دلایل اهمیت نرم افزار حسابداری برای فروشگاه و مزایای آن

آیا می‌دانید نرم افزار حسابداری برای فروشگاه کدام مناسب‌تر است؟ نرم افزار حسابداری فروشگاهی که انتخاب کردید چه ویژگی‌هایی دارد؟ از اهداف اصلی هر کسب و کاری از جمله فروشگاه‌­ها افزایش میزان فروش و در نهایت افزایش درآمد است؛ افزایش فروش در صورتی حاصل می­‌شود که یک فروشگاه بتواند در بازار رقابت باقی بماند و از امکانات، ابزارها و نرم افزارهای موجود به درستی استفاده نماید.

یکی از نرم افزارهای پرکاربرد فروشگاه‌­ها، نرم افزار حسابداری فروشگاهی است، با استفاده از نرم افزار حسابداری برای فروشگاه تمامی ورود و خروج کالاها به صورت سیستمی و آنی ثبت شده و همچنین در رابطه با مبلغ فروش فروشنده با اشتباه کمتری مواجه خواهید شد.

نرم فزار حسابداری فروشگاهی چیست؟

در گذشته یادداشت و محاسبه خریدها، فروش‌ها، میزان سود و زیان، موجودی کالا و انبار برای فروشگاه‌­ها امری دشوار و زمان­بر به حساب می­‌آمد؛ اما با پیدایش فناوری­‌های جدید از جمله و طراحی و ساخت نرم افزارهای مختلف، این فرآیند توسط نرم افزار حسابداری فروشگاهی صورت می­‌گیرد.

به عبارت دیگر نرم افزار حسابداری فروشگاهی نرم افزاری است که می‌­تواند فرآیند مربوط به خرید کالا، ورود به انبار، خروج از انبار، فروش، صدور فاکتور، تبلیغات و بازاریابی را ثبت، ذخیره و نگهداری کند که نتیجه این امر در نهایت بررسی میزان سود و زیان فروشگاه خواهد بود.

امکانات مورد نیاز نرم افزار حسابداری برای فروشگاه

در مطالب دوره آموزش نرم افزار حسابداری بیان شد که هر فروشگاهی با توجه به سطح فعالیت، گردش مالی و نوع کالا از نرم افزار حسابداری برای فروشگاه خود استفاده می­‌نمایند.

یک فروشگاه کوچک مانند موبایل فروشی با تعداد کالای کم به یک نرم افزار حسابداری برای فروشگاه موبایل با امکانات کم‌تری نسبت به یک فروشگاه زنجیره‌­ای با نرم افزار حسابداری فروشگاه­‌های زنجیره­ای نیاز دارد.

امکانات کامل مورد نیاز نرم افزار حسابداری برای فروشگاه­‌ های بزرگ که برای فروشگاه­‌های کوچک نیز کارآیی خواهد داشت را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.

نرم افزار حسابداری فروشگاهی باید بتواند دریافت‌ها و پرداخت‌ها را انجام دهد

زیر سیستم ثبت کالا و موجودی انبار

در فروشگاه‌­های بزرگ از جمله فروشگاه­‌های زنجیره‌­ای به علت تعدد کالا و ورود و وجود کاردکس انبار و خروج متناوب آن که دارای انبار کالا هستند، نرم افزار حسابداری مورد استفاده باید دارای زیر سیستم ثبت کالا و موجودی انبار باشد. با استفاده از این زیر سیستم، فروشگاه می­‌تواند نسبت به ثبت ورود و خروج کالا، موجودی انبار اقدام کند.

بخش فروش و صدور فاکتور

فروشگاه‌­های بزرگ از جمله عمده فروشی­‌ها نیاز به نرم افزار حسابداری برای فروشگاه خود دارند که با فروش کالا، واحد فروش بتواند نسبت به صدور فاکتور فروش برای مشتریان خود اقدام کند، به خصوص با راه اندازی سامانه مودیان و اجبار فروشنده­‌ها به صدور فاکتور این زیر سیستم از ضروریات هر نرم افزار حسابداری خواهد بود.

