معرفی کارمند جدید به بیمه و مراحل بیمه کارمندان

یکی از مقدمات، جهت شروع به کار هر کارگر در یک کارگاه بعد از اعلام جذب، معرفی کارمند جدید به بیمه یا همان سازمان تامین اجتماعی جهت بیمه نمودن شخص می‌باشد. اگر قبل از شروع کار توسط کارگر مقدمات مورد نیاز آماده و مراحل قانونی طی گردد، در آینده کارفرما با مشکلات کمتری روبه‌رو خواهد شد.

در واقع می‌توان گفت تمامی کارفرمایان ملزم به بیمه نمودن کارکنان خود می‌باشند. در این مقاله سعی بر این شده است که اطلاعاتی در خصوص حق بیمه، پرداخت حق بیمه، مراحل بیمه کردن کارمندان، نحوه معرفی کارمند جدید به بیمه و … توضیحاتی ارائه گردد.

حق بیمه چیست؟

به وجوهی که جهت استفاده از مزایای بیمه نامه تامین اجتماعی به سازمان مذکور پرداخت می‌گردد، حق بیمه می‌گویند. مبلغ حق بیمه که به صورت درصدی از حقوق کارگران کم می‌شود، به صورت ماهیانه توسط کارفرما به اداره سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌گردد.

درصدی از مبلغ مذکور توسط کارفرما و درصدی از آن نیز از حقوق کارگران کسر و پرداخت می‌شود. مسئولیت پرداخت حق بیمه با کارفرما می‌باشد و کارفرما در صورت پرداخت نکردن حق بیمه کارگران خود در زمان مقرر، مطابق قوانین بیمه جریمه خواهد شد.

پرداخت بیمه

مطابق ماده 2 قانون تامین اجتماعی حق بیمه عبارت است از مبلغی که در مهلت قانونی تعیین شده توسط کارفرما به سازمان تامین اجتماعی جهت استفاده از مزایای بیمه، با معرفی کارمند جدید به بیمه (Introducing A New Employee To Insurance) پرداخت می‌گردد.

مطابق قانون ابلاغی مبلغ پرداخت شده توسط کارفرما به عنوان حق بیمه، مبلغ 30 درصد حقوق کارمند می‌باشد. از مبلغ مذکور 23 درصد توسط کارفرما پرداخت شده و 7 درصد به عنوان سهم کارگر از حقوق کارگر کسر و به حساب سازمان تامین اجتماعی واریز می‌شود.

پرداخت به موقع بیمه، مشاهده و بررسی سوابق بیمه توسط کارفرما ضروری می‌باشد. زیرا حق بیمه‌ی پرداختی توسط کارفرما به سازمان تامین اجتماعی جزئی از سوابق بیمه‌ای کارگر محسوب می‌‎گردد.

کارگران می‌توانند با استفاده از روش های زیر نسبت به استعلام سوابق بیمه خود اقدام نمایند:

• مراجعه به سایت سازمان تامین اجتماعی و وارد کردن کد ملی و رمز عبور
• دانلود و نصب نرم افزار مربوط به سازمان تامین اجتماعی
• شماره گیری کد #1420*4* با استفاده از تلفن‌های همراه

پرداخت بیمه تامین اجتماعی

تمام افرادی که تحت عناوین مختلف در ازای دریافت حقوق اداره کار کار می‌کنند، براساس بند الف ماده 4 قانون تامین اجتماعی مشمول قانون تامین اجتماعی می‌باشند. کارفرما طبق ماده 36 قانون تامین اجتماعی مسئولیت پرداخت بیمه تامین اجتماعی کارگران مشغول به فعالیت در کارگاه مربوط به خود را بر عهده دارد.

مهلت پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی در هر ماه تا پایان آخرین روز ماه بعد می‌باشد که در صورت تاخیر در واریز مبلغ قانونی، هر روز تاخیر، مشمول جریمه بوده و پرداخت جریمه بر عهده کارفرما می‌باشد. لازم به ذکر است مبلغ مذکور می‌بایست به حساب سازمان تامین اجتماعی واریز شود.

مهلت پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی در هر ماه تا پایان آخرین روز ماه بعد می‌باشد

بیمه کارمندان

با مشغول به کار شدن کارگر در یک کارگاه حتی اگر شخص سابقه بیمه نداشته باشد، کارفرما موظف است نسبت به معرفی کارمند جدید به بیمه اقدام نماید. پس از معرفی کارمند جدید به بیمه و طی مراحل قانونی و اخذ مدارک و مستندات مورد نیاز، می‌بایست حق بیمه شخص به حساب سازمان تامین اجتماعی واریز گردد. محاسبه مبلغ بیمه حقوق کارکنان توسط کارفرما از طریق نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد انجام می‌شود.

