقاله به شرح اینکه کارگزینی چیست؟ حکم کارگزینی، صدور احکام کارگزینی، وظایف واحد کارگزینی ، استخدام کارشناس کارگزینی و… می پردازیم. در پایان به مهمترین سوالات درباره کارگزینی پاسخ می‌دهیم.

کارگزینی چیست؟

کارگزینی یکی از بخش های زیر مجموعه مدیریت منابع انسانی به حساب می آید که دارای اهمیت بالایی در سازمان می‌باشد. اگر سازمانی قصد جذب نیروی انسانی داشته باشد نیروی جدید، باید در گام اول از فیلتر بخش کارگزینی بگذرد. این موضوع که کارگزینی چیست در این موضوع خلاصه نمی‌شود بلکه باید به طور کامل به شرح شغل کارگزینی بپردازیم.

تعریف شغل کارگزینی

تعریف کارگزینی عبارت است از فعالیت های جذب نیروی جدید، آموزش نیروها، ارزشیابی فعالیت کارکنان، ارتقا سلامت محیط کار، ایجاد انگیزه در همکاران، پاداش دادن به پرسنل و …

به طور کلی انجام روند استخدام افراد و جذب نیروی مناسب برای سازمان، آموزش آنها با بررسی میزان توانایی ها، و مدیریت روابط پرسنل از وظایف شغل کارگزینی می‌باشد. پرونده استخدامی افراد در اختیار واحد کارگزینی بوده و با مطالعه و بررسی ویژگی آنها، می توان اطلاعات مناسبی را استخراج و در اختیار مدیریت گذاشت.

پرونده استخدامی افراد در اختیار واحد کارگزینی است.

تفاوت مدیریت منابع انسانی و کارگزینی چیست

مدیریت منابع انسانی یک مفهوم وسیع‌تر بوده که اغلب امور مربوط به منابع انسانی سازمان را در برمی گیرد. اما کارگزینی را می توان زیرمجموعه مدیریت منابع انسانی دانست که بر روی جذب نیرو، ارتقا دانش پرسنل و سلامت محیط کار تمرکز دارد.

منابع انسانی شامل مباحث بیشتری علاوه بر کارمندیابی و جذب نیرو همچون، روابط سازمانی، ارزیابی عملکرد، سیاست گذاری مدیریت نیروی انسانی و… می شود.اگر می خواهید اطلاعات خود درباره مدیریت منابع انسانی را تکمیل کنید، حتما مقاله وظایف مدیریت منابع انسانی را مطالعه کنید.

کارگزینی به مدیریت منابع انسانی بر حسب عملکرد پرسنل گزارشاتی می دهد سپس مدیریت منابع انسانی بر اساس این گزارشات، برنامه ریزی مالی و شغلی پرسنل را انجام داده، و به آینده دور می اندیشد.

وظایف اصلی واحد کارگزینی چیست

با شناخت کلی از تعریف کارگزینی، به سراغ وظایف کارگزینی می رویم. در این بخش به شرح وظایف کارگزینی می پردازیم.

جذب نیرو و امور استخدامی

وظایف واحد کارگزینی از جذب نیرو آغاز می‌گردد. اگر هرکسی بخواهد وارد یک سازمان گردد، باید در اولین گام با واحد کارگزینی در ارتباط باشد. پس اولین واحدی که هر شخص تازه وارد، با آن روبرو می گردد کارگزینی می‌باشد.

هنگامی که یک شرکت قصد استخدام نیرو داشته باشد، این موضوع را به اطلاع واحد کارگزینی می رساند. کارگزینی با اطلاع رسانی های مختلف، مانند روش های چاپی و غیر چاپی این موضوع را به اطلاع عموم می رساند. افرادی که برای استخدام مراجعه می کنند توسط کارگزینی شناسایی شده و به مدیران معرفی می گردند. پس از انجام مراحل مصاحبه، در صورت تایید مدیران، این افراد به واحد کارگزینی ارجاع داده می شوند تا با ارائه مدارک هویتی به تهیه پرونده استخدامی در کارگزینی بپردازند.

