روش و اصول بایگانی پرونده های پرسنلی چگونه است؟

آیا می دانید مهم ترین رکن در واحد منابع انسانی پرونده های پرسنلی می باشد! به دلیل اهمیت بالای پرونده های پرسنلی در هر سازمان، بایگانی پرونده های پرسنلی نیز از اهمیت بالایی برخوردار می باشد.

معمولا بایگانی پرونده های پرسنلی به منظور استناد به این اسناد در آینده و همچنین افزایش مسئولیت پذیری کارمندان در قبال وظایف خود انجام می شود.

با توجه به اهمیت بالایی که بایگانی پرونده های پرسنلی در واحد منابع انسانی دارد، در این مقاله ابتدا به بایگانی چیست؟ سپس به انواع بایگانی، بایگانی پرونده های پرسنلی، روش های بایگانی پرونده های پرسنلی، اصول بایگانی پرونده پرسنلی ، شرح وظایف مسئول بایگانی، مزایا و معایب نرم‌افزار بایگانی پرونده پرسنلی و معرفی نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم می پردازیم.

بایگانی چیست؟

در پاسخ به پرسش بایگانی چیست؟ می توان گفت که بایگانی نوعی دسته بندی می باشد و انجام آن فرایندی است که سبب نظم بخشیدن به اطلاعات و اسناد خواهد شد.

یکی از فرایندهای مهم در مدیریت اسناد و مدارک بایگانی می باشد و کارمندان اداری هر سازمان نیز باید توانایی بایگانی اسناد و مدارک را داشته باشند. البته امروزه با روی کار آمدن نرم‌افزار های بایگانی اسناد، کارمندان راحت تر می توانند اطلاعات خود را بایگانی نمایند.

مفهوم بایگانی چیست؟

بایگانی خود دارای دو مفهوم می باشد، مفهوم اول آن به معنای طبقه بندی، محافظت، نگهداری و تنظیم اسناد با استفاده از روش های دسترسی به اسناد با هزینه پایین و سرعت کم می باشد.

مفهوم دوم بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد مطابق ضوابط معین و علمی می باشد.

انواع بایگانی

اگر بخواهیم بایگانی را دسته بندی نماییم، باید بگوییم که بایگانی دارای 3 نوع بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری و بایگانی راکد می باشد. در این بخش به معرفی هریک از انواع روش های بایگانی می پردازیم.

انواع بایگانی در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

بایگانی جاری

بایگانی جاری به واحدی گفته می باشد که به سوابق جاری و نیمه جاری سازمان را ثبت می نماید. اطلاعاتی که در بایگانی جاری ثبت می شوند مورد استناد سازمان به صورت روزانه هستند.

بایگانی نیمه جاری

در روش بایگانی نیمه جاری اسناد همانند روش بایگانی جاری ثبت می شوند که بتوان به آن ها دسترسی داشت، اما کارمندان گاهی اوقات از اسنادی که به صورت بایگانی نیمه جاری ثبت می شوند استفاده می نماید.

بایگانی راکد

واحد بایگانی که بایگانی جاری و غیر جاری در آن انجام نشود بایگانی راکد نامیده می شود. تنها کاربرد این واحد ارزشیابی پرونده های آرشیوی و امحایی می باشد و معمولا از اسنادی که در این بخش بایگانی می شوند استفاده چندانی نخواهد شد. به بایگانی راکد انبار یا پیش آرشیوی نیز گفته می شود.

برای بایگانی راکد می توان به دو روش اقدام نمود، در روش اول فرایند بایگانی با همان شماره و کد جاری قفسه ها انجام می شود. در روش دوم نیز فرایند بایگانی با استفاده از شماره و کد جدید انجام شده و در قفسه ها دفتر راهنمای بایگانی راکد قرار داده می شود.

بایگانی پرونده پرسنلی چیست؟

پرونده های پرسنلی اطلاعات فردی، تحصیلی، شغلی، حقوقی، سوء پیشینه و ضمانت نامه کارمندان را به صورت کامل در خود جای می دهند. بنابراین نگهداری از پرونده های پرسنلی در هر سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. درواقع یکی از رکن‌های مهم در واحد منابع انسانی هر شرکت تهیه پرونده های پرسنلی می باشد.