کارگران در صورت تمایل می‌توانند با مراجعه به شعب سازمان تامین اجتماعی و یا با مراجعه به سایت سازمان تامین اجتماعی نسبت به پیگیری سوابق بیمه خود اقدام نمایند.

الزام قانونی بیمه کردن کارمندان

در خصوص بیمه نمودن کارگران مشغول به فعالیت در یک کارگاه توسط کارفرما الزامات قانونی وجود دارد. براساس اصل 148 قانون کار هر کارگری حق دارد که از اولین روز مشغول به کار تحت پوشش بیمه قرار بگیرد.

طبق مقررات بعد از شروع هر کسب و کاری توسط کارفرما، حداکثر می‌بایست ظرف مدت زمان 15 روز نسبت به معرفی کارمند جدید به بیمه اقدام نماید. قبل از معرفی کارمند جدید به بیمه لازم است که کارفرمایان جهت دریافت کد کارگاهی بیمه به نزدیک‌ترین شعب بیمه سازمان تامین اجتماعی مراجعه نمایند.

مراحل بیمه کردن کارمندان

با راه اندازی کارگاه جدید توسط کارفرمایان، یکی از الزامات قانونی، بیمه کردن کارمندان می‌باشد. مراحل بیمه کردن کارمندان توسط کارفرمایان در تصویر شرح داده شده است:

مراحل بیمه کردن کارمندان توسط کارفرمایان

اخذ کد کارگاهی بیمه

با راه‌اندازی و برقراری کارگاه جهت شروع فعالیت مورد نظر، با توجه به این که کارفرما نسبت به جذب نیرو اقدام می‌نماید و می‌بایست نسبت به معرفی کارمند جدید به بیمه اقدام نماید، کاری که باید همان ابتدا توسط کارفرما انجام شود، دریافت کد کارگاهی بیمه می‌باشد.

کد کارگاهی به کارگاه‌هایی تعلق می‌گیرد که دارای کارفرما و پرسنل تحت قرارداد می‌باشند. کد مذکور یک شماره اختصاصی ده رقمی می‌باشد که سه رقم اول مربوط به کد شعبه، سه رقم بعد مربوط به نوع فعالیت کارگاه و چهار رقم آخر آن مربوط به شماره پرونده کارفرما می‌باشد.

پس از دریافت مدارک و انجام مراحل اداری توسط شعبه بیمه تامین اجتماعی جهت کسب و کار مورد نظر تشکیل پرونده انجام می‌شود. در نهایت با اختصاص شماره کارگاه، مراتب به صورت کتبی به شرکت متقاضی اعلام می‌گردد.

مدارک مورد نیاز

نماینده هر شرکت بعد از تاسیس و ثبت کسب ‎و کار همچنین جذب نیرو می‌بایست نسبت به معرفی کارمند جدید به بیمه اقدام نماید. جهت این امر ابتدا بایستی کد کارگاهی اخذ شود.

کارفرمایان به دو نوع اشخاص حقوقی و حقیقی تقسیم می‌شوند. مدارک مورد نیاز هر کدام از اشخاص حقیقی و حقوقی یاد شده جهت اخذ کد کارگاهی به شرح زیر است:

مدارک مورد نیاز جهت اشخاص حقوقی (کارفرمای حقوقی)

• نامه اعلام تاسیس شرکت
• روزنامه رسمی کشور که در آن آگهی تاسیس شرکت اعلام شده است.
• اساسنامه مربوط به شرکت
• تصویر سند مالکیت یا اجاره محل فعالیت شرکت
• سایر مدارک مرتبط با شروع فعالیت و تاسیس شرکت حسب مورد (مانند اظهارنامه ثبت و موافقت اصولی و …)

مدارک مورد نیاز جهت اشخاص حقیقی (کارفرمای حقیقی)

• جواز کسب صنفی معتبر (دائم یا موقت) یا هرگونه اجازه‌ی کار از مراجع ذی‎صلاح
• پروانه‌ی تاسیس یا بهره‌‎برداری
• اسناد مالکیت یا اسناد اجاره و یا صلح‌نامه کارگاه (اعم از رسمی یا عادی)
• تایید اتحادیه‎ یا مجمع امور صنفی مربوطه مبنی بر کارفرمایی و بهره‌‎برداری کارگاه

بررسی کارگاه توسط بازرس بیمه

هنگامی که نماینده شرکت نسبت به ارائه مدارک لازم به شعب بیمه سازمان تامین اجتماعی اقدام نماید، جهت بررسی صحت اظهارات کارفرما بازرس بیمه از کارگاه مذکور بازدید می‌نماید.