افرادی که برای استخدام مراجعه می‌کنند توسط کارگزینی شناسایی و به مدیران معرفی می‌شوند

قرار داد نویسی

هر شرکت در حین فعالیت، نیازمند به عقد قرارداد هایی می‌باشد. این قراردادها خواه با اشخاص حقیقی یا حقوقی باشد باید دارای ویژگی هایی باشد. بررسی این ویژگی ها یکی از وظایف واحد کارگزینی می‌باشد. بررسی محتوای قرارداد، صحت اطلاعات مندرجه، رضایت طرفین، شفافیت مواد، مطابقت با قوانین سازمان و کشور از جمله مواردی است که بررسی می گردند.

در صورتی که نیاز به کسب اطلاعات کامل درباره قرارداد کار دارید، مقاله قرارداد کار را از دست ندهید.

محاسبه حقوق و دستمزد

یکی از وظایف واحد کارگزینی، محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل است. محاسبه حقوق پرسنل، از قوانین بسیاری تبعیت می‌کند. قوانین وزارت کار به طور دقیق شامل محاسبه پایه حقوق، ساعت‌های کار و محاسبه اضافه کاری، رده بندی مشاغل، جمعه کاری و بسیاری قوانین دیگر می گردد که در صورت عدم رعایت آنها، ممکن است دردسرهایی را متوجه کارفرما نماید.

محاسبه حقوق و دستمزد باید به گونه ای باشد که حقوق کسی ضایع نگردد. اگر با قوانین حقوق و دستمزد 1402 آشنا نیستید، مقاله حسابداری حقوق و دستمزد را مطالعه کنید.

امروزه محاسبه حقوق اغلب توسط نرم‌افزار های کارگزینی انجام می گردد که به آن سیستم کارگزینی گفته شده و باعث کاهش میزان خطاها می گردد.

کارگزین کیست؟

کارگزین، شخصی است که مسئولیت امور کارگزینی را برعهده می‌گیرد. فرد کارگزین زیر نظر مسئول مافوق خود به اجرای مسئولیت ها و وظایف کارگزینی می پردازد.

مهمترین موضوعات درباره کارگزین، وظایف، مهارت ها و اختیارات وی بوده که به آنها خواهیم پرداخت.

وظایف کارمند کارگزینی چیست؟

کارمندان کارگزینی دارای وظایف گسترده ای می باشند. هریک از وظایف واحد کارگزینی ، خود به بخش های مختلفی تقسیم می گردند. برای بررسی آنها باید به شرح وظایف کارگزینی بپردازیم. وظایف کارمند کارگزینی عبارتند از:

• ایجاد پرونده های پرسنلی
• اطلاع رسانی استخدام و جذب نیرو
• تهیه قراردادهای کاری و کارکنان و تکمیل آنها
• پاسخگویی و تکریم ارباب رجوع
• صدور احکام کارگزینی
• انجام امور ارتقا پرسنل
• تعیین و تحت بررسی قراردادن مدت خدمت کارکنان
• محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل با توجه به قوانین اداره کار در نرم افزار حقوق دستمزد
• اجرا و پیگیری طرح طبقه بندی مشاغل
• امور بازنشستگی پرسنل
• اجرای قوانین کشوری استخدام و ارتباط با کارکنان
• امور قطع همکاری با پرسنل
• امور آموزش کارکنان برای تسلط به نرم افزار حسابداری آنلاین
• تهیه گزارشات امور پرسنل و ارائه آن به مقام مافوق
• تهیه و ابلاغ آیین‌نامه‌های شغلی به کارکنان
• پیگیری و اجرای امور رفاهی و انگیزشی
• تنظیم قرارداد کار نیروهای جدیدالاستخدام
• پیگیری امور بیمه‌ای شرکت و کارکنان
• پیش بینی احتیاجات پرسنل و تامین آنها
• و…

محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل با توجه به قوانین اداره کار جزو وظایف کارگزینی است

کارگزین قراردادی

استخدام نیروهای مختلف یک شرکت ممکن است برحسب نیاز آن شرکت به صورت دائم یا موقت باشد. در صورتی که یک شرکت برای مدتی کوتاه نیاز به انجام امور کارگزینی داشته باشد کارگزین قراردادی استخدام می نماید. کارگزین قراردادی بر حسب مدت قرارداد به طور مثال یک ساله یا دو ساله به انجام وظایف کارگزینی می پردازد. این موضوع بیشتر ممکن است در شرکت‌های کوچک که استخدام و امور پرسنلی کمتری دارند رخ دهد.