دریافت و پرداخت

نرم افزار دریافت و پرداخت در نرم افزار حسابداری برای فروشگاه، فرآیندهای دریافت و پرداخت را به درستی کنترل کرده و ارائه گزارش‌ از تمامی فرآیندهای مرتبط با وجوه نقد را برای فروشگاه امکان پذیر می­‌کند، به طور کلی با استفاده از این ابزار در نرم افزار حسابداری فروشگاهی کنترل فرآیند وجوه نقد با کم‌ترین زمان ممکن صورت می­‌گیرد.

یکپارچه سازی سخت افزاری برای اتصال به اسکنر و بارکدخوان

در انواع نرم افزار حسابداری فروشگاهی یکی از الزامات اصلی آن امکان اتصال به اسکنر و بارکد خوان است؛ زیرا در بیشتر فروشگاه‌­ها از جمله فروشگاه‌­های زنجیره‌­ای و عمده فروشی­ ها علاوه بر نرم افزار حسابداری فروشگاهی باید از سایر سخت افزارها نیز استفاده شود.

عملیات بانکی

عملیات بانکی مانند دریافت و پرداخت وجه نقد، چک، حواله بانکی، کشیدن کارت، خرج کردن چک­‌های دریافتی و ثبت تخفیف باید در پنجره صورتحساب هر مشتری ثبت و ذخیره گردد، با استفاده از این ابزار که در بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی وجود دارد، مدیریت هرچه بهتر مشتریان امکان پذیر می­‌گردد.

بخش مالیات بر ارزش افزوده

به جز کالاهای معاف از مالیات سایر کالاهایی که مشمول مالیات بر ارزش افزوده هستند، باید شناسایی و در فاکتورهای صادره جهت مشتریان درج گردد؛ اگر مالیات بر ارزش افزوده شناسایی نشود، فروشگاه در پایان دوره مالیاتی با جریمه اداره دارایی مواجه خواهد شد، بنابراین انواع نرم افزار حسابداری برای فروشگاه باید امکان محاسبه و ثبت مالیات بر ارزش افزوده را داشته باشد.

نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای کدام اصناف ضروری است؟

نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای اتحادیه مختلف با توجه به نوع فعالیت آن­‌ها تفاوت­‌هایی با یکدیگر دارند، عمده نرم افزار حسابداری فروشگاهی موجود در بازار با عناوینی مانند نرم افزار حسابداری ابزار و یراق آلات ساختمانی، نرم افزار حسابداری سوپر مارکت‌­ها، نرم افزار حسابداری قنادی و آجیل فروشی شناخته می­‌شوند.

ابزار و یراق آلات ساختمانی

نرم افزار حسابداری صنف ابزار و یراق آلات ساختمانی، علاوه بر امکان معرفی سال مالی، انبارهای متعدد، کاربران متعدد و تعیین سطح دسترسی، ثبت و مدیریت چک‌­ها باید دارای امکاناتی به شرح زیر باشد:

• • طراحی و تنظیم گزارش چاپی
  • امکان اخذ گزارش­ از موجودی انبار و کالای فروخته شده
  • معرفی انواع ابزار با گروه ­بندی و زیر گروه­‌های نامحدود
  • امکان تعریف چند سطح قیمتی با ازای هر کالا
  • امکان صدور پیش فاکتور و فاکتور برای مشتریان
  • جستجوی سریع و آسان کالاها مطابق نام و بارکد
  • امکان نمایش اطلاعات کالا در زمان انتخاب کالا

قنادی و آجیل فروشی

فروشگاه‌­هایی مانند قنادی و آجیل فروشی که در آن محصولات فروش غالبا خوراکی‌های شیرین و قند دار هستند، برای جلوگیری از مشکلات ناشی از محاسبه دستی قیمت کالاهای وزنی، مدیریت مالی و انجام امور حسابداری به استفاده از تجهیزات فروشگاهی از جمله ترازوی دیجیتال، نرم افزارهای حسابداری اقدام کرده‌­اند.

پرکاربردترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای قنادی و آجیل فروشی باید از امکانات زیر برخوردار باشد:

بوتیک و پوشاک

با توجه به پیدایش تکنولوژی و گسترش روز افزون آن، در صورتی که صنفی از نرم افزارحسابداری فروشگاهی متناسب استفاده ننماید، در بازار رقابت نمی‌­تواند باقی بماند، زیرا کار کردن بدون استفاده از سیستم نرم افزار حسابداری، غیر ممکن و طاقت فرسا خواهد بود. نرم افزار حسابداری فروشگاهی مربوط به صنف بوتیک و پوشاک باید از ویژگی‌هایی که در تصویر زیر نام برده‌ایم برخوردار باشد.

نرم افزار حسابداری فروشگاهی بوتیک و پوشاک باید بتواند پوشاک‌های مختلف را در دسته بندی کند

لوازم یدکی

نرم افزار حسابداری برای فروشگاه لوازم یدکی موجب خودکارسازی کسب و کار، ردیابی کالا و موجودی­‌های انبار و مدیریت حساب‌ها می­‌شود، همچنین با استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی یک فروشگاه به راحتی می­‌تواند برای مشتریان خود فاکتور صادر کند.

هایپرمارکت و سوپرمارکت

با توجه به این که سوپر مارکت­‌ها و هایپر مارکت­‌ها روزانه با صدها مشتری در ارتباط هستند و هر مشتری خرید­های مختلفی دارد، باید نرم افزاری باشد که بتواند تمامی مشتریان، خریدها، موجودی انبار و فروش کالا را مدیریت و در کم‌ترین زمان ممکن گزارش مورد نیاز را صادر کند، در همین راستا نرم افزار حسابداری مخصوص هایپر مارکت و سوپرمارکت طراحی و روانه بازار شده است.

فاکتورهای مهم انتخاب نرم افزار حسابداری برای فروشگاهی

نحوه انتخاب نرم افزار حسابداری برای فروشگاه در میان اصناف و فروشگاه‌­های مختلف می­‌تواند متفاوت باشد، شاید گروهی ارزان ترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی را برای کسب و کار خود انتخاب کنند و یا فروشگاهی پرکاربردترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای اصناف مختلف را توصیه نماید.

اما به طور کلی هر فروشگاهی باید از نرم افزار حسابداری یا حسابداری ابری استفاده نماید که متناسب با کار و فعالیت خود باشد و درنهایت بتواند جوابگوی نیاز فروشگاه باشد، به طور کلی موارد زیر را به عنوان راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری فروشگاهی می‌­توان در نظر گرفت:

• • سادگی در پیاده سازی و کار با نرم افزار
  • امکان اخذ گزارش‌­های مفید، کاربردی و دقیق
  • پشتیبانی نرم افزار توسط شرکت ارائه دهنده نرم افزار
  • دقت و سرعت نرم افزار
  • طراحی گرافیکی مناسب

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری برای فروشگاه

نرم افزار حسابداری در کسب و کارهای مختلفی مورد استفاده قرار می‌­گیرد؛ فروشگاه‌­ها نیز با استفاده از این نرم افزار می­‌توانند به صورت دقیق فعالیت­‌های مالی و تجاری خود را ثبت نموده و در نهایت از وضعیت اقتصادی خود مطلع شوند، استفاده نرم افزار حسابداری برای فروشگاه دارای مزایایی فراوانی است. 7 مورد از مزایای نرم افزار حسابداری برای فروشگاه را در ادامه مطالب شرح خواهیم داد.

1. افزایش فروش و سودآوری فروشگاه

هدف نهایی هر کسب وکاری افزایش سود آوری است، برای کسب سود بیشتر باید فروشگاه بتواند فروش بیشتری انجام بدهد. جوابگو بودن به نیاز خریداران با استفاده از سیستم سنتی عملا امکان پذیر نبوده و زمان­بر خواهد بود؛ بنابراین فروشگاه با استفاده از نرم افزار حسابداری می­‌تواند به نیاز مشتریان پاسخ بدهد که نتیجه آن افزایش فروش و سودآوری خواهد بود.

2. طراحی و اجرای تخفیف‌های دوره‌ای برای فروشگاه

یکی از راه­‌های اصول مشتری مداری، افزایش رضایت مشتریان است. برای افزایش فروش و جذب مشتری بیشتر فروشگاه­‌ها می‌­توانند نسبت به طراحی و اجرای تخفیف‌های دوره‌ای برای فروشگاه اقدام کنند، با استفاده از نرم افزار حسابداری برای فروشگاه، می‌­­توانید برای طراحی و اجرای تخفیف‌های دوره‌ای برای فروشگاه برنامه ریزی دقیقی انجام دهید.