با بازدید صورت گرفته و ارائه گزارش به شعبه بیمه مربوطه توسط بازرس، اگر ایرادی وارد نشده و تمامی فعالیت‌ها و مراحل مطابق قانون باشد، بعد از سپری شدن مراحل اداری کد کارگاهی بیمه صادر و در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد.

نام نویسی پرسنل

یکی از مراحل بیمه کردن کارگران توسط کارفرمایان، نام نویسی کارگران می‌باشد. این مرحله جهت کارگران ضروری بوده و کارفرمایان می‌بایست نسبت به معرفی کارمند جدید به بیمه اقدام نمایند.

نحوه معرفی کارگر جدید به بیمه به این صورت است که کارگران فاقد سابقه بیمه بایستی با به همراه داشتن مدارک شناسایی به شعبه مربوطه مراجعه نمایند. اما کارگرانی که دارای سابقه بیمه و کد بیمه می‌باشند، فقط لازم است با داشتن کارت ملی خود به شعبه مربوطه مراجعه نمایند.

قابل ذکر می‌باشد که در حال حاضر کارگران دارای سابقه بیمه نیاز به حضور در شعب بیمه را نداشته و کارفرمایان می‌توانند نسبت به معرفی و ثبت اطلاعات کارگران به صورت اینترنتی اقدام نمایند. با استخدام پرسنل جدید کارفرمایان مدارک پرسنل را جهت بررسی و مشاهده خلاصه پرونده پرسنلی در شرکت بایگانی می‌نمایند.

تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان

بعد از معرفی و اخذ کد بیمه کارگران، در هر ماه کارفرمایان موظف به ارائه لیست بیمه به سازمان تامین اجتماعی هستند. کافرمایان جهت انجام این امر به دو صورت اینترنتی و از طریق برنامه مالی می‌توانند اقدام نمایند.

مراحل ارسال لیست بیمه کارمندان به صورت اینترنتی
مراحل ارسال لیست بیمه کارمندان به صورت اینترنتی در تصویر زیر ذکر شده است.

مراحل ارسال لیست بیمه کارمندان

مراحل ارسال لیست بیمه کارمندان از طریق نرم افزار

• دانلود و نصب نرم افزار مربوطه از سایت سازمان تامین اجتماعی بر روی رایانه
  
• اجرای نرم افزار
• کلیک بر روی گزینه مشخصات کارگاه در قسمت اطلاعات پایه
• انتخاب گزینه جدید و وارد نمودن اطلاعات کارگاه یا شرکت در فرم مربوطه
• بازگشت به قسمت اطلاعات پایه و انتخاب گزینه مشخصات کارکنان
• کلیک روی گزینه جدید و تکمیل اطلاعات پرسنل
• انتخاب گزینه لیست ماهانه از قسمت عملیات
• کلیک بر روی گزینه جدید و وارد نمودن لیست بیمه و اطلاعات مربوط به آن
• تکمیل فرم ریز کارکرد کارگران
• کلیک روی تهیه دیسکت در فرم لیست‌های ماهانه کارگاه‌ها جهت ذخیره شدن اطلاعات به صورت فایل
• تحویل حضوری فایل به بیمه یا ارسال آن از طریق سامانه یکپارچه تامین اجتماعی

پرداخت حق بیمه

بعد از معرفی کارمند جدید به بیمه و صدور کد بیمه و در نهایت تکمیل و ارسال لیست بیمه توسط کارفرما یک شناسه پرداخت صادر می‌گردد. مبلغ مذکور توسط کارفرما به صورت اینترنتی قابل پرداخت می‌باشد. حق بیمه پرداخت شده به عنوان بخشی از سوابق بیمه محسوب می‌گردد.
برای آموزش جامع و کامل ارسال لیست‌ بیمه تامین اجتماعی اینترنتی به صورت تصویری می‌توانید به مقاله آموزش رد کردن لیست بیمه اینترنتی مراجعه نمایید.