همین‌طور یک شرکت ممکن است برای کسب تجربه و اطمینان از این نیرو، استخدام کارشناس کارگزینی را به طور قرارداد کوتاه مدت انجام دهد.

اطلاعات مورد نیاز برای شغل کارگزینی چیست

شخصی که به عنوان کارگزین در سازمان مشغول به کار می گردد باید دارای توانایی‌های مشخصی باشد. از این میان باید به موارد زیر اشاره کرد:

• آشنایی کامل با مدیریت منابع انسانی، رفتار پرسنل، جذب و استخدام، حقوق و دستمزد و…
• آشنایی رویه‌های اداری و روند انجام کارها در سازمان
• آشنایی با نرم‌افزارهای کارگزینی
• توانایی نظارت بر پرسنل
• توانایی ارتباط با مشتریان و رضایت سنجی آنان (حتما بخوانید: بهبود تجربه مشتری)
• توانایی ارزیابی عملکرد پرسنل

آموزش کارگزینی رایگان

اگر پس از مطالعه این مقاله به حوزه کارگزینی علاقه‌مند شده‌اید و می‌خواهید دانش خود را به صورت عملی افزایش دهید، منابع رایگان خوبی در دسترس هستند:

• سایت سازمان تامین اجتماعی و وزارت کار: بهترین منبع برای مطالعه قوانین پایه، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های رسمی هستند.
• وبلاگ‌ها و پایگاه‌های تخصصی منابع انسانی: بسیاری از متخصصان، تجربیات و نکات کاربردی را به صورت رایگان منتشر می‌کنند.
• دوره‌های آموزشی آنلاین (موک): برخی از پلتفرم‌های آموزش آنلاین بین‌المللی یا داخلی، دوره‌های آشنایی با اصول منابع انسانی را به صورت رایگان ارائه می‌دهند.
• وبینارهای رایگان: شرکت‌های فعال در حوزه نرم افزارهای منابع انسانی یا موسسات آموزشی، غالباً وبینارهای معرفی رایگان برگزار می‌کنند.

توجه کنید که این آموزش‌های رایگان بیشتر برای آشنایی اولیه و تقویت دانش پایه مفید هستند. برای تسلط کامل، معمولاً به دوره‌های عملی‌تر یا تجربه کاری نیاز است.

حقوق کارشناس کارگزینی

میزان حقوق یک کارشناس کارگزینی به عوامل مختلفی بستگی دارد و عدد ثابتی نمی‌توان برای آن در نظر گرفت. با این حال، می‌توان گفت حقوق این شغل تحت تاثیر این عوامل است:

• سابقه کار و تجربه: مسلماً افراد با سابقه کاری بیشتر، حقوق بالاتری دریافت می‌کنند.
• مهارت‌های تخصصی: تسلط بر نرم افزارهای کارگزینی، آگاهی کامل از قوانین کار، بیمه و مالیات، و مهارت‌های نرمی مانند مذاکره و ارتباط موثر، ارزش فرد را در بازار کار بالا می‌برد.
• اندازه و نوع سازمان: معمولاً شرکت‌های بزرگ‌تر و سازمان‌های دولتی، حقوق و مزایای ساختاریافته‌تری ارائه می‌دهند.
• موقعیت جغرافیایی: حقوق در شهرهای بزرگ مانند تهران معمولاً بیشتر از دیگر شهرهاست.
• مدارک تحصیلی و گواهینامه‌ها: داشتن مدرک تحصیلی مرتبط (مانند مدیریت منابع انسانی) یا گواهینامه‌های معتبر می‌تواند در تعیین حقوق موثر باشد.

استخدام کارشناس کارگزینی

برای استخدام کارشناس کارگزینی لازم است که شرکت به مهارت‌های افراد توجه نماید. یک کارشناس کارگزینی خوب دارای مهارت ارتباطی و علمی کافی می‌باشد.

