حسابداری خزانه داری چگونه فرآیندی دارد؟ امروزه هماهنگی امور مالی کشور و تعیین خط مشی سیاست‌های مالی دولت، بر عهده سازمانی تحت عنوان خزانه داری کل می‌باشد، خزانه داری کل در هر کشور مطابق با سیاست‌ها و امور اقتصادی آن کشور وظایف مختلفی دارد.
به طور کلی می‌توان گفت هر سازمان کوچک یا بزرگی که با اموری مثل دریافت و پرداخت سروکار دارد با حسابداری خزانه داری در ارتباط است و به آن نیاز دارد، در مقاله پیش رو قصد داریم ضمن توضیح خزانه داری، نرم افزار حسابداری مربوط به آن را به صورت نرم افزاری و حسابداری ابری معرفی کنیم.
در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:
خزانه داری چیست؟
در پاسخ به این سوال که خزانه داری چیست باید گفت، خزانه داری به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که در آن نگهداری و سازماندهی سرمایه‌های نقدی صورت می‌گیرد، این سرمایه می‌تواند شامل وجوه نقد، چک‌های دریافتی، دسته چک، اوراق بهادار، شمش طلا، سکه باشد.
خزانه داری همچنین یکی از زیر مجموعه‌های رشته حسابداری می‌باشد، حسابداری خزانه داری فعالیت‌هایی مثل واریز، برداشت و انتقال وجه را در بر می‌گیرد.
فرآیند خزانه داری چگونه انجام می شود؟
در این بخش برای آشنایی با حسابداری خزانه داری این‌که فرآیند خزانه داری چگونه انجام می‌شود، به ارائه فلوچارت خزانه داری در دو قسمت ثبت اسناد دریافتنی و ثبت اسناد پرداختنی پرداخته‌ایم، همچنین در ادامه و سایر بخش‌های این مطلب به روند و ثبت‌های حسابداری خزانه داری نیز می‌پردازیم که در تصویر زیر به فلوچارت اشاره نموده‌ایم.
حالت‌های ثبت اسناد پرداختنی و دریافتنی در خزانه داری
آشنایی با مهم ترین اصطلاحات خزانه داری
در خزانه داری نیز اصطلاحاتی وجود دارد که هر کسی معانی آن‌ها را نمی‌داند و باید با مطالعه و کسب تجربه آن‌ها را آموخت، در ادامه اصطلاحات خزانه داری را توضیح داده‌ایم که شامل موارد زیر می‌باشد:
-
- واگذار به غیر: در صورتی که اسناد دریافتنی مثل چک به شخصی دیگر واگذار شود.
- واگذار به بانک: زمانی که برگ چکی به بانک تحویل داده شود تا پس از وصول مبلغ سند را به حسابی واریز نماید.
- واخواست: به برگشت اسناد از بانک یا اشخاص ثالث به دلیل عدم وصول آن‌ها (اعم از کسر موجودی و نقص امضا) واخواست گفته می‌شود.
- استرداد: اصطلاحاً عودت و بازگرداندن یک سند به صادرکننده یا پرداخت کننده، استرداد نامیده می‌شود.
- برگشت: اگر سندی در تاریخ سررسید خود بنا به دلایلی قابل وصول نباشد، برگشت داده خواهد شد، از دلایل عدم وصول چک می‌توان به کسر موجودی، کسر امضا و یا مخدوش بودن سند اشاره کرد.
- اسناد خزانه: اسناد خزانه داری اساسی‌ترین ابزار بازار پول به منظور اعمال سیاست پولی است.
این اسناد اوراق بهاداری می‌باشند که فروش آن‌ها توسط دولت برای تأمین نیازهای مالی و پرداخت بدهی‌های خود انجام می‌شود، البته باید توجه کرد که اسناد خزانه کوپن بهره نیستند. به یاد داشتن ثبت اسناد خزانه داری باعث می‌شود که در این امور کم‌تر دچار اشتباه شوید.
-
- اسناد خزانه اسلامی: اسناد خزانه اسلامی به اوراق بهادار با نامی گفته می‌شود که دولت آن‌ها را به منظور تامین بدهی‌های خود برای طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای با قیمت اسمی و سررسید معین به طلبکاران غیر دولتی واگذار می‌کند.
- حواله در حسابداری خزانه داری: در حال حاضر با پیشرفت تکنولوژی، سازمان‌ها و شرکت‌ها برای پرداخت وجه کالا و سایر خدمات از پول نقد استفاده نمی‌کنند، بلکه هزینه آن را به صورت حواله از حساب خود به حسابی دیگر انتقال می‌دهند.