نامه معرفی کارمند به بیمه

از زمان شروع فعالیت هر واحد اقتصادی از جمله جذب نیرو، معرفی نیرو به بخش‌های مختلف، درخواست مواد/کالا/خدمات و یا دستورات انجام هزینه، معرفی کارمند جدید به بیمه و … واحد مذکور نیاز به نامه نگاری خواهد داشت.

نامه نگاری‌ها سبب می‌شود که مسیر رویدادها، تصمیم‌ها و اقدام‌ها ثبت شوند. در تقسیم‌بندی کلی نامه‌های اداری، آن‌ها را می‌توان به دو نوع زیر تقسیم نمود:

• نامه های درون سازمانی مانند معرفی نامه شروع به کار، نامه درخواست مرخصی، مساعده و ….
• نامه های برون سازمانی مانند معرفی نامه شرکت به بیمه و …

نمونه نامه معرفی کارگر به تامین اجتماعی

کارگاه‌ها با جذب نیرو باید نسبت به معرفی کارمند جدید به بیمه اقدام نمایند. متن معرفی نامه کارگر به بیمه تامین اجتماعی برای تمامی کارگران می‌تواند مشترک باشد، نمونه نامه معرفی کارگر به تامین اجتماعی به شرح زیر آورده شده است:

نمونه نامه معرفی کارگر به تامین اجتماعی

معرفی نامه شروع به کار

به عنوان مثال در یک کارخانه تولیدی نمونه نامه معرفی کارمند جدید از طرف واحد منابع انسانی به شرح زیر است:

سوالات رایج برای معرفی کارمند جدید به بیمه

با توجه به ارائه توضیحاتی در خصوص حق بیمه، پرداخت حق بیمه، مراحل بیمه کردن کارمندان، نحوه معرفی کارمند جدید به بیمه سوالاتی نیز برای کارگران و کارفرمایان پیش خواهد آمد. در ادامه تلاش شده است که نسبت به ارائه پاسخ سوالات معمول اقدام شود. همچنین برنامه حسابداری ابری نیز امکان تهیه لیست بیمه کارکنان جهت ارسال به سازمان تامین اجتماعی را دارد.

مراحل نام‌نویسی کارکنان در سازمان تامین اجتماعی چیست؟

جهت نام نویسی کارکنان در سازمان تامین اجتماعی، کارکنان به دو گروه دارای سابقه بیمه و فاقد سابقه بیمه تقسیم می‌شوند.

جهت افراد فاقد سابقه بیمه ابتدا بایستی مدارک و مستندات مورد نیاز به همراه نامه معرفی کارمند جدید به بیمه به شعب سازمان تامین اجتماعی تحویل و یا در سایت سازمان مذکور بارگذاری گردد تا همه پرسنل دارای کد بیمه گردند.

نام‌نویسی پرسنل در سازمان تامین اجتماعی به دو روش زیر انجام می‌گیرد:

1. حضوری (مراجعه به شعبه تامین اجتماعی مرتبط با محل استقرار کارگاه یا یکی از کارگزاری‌های آن به همراه نامه معرفی کارمند جدید به بیمه)
2. اینترنتی

به طور کلی در هر دو روش مراحل کار به شرح زیر می‌باشد:

• مشخصات ثبت شده در سامانه یا تحویل داده شده توسط کارفرما با مشخصات دریافتی از اداره ثبت مطابقت داده می‌شود که در صورت یکسان بودن مشخصات، فرآیند نام نویسی انجام می‌گیرد.
• سپس مشخصات پرسنل در پایگاه سازمان ثبت و به عنوان بیمه شده به فهرست بیمه شدگان کارگاه اضافه می‌گردد.
• پس از انجام مراحل نام نویسی نتیجه به کارفرما اعلام می‌شود و کارفرما می‌بایست مراتب را به اطلاع کارگر برساند.