افرادی می خواهند در شغل کارشناس یا رئیس کارگزینی فعالیت نمایند اغلب باید دارای تحصیلات در رشته مدیریت و سایر رشته‌های مرتبط، توانایی کار با نرم‌افزارهای کارگزینی، آشنایی با قوانین وزارت کار باشند. با توجه به نیاز اغلب سازمان ها به مسئول کارگزینی بازار این کار مناسب به نظر می رسد.

اختیارات کارگزینی

واحد کارگزینی برای انجام وظایف خود دارای اختیاراتی می‌باشد. این اختیارات به طور مثال شامل وارد زیر می شود.

• بررسی کارکرد دوره‌ای پرسنل
• نظارت بر عملکرد پرسنل
• صدور احکام پرسنلی
• صدور ابلاغیه های کاری
• ثبت و تأیید مرخصی کارکنان از جمله مرخصی زایمان
• تهیه آمار ماهیانه

حکم کارگزینی مدرکی است که نشان دهنده وضعیت استخدام فرد در شرکت است

حکم کارگزینی چیست؟

تمام افرادی که در یک سازمان مشغول به کارند چه به عنوان مدیر یا پرسنل عادی باید بدانند که حکم کارگزینی چیست؟ حکم کارگزینی مدرکی است که نشان دهنده وضعیت استخدام فرد در شرکت است. در حکم کارگزینی وظایف نیروی انسانی در قابل سازمان، و تعهد پرداخت حقوق سازمان به وی ذکر می گردد. حکم کارگزینی تعهد دو طرفه سازمان و کارکنان به یکدیگر را نشان می دهد.

توصیه می‌شود با توجه به اهمیت این حکم، افراد به دریافت حکم کارگزینی خود از ارگان مربوطه اقدام نمایند.

چه اطلاعاتی در احکام کارگزینی ثبت می شوند؟

اطلاعاتی که در حکم کارگزینی ثبت می شوند به دو دسته تقسیم می گردند. ابتدا اطلاعات دسته بندی شغلی، به عنوان مثال اطلاعات پرسنلی، پست، نوع استخدام، جایگاه سازمانی، واحد کاری، محل خدمت، مدت زمان اجرای حکم و… می‌باشد.

دسته دوم شامل اطلاعات حقوق و مزایای پرداختی می باشند. این بخش با توجه به قوانین وزارت کار و قوانین داخلی سازمان تهیه می‌گردد. حقوق پایه، حق مسکن، حق بن، حق اولاد، سختی کار و… در این بخش ثبت می‌گردند. اگر میخواهید بدانید وزارت کار مبلغ حقوق و مزایای کارگران در سال 1402 را چقدر تعیین نموده است، حتما مقاله حقوق وزارت کار را مطالعه کنید.

حکم کارگزینی بازنشستگان

افراد بازنشسته در کشور ایران که تحت قوانین وزارت تعاون، کار و رفاه، در حال دریافت مستمری بازنشستگی ماهیانه می باشند می توانند با مراجعه به وبسایت صندوق بازنشستگی کشوری درخواست دریافت حکم کارگزینی نمایند. دقت نمایید که مراحل دریافت حکم کارگزینی بازنشستگان نیاز به مراجعه حضوری به این صندوق نمی باشد.

افراد بازنشسته هم دارای حکم کارگزینی هستند.

حکم کارگزینی کارمندان رسمی

کارمندان رسمی دولتی با توجه به ارگانی که در آن مشغول به فعالیت هستند می‌توانند از واحد کارگزینی درخواست دریافت حکم کارگزینی خود را نمایند. این حکم در آن ادارات برای کارمندان به طور دوره ای صادر می گردد.

حکم کارگزینی فرهنگیان

با توجه به یکپارچگی سیستم کارگزینی وزارت آموزش و پرورش، برای دریافت حکم کارگزینی فرهنگیان نیازی به مراجعه حضوری نیست. تمام فرهنگیان می توانند با مراجعه به سامانه پرینت حکم کارگزینی فرهنگیان به نشانی https://www.medu.ir اقدام به دریافت حکم کارگزینی نمایند. احکام کارگزینی آموزش و پرورش در این سامانه قابل مشاهده است.