3. ارسال پیامک‌های تبلیغاتی به مشتریان

امروزه بازاریابی برای هر کسب و کاری امری انکار ناپذیر است، یکی از روش‌­های بازاریابی ارسال پیامک‌­های تبلیغاتی به مشتریان است.

این پیام تبلیغاتی که می­‌تواند شامل تخفیف دوره‌­ای، فروش کالای جدید، شارژ کالاهای مورد نیاز مشتریان باشد؛ با استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی امکان ارسال پیامک به مشتریان امکان پذیر خواهد بود.

4. مدیریت بهتر انبار و محاسبه موجودی کالا

بخش مهمی از اداره‌ی مجموعه ‌فروشگاه‌ها، مدیریت موجودی انبار است، در صورتی که فروشگاهی اطلاع دقیقی از موجودی خود نداشته باشد، نمی‌­تواند برنامه ریزی دقیقی برای خرید­ها و سفارش­‌های خود داشته باشد، با استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی کارآمد، این امر امکان پذیر می­‌شود.

5. مدیریت بهتر، سریع‌تر و دقیق‌تر چک‌ها

اخذ چک از مشتریان و صدور چک برای فروشندگان عمده کالا توسط فروشگاه­‌ها امری انکار ناپذیر است؛ اما روش سنتی کنترل چک‌­های دریافتی و پرداختی منجر به فراموشی و مفقود شدن چک می­‌شود. با استفاده از نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مدیریت بهتر، سریع­‌تر و دقیق­‌تر چک­‌ها صورت خواهد گرفت.

6. ارائه گزارش‌های قانونی به مراجع

سرمایه­ گذاران، سهامداران و در نهایت اداره مالیات و تامین اجتماعی برای اهداف و مقاصد مشخصی نیاز به گزارش‌­های مختلفی از درآمد، هزینه و عملکرد فروشگاه دارند، تهیه و تنظیم گزارش­‌های مورد نیاز در کمترین زمان ممکن برای فروشگاه امری دشوار خواهد بود؛ اما با استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی این امر امکان پذیر می­‌شود.

7. تهیه گزارش‌های مالی و حسابداری

نرم افزار حسابداری برای فروشگاه (Accounting software for stores) که از قابلیت اتصال به ترازو و دستگاه بارکد خوان برخوردار باشد، به مدیران فروشگاه در تهیه گزارش مالی و حسابداری، به ساده ترین شکل و در سریع ترین زمان ممکن و به صورت سیستمی کمک شایانی می­‌کند.

عوامل موثر بر قیمت نرم افزار حسابداری فروشگاهی

نرم‌ افزار حسابداری فروشگاهی باید دارای ویژگی‌هایی باشد که بتواند جوابگوی نیاز فروشگاه باشد، کیفیت و سطح این ویژگی‌ها، تعداد و نوع آن­‌ها از جمله عوامل موثر در قیمت نرم افزار حسابداری فروشگاهی است، از جمله عواملی که می‌تواند بر قیمت نرم افزار حسابداری فروشگاهی موثر می‌باشد را در تصویر زیر ذکر کرده‌ایم.

عواملی که می‌تواند در قیمت گذاری نرم افزار حسابداری فروشگاهی تاثیرگذار باشند

نتیجه گیری

یکی از ابزارهای اصلی برای پیاده سازی مدیریت حسابداری استفاده از نرم افزار حسابداری برای فروشگاه است، با استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی امکان تعریف کالا، تعیین سطح دسترسی کاربران، کنترل موجودی و اخذ گزارش مالی به وجود می­‌آید.

در مقاله‌ای که خواندید شما را با امکانات و ویژگی‌های نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی آشنا کردیم، تا بتوانید انتخابی مناسب برای فروشگاه خود داشته باشید، در انتها اگر سوالی دارید می‌توانید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید تا پشتیبانان در اسرع وقت پاسخ دهند.