برخورداری از اطلاعات کامل درباره نظم دادن و سند زدن مدارک جزء ویژگی‌های کارمندان اداری هر شرکت می باشد. هر سازمان مکان مخصوصی را برای نگهداری اسناد پرسنل خود دارد. در واقع نگهداری از پرونده های پرسنلی براساس اصول مشخص و در یک مکان معین بایگانی پرونده پرسنلی نامیده می شود.

نگهداری از پرونده های پرسنلی در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

اهداف بایگانی پرونده های پرسنلی چیست؟

در حالت کلی می توان گفت که بایگانی پرونده های پرسنلی با دو هدف انجام می شود. هدف اول از بایگانی پرونده های پرسنلی این است که ابزاری موثر در دست مدیران برای مسئولیت پذیری و پاسخگویی کارمندان باشد. دومین هدف بایگانی پرونده های پرسنلی استفاده از این اسناد به عنوان مدرک در مراحل قانونی می باشد.

مزایا و معایب بایگانی پرونده های پرسنلی

از مزایای بایگانی پرونده های پرسنلی می توان گفت که تمام اطلاعات پرسنل در یک مکان نگهداری شده و به راحتی می توان در هر زمان به این اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آن ها را بررسی نمود.

روش های بایگانی پرونده پرسنلی

برای بایگانی پونده های پرسنلی دو روش دستی و الکترونیکی وجود دارد و شرکت ها با توجه به استراتژی کار خود روش بایگانی پرونده های پرسنلی را انتخاب می نمایند.

بایگانی سنتی پرونده های پرسنلی

در روش سنتی بایگانی پرونده های پرسنلی، میزان بهره وری به میزان زیادی کاهش پیدا می کند و پس از گذشت زمانی میزان آسیب پذیری و استهلاک آن افزایش پیدا می کند. جستجوی زمانبر و عدم دسترسی سریع مدیران به پرونده ها از معایب بایگانی پرونده ها به روش دستی می باشد.

روش سنتی در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

بایگانی الکترونیکی  پرونده های پرسنلی

برای جلوگیری از مشکلات قانونی باید اصل اسناد و مدارک پرسنل نگهداری شود، اما در مواقعی که به بررسی اصل مدارک لازم نمی باشد، با استفاده از روش های جدید و الکترونیکی جهت بایگانی پرونده های پرسنلی به راحتی می توان به صورت الکترونیکی پرونده ها را بررسی نموده و اطلاعات پرسنل را مشاهده نمود.

اصول بایگانی پرونده پرسنلی چیست؟

با توجه به اهمیت بسیار بالای پرونده های پرسنلی در هر سازمان ، برای نگهداری از این پرونده ها باید اصولی رعایت شوند و ما در ادامه به معرفی هریک از این اصول می پردازیم.

خلاصه پرونده و چک لیست

خلاصه پرونده و چک لیست باید در ابتدای هر پرونده پرسنلی وجود داشته باشد.

خلاصه پرونده، برگه ای می باشد که افراد با مشاهده این برگه اطلاعات ضروری فرد را بدست آورده و نیاز نباشد که هر دفعه تمام پرونده بررسی شود. معمولا نام و نام خانوادگی و شماره تماس پرسنل در این برگه درج می شود.

چک لیست نیز برگه ای می باشد که توسط متصدی تشکیل پرونده آماده شده و نشان می دهد که چه کسری هایی در پرونده وجود دارد.

چیدمان مدارک

به منظور دسترسی راحت به اطلاعات پرونده های پرسنل، باید یک استاندارد مشخص برای تمام پرونده های پرسنل داشته باشیم. به عنوان مثال می توانیم پس از خلاصه لیست و چک لیست، ایتد مدارک تحصیلی پرسنل را در پرونده قرار دهیو، سپس اطلاعات شناسنامه ای، سپس سوایق شغلی و …..