دستورالعمل کارگزینی چیست

دستورالعمل کارگزینی شامل روش هایی است که چگونگی انجام کارگزینی را بیان می کنند. دستورالعمل‌های کارگزینی بیانگر شرایط استفاده از خدمات سازمان می‌باشد. به‌عنوان‌مثال بیان می‌کند که در یک سازمان، شرایط استخدام باید داشتن حداقل 18 و حداکثر 40 سال باشد. نحوه استفاده از مأموریت و یا مرخصی، استفاده از هرینه های ایاب و ذهاب، تعلق حقوق بازنشستگی، چگونگی تقدیم استعفا، غیبت و … به دستورالعمل های کارگزینی شهرت دارند.

مرخصی ازجمله مزایای مهم پرسنل می باشد اما دستورالعمل کارگزینی شرکت هم در دریافت مرخصی پرسنل موثر خواهد بود، با مطالعه مقاله نحوه پرداخت حقوق مرخصی استعلاجی تامین اجتماعی شما می توانید به صورت کامل با نحوه دریافت این مرخصی آشنا شوید. همچنین اگر شما خانم هستید ممکن است در طول مدت اشتغال خود بخواهید از مرخصی استعلاجی استفاده نمایید، پس حتما مقاله قانون جدید مرخصی زایمان را مطالعه کنید.

نمونه حکم کارگزینی

برای آشنایی بیشتر توجه شما را به چند نمونه حکم کارگزینی که در زیر آمده است جلب می‌نماییم:

نمونه فرم خام حکم کارگزینی

در زیر یک نمونه فرم خام حکم کارگزینی آورده شده است که می توانید از آن جهت آشنایی با حکم کارگزینی استفاده نمایید.

نمونه فرم خام حکم کارگزینی در حکم کارگزینی چیست؟

نمونه حکم کارگزینی شرکتهای خصوصی

نمونه حکم کارگزینی شرکتهای خصوصی با سایر شرکت ها تفاوت چندانی ندارد. زیرا که محتوای هر یک تقریبا مشابه می‌باشد. برنامه حسابداری شرکتی امکان ثبت اطلاعات احکام کارگزینی را دارد.

نمونه حکم کارگزینی شرکتهای خصوصی در حکم کارگزینی چیست؟

نمونه حکم کارگزینی کارمندان

در زیر نمونه حکم کارگزینی کارمندان را مشاهده می کنید.

نمونه حکم کارگزینی کارمندان در حکم کارگزینی چیست؟

نمونه حکم کارگزینی کارمندان رسمی

تفاوت خاصی بین حکم کارگزینی کارمندان رسمی و سایر کارمندان دولت وجود ندارد. اغلب موارد یکسان است. اما در بالای حکم، نوع استخدام کارمند نوشته می شود. یعنی نوشته می شود” حکم کارگزینی کارمندان رسمی یا قراردادی”

مفاد حکم کارگزینی کارکنان در یک اداره اغلب تفاوت چندانی ندارد.

نمونه حکم کارگزینی کارگران

دقت داشته باشید که حکم کارگزینی کارگران مربوط به شرکت ها و کارگاه های خصوصی بوده و بخش اطلاعات کاری با توجه شرایط هر یک تهیه می گردد.

از سوی دیگر بخش دوم یعنی اطلاعات ریالی پرداختی آن نیز با توجه به شرایط پرداختی آن شرکت یا کارگاه تعیین می گردد.

قوانین کارگزینی

کارگزینی در هر اداره، مسئول اجرای قوانین داخلی و خارجی آن می‌باشد. قوانین استخدامی وزارت کار و بیمه تامین اجتماعی از جمله ی قوانین خارجی می‌باشد. هر شرکت نیز برای استخدام و ارتباط با کارکنان دارای قوانین داخلی می‌باشد که مسئول کارگزینی اجرا کننده آنها می‌باشد. بسیاری از این قوانین که در حوزه پرداختی هستند، در حکم کارگزینی نشان داده می‌شوند.