مراحل ثبت نام درگاه اینترنتی خدمات غیرحضوری سازمان تامین اجتماعی چگونه است؟

1. جهت افزودن کارمند جدید به لیست بیمه کارفرما باید وارد سایت سازمان تامین اجتماعی شود و بعد از ورود به سایت مذکور از منوی کارفرمایان، خدمات نام نویسی کارفرمایان گزینه نام نویسی غیر حضوری بیمه شده را انتخاب نماید.
2. در صفحه باز شده نام کاربری و رمز عبور مربوط به خود را وارد نماید.
3. بعد از درج نام کاربری و رمز عبور وارد محیط اختصاصی با عنوان انتخاب کارگاه می‌شود که در آن فهرست کارگاه یا کارگاه‌های مربوطه قابل مشاهده است.
4. جهت افزودن نام بیمه شده جدید در فهرست کارکنان و نام نویسی وی، بعد از انتخاب کارگاه مورد نظر در قسمت فهرست پرسنل جدید، از گزینه “افزودن پرسنل جدید” استفاده نموده و سپس اطلاعات شناسنامه‌ای شخص را وارد می‌نماید.
5. با زدن گزینه مرحله بعد کارفرما باید در صورت نیاز در قسمت بعد نسبت به بارگذاری مستندات مربوط به کارگر اقدام نماید.
6. در محله بعد می‌بایست کارفرما اطلاعات ثبت شده را بازبینی و در صورت لزوم اصلاح نماید.
7. در نهایت با بازبینی اطلاعات پرسنل، با انتخاب گزینه اتمام و “بازگشت به لیست پرسنل” به مرحله بعد منتقل شده و شخص جدید به فهرست پرسنل اضافه می‌گردد.
8. پس از بررسی درخواست توسط شعبه مربوطه نتیجه به صورت پیامک و یا از طریق سامانه به کارفرما اعلام می‌شود. که در صورت تایید و تخصیص شماره بیمه، شماره مربوطه در ستون شماره بیمه نشان داده می‌شود.

مدارک مورد نیاز برای بیمه نمودن کارمندان چیست؟

شاید از خود پرسیده باشید که مدارک مورد نیاز برای ثبت نام کارمندان چیست؟ مدارک مذکور در تصویر زیر آمده است:

در صورت ثبت‌نام اینترنتی، مدارک بالا باید در سامانه تأمین اجتماعی توسط کارفرما بارگذاری شود

در صورتی که کارفرما تمایل به ثبت نام اینترنتی کارگران خود را داشته باشد می‌بایست تصویر مدارک یاد شده در سامانه سازمان تامین اجتماعی و در صفحه مربوط به کارفرما بارگذاری گردد.

پرداخت اینترنتی حق بیمه تامین اجتماعی به چه صورت است؟

با پیشرفت زیر ساخت‌های مربوط به اینترنت در کشور و همچنین ایجاد سامانه‌های مختص هر سازمان، سبب شده تا کارفرمایان نیز علاوه بر مراجعه حضوری به بانک‌ها به صورت اینترنتی نسبت به پرداخت حق بیمه کارمندی اقدام نمایند.

جهت پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی با استفاده از اینترنت، کارفرما ابتدا می‌بایست از پرتال سازمان تامین اجتماعی فیش پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی را تهیه نموده و سپس با مراجعه به سایت بانک مورد نظر اقدام به پرداخت حق بیمه نماید.

برای اضافه كردن یک کارمند به ليست بيمه يك كارگاه چه اقداماتی باید انجام شود؟

در روش سنتی کارفرما بایستی مدارک شناسایی و فرم‌های مربوط به تامین اجتماعی را به همراه نامه معرفی کارمند جدید به بیمه را به شعبه مربوطه ارائه دهد. سپس با مراجعه به واحد بازرسی تقاضای بازرسی از کارگاه را نماید.

بعد از تایید مدارک شناسایی، نام نویسی افراد و بازرسی توسط شعبه مربوطه، کارگر/کارگران جدید به لیست بیمه کارگاه اضافه می‌شوند. اما در حال حاضر علاوه بر روش سنتی کارفرما می تواند با مراجعه به سایت مربوط به سازمان تامین اجتماعی نسبت به نام نویسی نیروی کار و اضافه نمودن شخص جدید به لیست بیمه مطابق قانون اقدام نماید.

نتیجه گیری

بیمه شدن افراد سبب می‌شود که افراد در آینده بتوانند از مزایای آن مانند دریافت کمک ‌هزینه در زمان وقوع حوادث و بیماری، دریافت کمک ‌هزینه ازدواج، استفاده از بیمه‌ی بیکاری و دریافت مستمری در زمان از کار افتادگی یا بازنشستگی استفاده نمایند.

برابر توضیحات ارائه شده جهت بیمه شدن کارگران، مطابق قانون کارفرمایان موظف به واریز وجوهی مطابق کارکرد کارگران به حساب سازمان تامین اجتماعی می‌باشند. که در این مقاله توضیحاتی در خصوص حق بیمه، پرداخت بیمه تامین اجتماعی، مراحل بیمه کردن کارمندان، نحوه معرفی کارمند جدید به بیمه و … ارائه شده است.