مدارک شناسایی

مدارک شناسایی جزء مهم ترین مدارکی هستند که در هنگام استخدام از پرسنل دریافت می گردند. اگر کارمند دارای همسر و فرزند هم باشد، علاوه بر مدارک شناسایی خود باید مدارک شناسایی همسر و فرزند خود را هم ارائه دهد.

فوکپی تمام صفحات شناسنامه و کارت ملی کارمند، فتوکپی تمام صفحات شناسنامه و کارت ملی همسر و فرزندان، عکس پرسنلی و فتوکپی کارت پایان خدمت و یا معافیت خدمت (برای آقایان) ازجمله مدارک شناسایی هستند که لازم است در پرونده های پرسنلی وجود داشته باشند.

وثیقه های پرسنل

معمولا در شرکت ها برای حسن انجام کار وثیقه هایی از پرسنل دریافت می گردد. این وثیقه ها باید در مکانی امن نگهداری گردند و در روی آن ها کد پرسنلی درج شود. میزان وثیقه ها باتوجه به حساسیت سمت افراد متفاوت می باشد.

لیست اموال تحویلی

معمولا در ابتدای زمانی که پرسنل در یک شرکت کار خود را آغاز می نمایند، با توجه به نوع شغل آن ها لوازمی در اختیارشان قرارداده می شود و لیست این لوازم در یک برگه نوشته شده و بابت این لوازم از پرسنل امضاء دریافت می شود.

لیست اموال تحویلی در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

به عنوان مثال یک منشی در هنگام شروع به کار خود یک سیستم کامپیوتر به همراه میز و صندلی دریافت می نماید، حال لیست میز، صندلی و تمام اجزای کامپیوتر شامال مانیتور، ماوس و .. در لیست اموال تحویلی این منشی نوشته می شود.

سوابق تحصیلی و آموزشی

مدارک تحصیلی، سوابق آموزشی و مدارک دوره هایی که کارمند خارج از سازمان و یا داخل سازمان گذرانده است در پرونده پرسنلی وی قرار داده شود.

ارزیابی پرونده های پرسنلی

در هر سازمان زمانی مشخص می شود و تیم ارزیاب سازمان در زمان تعیین شده به صورت تصادفی چند پرونده پرسنلی را به انتخاب نموده و بررسی می نمایند. معیار های ارزیابی پرونده های پرسنلی همان اصول تشکیل پرونده ها هستند که در بخش قبل به شرح آن ها پرداختیم.

مسئول امور اداری، معاونت پشتیبانی، مدیر منابع انسانی و گاهی اوقات مدیر عامل شرکت می توانند اعضای تیم ارزیاب باشند.

دستورالعمل بایگانی پرونده های پرسنلی

هر سازمان با توجه به استراتژی مدیریت خود دستورالعملی را برای بایگانی پرونده های خود دارد. در این بخش ما یک نمونه دستورالعمل بایگانی پرونده های پرسنلی را که دارای 2 صفحه هست برای آشنایی شما با دستورالعمل بایگانی آورده ایم.

صفحه اول نمونه دستورالعمل بایگانی پرونده های پرسنلی

صفحه دوم نمونه دستورالعمل بایگانی پرونده های پرسنلی

شرح وظایف مسئول بایگانی پرسنلی

مسئول بایگانی دارای وظایفی می باشد که باید آن ها را به نحو احسن انجام دهد. ازجمله وظایف مهم مسئول بایگانی پرسنلی به شرح زیر می باشند:

• حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک پرسنل و نگهداری از مدارک محرمانه براساس قوانین و اصول بایگانی
• تهیه فهرست مدارک با توجه به اصولی که مشخص شده اند.
• پیوست نمودن پرونده ها و سوابق نامه ها براساس دستور
• پاسخگویی به سوالات از طریق تلفن و یا به صورت حضوری در زمینه رفع مشکلات اداری کارکنان
• تهیه گزارشات مورد نیاز جهت گزارش دهی به مدیران
• تحویل پرونده های مخدومه به واحد بایگانی راکد پس از تایید مافوق خود
• تشکیل پرونده برای پرسنل جدید
• صورت برداری، طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی کردن پرونده ها باتوجه به دستورالعمل ها
• بایگانی امور مربوط به بایگانی مرخصی ها، استعلاجی و گواهی آموزشی کارکنان
• همکاری جهت تهیه وضعیت مرخصی سالیانه پرسنل
• بایگانی نمودن ارزشیابی سالیانه کارکنان شرکت در پرونده ها
• برگ شماری و لاک و مهر نمودن پرونده هایی که به سایر واحدهای تابعه ارسال شده و وصول پرونده
• انجام سایر اموری که توسط مافوق به وی محول می شود.

شرح وظایف مسئول بایگانی در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

شرایط احراز مسئول بایگانی پرسنلی

مسئول بایگانی باید دارای شرایطی باشد که بتواند با این سمت مشغول به کار شود. شرایط احراز مسئول بایگانی به شرح زیر می باشد.

ازنظر تحصیلات و معلومات یک مسئول کارگزینی بهتر است که متقاضی در یکی از گرایش‌های رشته مدیریت دولتی، مدیریت صنعتی، مدیریت و برنامه ریزی آموزشی، مدیریت بازرگانی، مدیریت سیستم و بهره وری، مدیریت سیستم ها، مدیریت آموزشی، اقتصاد، علوم اقتصادی، اقتصاد اسلامی، علوم اسلامی -اقتصاد، اقتصاد و معارف اسلامی، مطالعات اجتماعی، علوم اجتماعی با تمامی گرایش ها، مدیریت مالی، حسابداری، حسابداری و امور مالی، امور دولتی و مدیریت امور دفتری تحصیل کرده باشند.

از نظر تجربه یک مسئول بایگانی اسناد باید دارای حداقل مدرک تحصیلی لیسانس بوده و سال سابقه کار داشته باشد.

از نظر مهارت یک مسئول کارگزینی باید دارای مهارت‌های هفت گانه ICDL باشد.

ازنظر دوره‌های آموزشی یک مسئول کارگزینی باید دوره‌های سیستم دبیرخانه و بایگانی را گذرانده باشد.

مدیر منابع انسانی سازمان شرایط فرد مورد تقاضا را با مواردی که ذکر شد، می‌سنجد و اگر شرایطی که در بالا به آن‌ها اشاره شد را داشت، آن شخص را به عنوان مسئول کارگزینی استخدام می‌نماید. اگر علاقمند هستید اطلاعات بیشتری در رابطه با مدیر منابع انسانی و وظایف او داشته باشید، به مقاله وظایف و اهداف مدیریت منابع انسانی مراجعه نمایید.

مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده پرسنلی

هنگامی که فردی برای استخدام در یک شرکت پذیرفته می شود باید مدارکی را که واحد اداری از وی درخواست می نماید جهت تشکیل پرونده ارائه نماید. مدارکی که برای تشکیل پرونده پرسنلی لازم هستند عبارتند از:

• اصل و فتوکپی شناسنامه متقاضی
• اصل و فتوکپی کارت ملی متقاضی
• اصل و فتوکپی مدارک و گواهینامه‌های آموزشی
• عکس 3*2 (به تعداد مورد نیاز)
• گواهی تندرستی از مدیریت ایمنی و بهداشت
• تعهد نامه معرفین
• اصل و کپی آخرین مدرک تحصیلی
• ارائه شماره حساب در بانک مورد نظر کارفرما
• اصل و فتوکپی شناسنامه همسر و فرزندان متقاضی
• اصل و فتوکپی کارت ملی همسر و فرزندان متقاضی
• اصل و فتوکپی سند ازدواج
• اصلی و فتوکپی کارت پایان خدمت یا معافیت دائم (برای آقایان)
• اصل و فتوکپی معافیت نامه اشتغال به کار از همسر/ پدر (برای خانم ها)