پرسش های مهم کارگزینی چیست

کارگزینی را می‌توان واحدی دو جانبه دانست. بدین شکل که فعالیت های آن، به طور با مدیران و کارمندان عادی ارتباط دارد. حتی مسئول کارگزینی نیز هنگام استخدام باید از مراحل اصلی کارگزینی شرکت بگذرد. از این رو به توضیح چندی از مهم ترین سؤالات این حوزه می پردازیم:

مدرک تحصیلی از جمله مواردی است که می تواند در احکام کارگزینی تاثیر گذار باشد

نحوه اعمال مدرک تحصیلی در حکم کارگزینی چگونه است؟

مدرک تحصیلی از جمله مواردی است که می تواند در احکام کارگزینی تاثیر گذار باشد. بنا بر قوانین داخلی سازمان‌ها، ممکن است با داشتن مدارک تحصیلی بالاتر تفاوت شاهد تفاوت حقوق دریافتی باشید. از این رو بعضی سازمان ها امکان ادامه تحصیل را برای کارکنان خود فراهم می‌نمایند. معمولا نرم افزار حسابداری فرداد مورد استفاده سازمان دارای بخشی برای پیوست اطلاعات تحصیلی پرسنل می‌باشد.

برای ارتقا مدرک تحصیلی به قوانین داخلی هر سازمان توجه نمایید. به طور مثال در بعضی از سازمان‌ها ممکن است قوانین زیر را مشاهده نمایید:

• ادامه تحصیل در مقاطع بالاتر در رشته‌های مرتبط با شغل پرسنل باشد.
• قبل از آغاز به تحصیل، دریافت موافقت سازمان الزامی است.
• کلاس‌های کارکنان نباید در ساعات کاری باشد.
• هر کارمند تنها برای یک مقطع تحصیلی بالاتر از مدرک تحصیلی ارائه شده در بدو استخدام می‌تواند درخواست دریافت موافقت با ادامه تحصیل نماید.
• و…

مزایای استفاده از نرم افزار کارگزینی چیست؟

کارگزینی از جمله مشاغل حساسی است که دارای جزییات فراوانی می‌باشد. از ارائه گزارشات عملکرد پرسنل، ساعات ورود و خروج تا محاسبه ریالی حقوق و دستمزد و سایر موارد، چیزهایی است که باید با دقت فراوان در آن اجرا نمود. از این رو بهتر است برای انجام آن از یک نرم‌افزار کارگزینی کمک گرفت. تمام امور مربوط به شرح شغل کارگزینی در نرم‌افزار کارگزینی موجود می‌باشد. صدور احکام کارگزینی، شیوه های استخدامی، ارزیابی عملکرد ماهانه و سالانه، حقوق و پاداش، به روز رسانی اطلاعات کارکنان و … در نرم‌افزار کارگزینی امکان پذیر می‌باشد. کارگزینی دارای ارتباطی یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد.

تمام امور مربوط به شرح شغل کارگزینی در نرم‌افزار کارگزینی موجود می‌باشد

آموزش کارگزینی رایگان

اگر پس از مطالعه این مقاله به حوزه کارگزینی علاقه‌مند شده‌اید و می‌خواهید دانش خود را به صورت عملی افزایش دهید، منابع رایگان خوبی در دسترس هستند:

• سایت سازمان تامین اجتماعی و وزارت کار: بهترین منبع برای مطالعه قوانین پایه، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های رسمی هستند.
• وبلاگ‌ها و پایگاه‌های تخصصی منابع انسانی: بسیاری از متخصصان، تجربیات و نکات کاربردی را به صورت رایگان منتشر می‌کنند.
• دوره‌های آموزشی آنلاین (موک): برخی از پلتفرم‌های آموزش آنلاین بین‌المللی یا داخلی، دوره‌های آشنایی با اصول منابع انسانی را به صورت رایگان ارائه می‌دهند.
• وبینارهای رایگان: شرکت‌های فعال در حوزه نرم افزارهای منابع انسانی یا موسسات آموزشی، غالباً وبینارهای معرفی رایگان برگزار می‌کنند.

توجه کنید که این آموزش‌های رایگان بیشتر برای آشنایی اولیه و تقویت دانش پایه مفید هستند. برای تسلط کامل، معمولاً به دوره‌های عملی‌تر یا تجربه کاری نیاز است.

نرم افزار کارگزینی آرین سیستم

نرم‌افزار کارگزینی آرین سیستم نرم‌افزاری است که تمام قابلیت های کارگزینی را به طور یک جا ارائه می نماید. مسئول کارگزینی به سادگی می تواند از این نرم‌افزار استفاده نماید و در انجام امور خود از آن کمک بگیرد.