مدارک مورد نیاز در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

موارد و مستنداتی که باید در پرونده پرسنلی بایگانی شوند

برای بایگانی پرونده های پرسنلی باید ابتدا مستنداتی در پرونده ها قرارداده شوند و سپس این پرونده ها بایگانی گردند. موارد و مستنداتی که باید در پرونده های پرسنلی بایگانی شوند عبارتند از:

• فرم ‌های مرخصی، احکام و گزارشات ماموریت ها
• شرح وظایف کار
• مدارک مربوط به ایام بیماری (به عنوان مثال اگر فردی به دلیل زانو درد مرخصی استعلاجی گرفته است، باید مدارک بیماری و برگ مربوط به استعلاجی وی بایگانی شود.)
• احکام کارگزینی
• قراردادهای کار از سال شروع به کار کارمند
• تشویقات و پاداش ها
• تنبیهات و غیبت ها
• حوادث غیر مترقبه (اگر داخل سازمان حادثه ای به وجود بیاید که سبب آسیب به کارمند گردد باید فرم ارسال شده به اداره کار، مدارک دوره درمان و هزینه های صرف شده بایگانی گردند.)
• فرم ها و نامه‌های ابلاغی از امور اداری
• سایر مواردی که با وظایف کارمند در ارتباط هستند.

نرم‌افزار پرونده پرسنلی

امروزه بیشتر سازمان ها بایگانی پرونده های پرسنل خود را به صورت الکترونیکی و از طریق نرم‌افزارهای مختلف بایگانی پرونده های پرسنلی انجام می دهند. در ادامه به بررسی مزایا و معایب نرم‌افزارهای بایگانی پرونده های پرسنلی می پردازیم.

مزایای نرم‌افزار بایگانی پرونده پرسنلی

نرم‌افزارهای بایگانی پرونده های پرسنلی دارای مزایایی می باشند، که هریک از این مزایا به شرح زیر می باشند:

• ثبت و ذخیره پرونده ها
• دسته بندی و تنظیم اسناد با توجه به موضوع آن ها
• قابلیت پیوست پرونده ها
• مدیریت پرونده ها با دقت بیشتر
• امکان ارتباط بین نرم‌افزار بایگانی پرونده های پرسنلی و نرم‌افزار دبیرخانه
• قابلیت تهیه گزارشات آماری

معایب نرم‌افزار بایگانی پرونده پرسنلی

نرم‌افزار های بایگانی پرونده های پرسنلی در کنار مزایای خود از معایبی برخوردار می باشد، که هریک از این معایب به شرح زیر می باشند:

• درصورتی که اطلاعات داخل سیستم پاک شود، تمام اطلاعات بایگانی نیز ازبین خواهد رفت. برای جلوگیری از این مشکل باید از از اطلاعات سیستم کپی گرفته شود.
• درصورتی که سیستم از لحاظ امنیتی در سطح مناسبی قرار نداشته باشد، اطلاعات پرسنل به دست افراد سودجو خواهد افتاد. برای جلوگیری از این مشکل باید با استفاده از حریم‌های شخصی بر امنیت سیستم افزوده شود.
• ممکن است برخی از کارکنان که قبلا به صورت سنتی اطلاعات را بایگانی می کردند نتوانند به خوبی با نرم‌افزارهای بایگانی پرونده های پرسنلی کار کنند. برای جلوگیری از این مشکل باید کارمندان یک هفته به صورت آزمایشی با سیستم کار کنند که به صورت کامل به تمام بخش‌های نرم‌افزار مسلط شوند.
• این امکان وجود دارد که برخی از کارمندان اشتباهاتی را که از طرف خودشان به وجود می آید را به نرم‌افزار نسبت بدهند. برای جلوگیری از این مشکل باید اشتباهات کارمندان پیگیری شود.
• با استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی پرونده های پرسنلی رفت و آمد و ارتباط کارمندان با یکدیگر در محیط انسانی کمتر می شود، زیرا برای انجام کار ها فقط استفاده از کامپیوتر کافی می باشد.

نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم

با استفاده از نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم، شما می توانید به راحتی اطلاعات و اسناد پرسنل خود را در سیستم آرشیو نمایید. با استفاده از ابزارهای این نرم‌افزار امکان تعریف انواع اسناد و پرونده ها جهت دسته بندی اطلاعات و فیلدهای مورد استفاده در هر پرونده و سند وجود دارد.

از دیگر قابلیت‌های نرم‌افزار آرشیو اسناد پرسنل این است که می توان فرایندی تعریف نمود که پرسنل برای دسترسی به اسناد بایگانی شده ابتدا درخواست بدهند، سپس مدیر مربوطه درخواست آن ها را تایید نموده و دسترسی به اطلاعات بایگانی شده در مدت زمانی که می خواهد را بدهد.

مراحل بایگانی پرونده های پرسنلی در نرم‌افزار آرین سیستم

برای بایگانی اسناد پرسنلی در نرم افزار آرشیو اسناد پرسنلی ابتدا باید در بخش اطلاعات پایه، از حوزه اطلاعات بر روی گزینه آرشیو اسناد و CRM را انتخاب نمود.

اطلاعات پایه در نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم

سپس از منوی باز شده ابتدا گزینه معرفی انواع سند را انتخاب کرده و لیست اسناد و پرونده هایی که می خواهید را در سیستم ثبت نمایید.

انواع سند در نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم

در مرحله بعد باید از مسیر ذکر شده در مرحله اول، گزینه فیلدهای اطلاعاتی را انتخاب نموده و اطلاعات فیلد ها را وارد نمایید.

سپس باید مجددا از مسیر ذکر شده در مرحله اول، گزینه تخصیص فیلدهای اطلاعاتی به انواع سند را انتخاب نموده و در صفحه ای که باز می شود، به هر سند و پرونده فیلد هایی لازم را تخصیص دهید.

فیلد اطلاعاتی در نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم

پس از ثبت اطلاعات اولیه می توانید از حوزه اداری در بخش نرم‌افزار آرشیو اسناد گزینه عملیات را انتخاب نمایید. مشاهده می نمایید که در این بخش امکان تعریف صندوق امانات، درخواست سند به منظور دریافت دسترسی مشاهده سند بایگانی، ثبت آرشیو اسناد جدید، آرشیو اسناد و جستجوی پیشرفته وجود دارد. با انتخاب هریک از این گزینه‌های ذکر شده پنجره جدیدی برای شما باز می شود و می توانید اطلاعات خود را در ان وارد نمایید.

بخش عملیات در نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم

برای آرشیو اسناد باید از حوزه اداری، بخش آرشیو اسناد، گزینه عملیات را انتخاب نموده و سپس گزینه آرشیو اسناد را انتخاب نمایید. در صفحه ای که باز می شود می توان پرونده مورد نظر را انتخاب نموده و سپس اطلاعات افراد را وارد نمود.

ورود اطلاعات در نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم

برای گزارشگیری از اسناد آرشیو شده می توانید از حوزه گزارشگیری در بخش اتوماسیون گزینه گزارشات آرشیو اسناد را انتخاب نموده و در پنجره ای که باز می شود، از اسنادی که می خواهید گزارشگیری نمایید.

گزارشگیری در نرم‌افزار آرشیو اسناد آرین سیستم

نتیجه گیری

بایگانی پرونده های پرسنلی یکی از فرایندهای پراهمیت در هر سازمان می باشد، زیرا پرونده هایی که بایگانی می شوند در آینده مورد استفاده قرار خواهند گرفت. درواقع پرونده هایی که از فرایند اداری خارج شده اند اما برای سازمان دارای اهمیت هستند و احتمالا در آینده مورد استناد قرار خواهند گرفت، بایگانی می شوند.

بایگانی پرونده های پرسنلی جزء وظایف مسئول بایگانی بوده و باید براساس اصولی انجام شود که دسترسی به پرونده ها راحت تر باشد. در این مقاله به صورت کامل به مبحث اصول بایگانی پرونده پرسنلی پرداختیم. درصورتی که سوال و یا نظری درباره این مقاله دارید برای ما کامنت بگذارید.