• تشکیل پرونده های کارگزینی
  به روزرسانی اطلاعات پرسنل
• ارائه خروجی ها مورد نیاز
• گزارشات دوره ای عملکرد پرسنل
• متناسب شرکت های کوچک و بزرگ
• متناسب با انواع کسب و کارها
• قابلیت ادغام با سایر بخش های شرکت
• صدور خودکار احکام کارگزینی به درخواست مسئول واحد

و بسیاری امکانات دیگر از جمله قابلیت های نرم‌افزار کارگزینی آرین سیستم است.

نرم افزار کارگزینی رایگان

برای شرکت‌های تازه‌تاسیس، استارتاپ‌ها یا واحدهای کوچکی که بودجه محدودی دارند، استفاده از نرم‌افزارهای رایگان می‌تواند گزینه خوبی برای شروع باشد. این نرم‌افزارها معمولاً ویژگی‌های پایه را دارند:

• مدیریت اطلاعات پرسنلی و تشکیل پرونده الکترونیک
• ثبت حضور و غیاب ساده
• محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس پارامترهای اولیه
• صدور فیش حقوقی

نکته مهم: هنگام انتخاب یک نرم‌افزار رایگان حتماً به این موارد توجه کنید: ۱) به‌روز بودن آن با قوانین کار و بیمه، ۲) امنیت اطلاعات کارکنان، ۳) پشتیبانی فنی حتی به صورت محدود. معمولاً نسخه‌های رایگان برای سازمان‌های با تعداد پرسنل کم (مثلاً زیر ۱۰ نفر) طراحی شده‌اند.

پرونده پرسنلی چیست؟

پرونده پرسنلی یا پرونده کارگزینی، مجموعه‌ای منسجم و طبقه‌بندی شده از تمام مدارک و سوابق یک فرد در طول دوران اشتغال او در سازمان است. این پرونده قلب اطلاعاتی واحد منابع انسانی محسوب می‌شود. مهمترین مدارکی که در یک پرونده پرسنلی کامل نگهداری می‌شوند شامل این موارد است:

• مدارک هویتی و تحصیلی (تصویر شناسنامه، کارت ملی، مدرک تحصیلی)
• عکس پرسنلی
• رونوشت قرارداد کار و الحاقیه‌های آن
• احکام کارگزینی (حکم اولیه، احکام تغییر وضعیت، ترفیع، بازنشستگی)
• گزارش‌های ارزیابی عملکرد دوره‌ای
• مدارک مرخصی‌ها، مأموریت‌ها و سایر درخواست‌های پرسنلی
• گواهی‌های دوره‌های آموزشی گذرانده شده
• مکاتبات انضباطی یا تقدیرنامه‌ها

نگهداری دقیق و محرمانه این پرونده‌ها، از وظایف بسیار مهم و حساس واحد کارگزینی است.

سوالات متداول

آیا برای کار در واحد کارگزینی حتما باید مدرک دانشگاهی مرتبط داشت؟

اگرچه داشتن مدرک دانشگاهی در رشته‌های مدیریت، روانشناسی یا حقوق یک امتیاز بزرگ محسوب می‌شود، اما شرط مطلق نیست. بسیاری از کارگزینان با تجربه، دانش خود را از طریق کار عملی و گذراندن دوره‌های تخصصی (مانند قوانین کار، بیمه و نرم‌افزارهای منابع انسانی) به دست آورده‌اند. با این حال، برای موقعیت‌های رسمی به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ، داشتن مدرک مرتبط اغلب یک شرط لازم در آگهی استخدام ذکر می‌شود.

مهمترین و سخت‌ترین بخش شغل کارگزینی چیست؟

بسیاری از کارشناسان این حوزه، محاسبه دقیق و به موقع حقوق و دستمزد و اجرای قوانین پیچیده کار، بیمه و مالیات را چالش‌برانگیزترین بخش کار می‌دانند. یک اشتباه کوچک در محاسبات می‌تواند هم برای سازمان جریمه به همراه داشته باشد و هم اعتماد پرسنل را خدشه‌دار کند. همچنین، مدیریت تعارض و برخورد با مسائل انضباطی حساس نیز از بخش‌های دشوار این شغل است.

آینده شغلی و بازار کار حوزه کارگزینی چگونه است؟

آینده شغلی این حوزه مثبت ارزیابی می‌شود. هر سازمانی که نیروی انسانی دارد، به طور مستقیم یا غیرمستقین به خدمات کارگزینی نیازمند است. با پیچیده‌تر شدن قوانین و حرکت سازمان‌ها به سمت دیجیتال سازی فرآیندهای منابع انسانی، تقاضا برای کارشناسان کارگزینی مسلط به نرم افزارهای روز و قوانین جدید همچنان پایدار و رو به رشد خواهد بود.

4تفاوت کارشناس کارگزینی و کارشناس منابع انسانی در چیست؟

کارگزینی بیشتر بر اجرای عملیاتی و اداری امور پرسنلی متمرکز است (مانند ثبت حضور و غیاب، صدور حکم، محاسبه حقوق). در حالی که مدیریت منابع انسانی حیطه‌ای استراتژیک‌تر و گسترده‌تر دارد و شامل برنامه‌ریزی نیروی انسانی، توسعه سازمانی، مدیریت استعداد، تحلیل رضایت شغلی و برنامه‌ریزی برای نگهداشت نیروها می‌شود. به بیان ساده، کارگزینی بخشی از چرخه گسترده‌تر منابع انسانی است.

برای ورود به شغل کارگزینی از کجا باید شروع کرد؟

نقطه شروع ایده‌آل، کسب دانش پایه از طریق مطالعه منابع معتبر (مانند سایت وزارت کار) و سپس یافتن یک موقعیت کارآموزی یا دستیاری در واحد منابع انسانی یک شرکت است. حتی شروع به عنوان منشی یا کارمند اداری در نزدیکی این واحد می‌تواند فرصت یادگیری عملی را فراهم کند. همزمان، یادگیری نرم افزار Excel در سطح پیشرفته و آشنایی با یک نرم افزار منابع انسانی معروف بسیار کمک‌کننده است.

آیا یک کارشناس کارگزینی می‌تواند به صورت پاره وقت یا دورکاری فعالیت کند؟

با دیجیتالی شدن فرآیندها، بخش‌هایی از این شغل به ویژه اموری مانند پاسخگویی به استعلامات، بررسی اولیه رزومه، یا تنظیم قراردادها قابلیت انجام به صورت دورکاری را دارند. اما به دلیل نیاز به تعامل مستقیم با پرسنل (برای دریافت مدارک، امضاها، حل مسائل) و حضور در جلسات، اغلب شغل کارگزینی به صورت حضوری یا ترکیبی (حضوری-دورکاری) تعریف می‌شود. موقعیت‌های تمام وقت پاره وقت نیز بسته به حجم کار سازمان وجود دارند.

مهمترین نرم‌افزارهایی که یک کارشناس کارگزینی باید بلد باشد کدامند؟

تسلط بر این سه دسته نرم‌افزار بسیار حیاتی است:

نرم افزارهای آفیس: Excel (برای محاسبات حقوق و گزارش‌گیری) در اولویت اول، سپس Word برای تنظیم نامه‌ها و آیین‌نامه‌ها.

نرم افزارهای تخصصی منابع انسانی: مانند نرم افزارهای جامع مالی-اداری که ماژول پرسنلی دارند (مثل فرداد یا آرین)

نتیجه‌گیری

در پایان برای پاسخ دادن به این سوال که کارگزینی چیست؟ باید گفت که کارگزینی مجموعه از وظایف ارتباطی با پرسنل را دربرمی گیرد. آغاز ارتباط با کارگزینی از استخدام افراد سپس تا صدور احکام و محاسبه حقوق و دستمزد بوده و تا احکام بازنشستگی ادامه می یابد. شرح وظایفی که کارگزینی انجام می دهد به صورت گسترده در طول خدمت افراد می‌باشد.

در این مقاله به توضیح کارگزینی چیست؟ وظایف اصلی واحد کارگزینی، اختیارات کارگزینی، حکم کارگزینی و نمونه احکام کارگزینی پرداختیم. سوالاتی که در ذهن شما مخاطبان فرداد نقش می‌بندد را می‌توانید از طریق ثبت دیدگاه خود در ذیل این مطلب بیان کنید و مشاهده گر پاسخ تیم تحریریه فرداد سیستم باشید.