- مدیریت اسناد در حسابداری خزانه: یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در حسابداری خزانه داری مدیریت اسناد است.
این بخش اموری مثل نگهداری و طبقه بندی اسناد مالی، چک‌ها، ضمانت نامه‌ها، ارائه اسناد و چک‌های برگشتی به حسابداری برای انجام پیگیری‌های لازم و همچنین پشتیبانی از کلیه اسناد و اطلاعات خزانه را شامل می‌شود.
کنترل های داخلی خزانه داری چیست؟
کنترل‌های داخلی خزانه داری یا سیاست‌ها و روش‌های مربوط به خزانه داری به تفاوت میان دایره خزانه داری و دایره حسابداری می‌پردازد. طبق کنترل‌های داخلی خزانه داری، تعریف خزانه داری و حسابداری به شرح زیر است:
- خزانه داری تحت نظر خزانه دار مسئول عملیات پولی و نگهداری دارایی‌های سیال است، فعالیت‌های خزانه داری، برنامه‌ریزی نیاز آتی به وجوه نقد و سیاست‌های اعتباری فروش‌های نسیه و برنامه‌ریزی برای تأمین منابع مالی کوتاه مدت و بلند مدت شرکت را در بر می‌گیرد.
همچنین خزانه‌داری مسئول نگهداری موجودی‌های بانکی و سایر دارایی‌های سیال سرمایه‌گذاری وجوه نقد اضافی، وصول دریافت‌های نقدی و پرداخت‌های نقدی است.
- حسابداری در رابطه با فعالیت‌های مالی، معاملات را ثبت می‌کند ولی با دارایی‌های پولی سر وکار ندارد. مدارک حسابداری مسئولیت حسابرسی در خصوص دارایی‌ها و همچنین اطلاعات لازم برای تهیه گزارشات مالی جهت تنظیم اظهارنامه مالیاتی و تصمیم‌گیری دوباره امور اجرایی روزمره را فراهم می‌آورد.
دایره حسابداری از لحاظ کنترل‌های داخلی تهیه کننده مدارک مستقلی است که مقادیر دارایی‌ها و نتایج عملیات با آن تطابق داده می‌شود.
خزانه دار کیست؟
برای پاسخ به این سوال که خزانه دار کیست باید گفت، خزانه دار فرد معتمدی است که عملیات مالی کسب و کارها و سرمایه‌های نقدی به او سپرده می‌شود، در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ خزانه‌دارها از بین حسابداران سازمان یا شرکت انتخاب می‌شوند و مسئولیت خزانه و امور مربوط به آن را بر عهده می‌گیرند.
بنابراین افراد متفرقه به عنوان خزانه دار انتخاب نمی‌شوند. حسابدار خزانه باید اسناد، ضمانت نامه‌ها، چک‌ها، اسناد مالی را طبقه بندی نموده و در کنار نرم‌افزار حسابداری و اکسل حسابداری از دفتر صندوق نیز استفاده کند، همچنین باید گزارش صندوق، چک‌های دریافتی، پرداختی و برگشتی، حساب‌های بانک را در صورت نیاز از طریق نرم افزار دریافت و پرداخت به شرکت ارائه دهد.
شرح وظایف حسابدار خزانه داری چیست؟
وظایف حسابدار خزانه داری در هر سازمان و شرکت با توجه به نیازها و دیدگاه مدیران مالی، متفاوت است؛ اما به طور کلی مهم‌ترین وظایف حسابدار خزانه داری، وظایفی هستند که در تصویر زیر به آن‌ها اشاره نموده‌ایم.
چند مورد از وظایفی که خزانه دار برعهده دارد
از دیگر وظایفی که می‌توانیم برای حسابدار خزانه داری، نام ببریم شامل موارد زیر می‌باشد:
-
- ارائه گزارش‌های مالی مثل نقدینگی صندوق‌ها، چک‌های دریافتی و پرداختی، چک‌های معوقه و برگشتی، ضمانت نامه‌ها و راس گیری چک براساس آیین نامه به مدیران شرکت.
- اطمینان از صحت ضمانت‌های دریافتی
- جلوگیری از جا به جایی در نوبت پرداخت‌ها
- اطلاع رسانی به مدیریت در صورت تخلفات و حرکات مشکوک پرسنل خزانه
حسابداری خزانه داری چگونه انجام می شود؟
امروزه مدیریت و کنترل وجوه نقد، اسناد مالی، اسناد خزانه، صورت‌های مالی، مدیریت جریان نقدینگی و به طور کلی حسابداری خزانه داری به یکی از مسائل بااهمیت و مهم برای مدیران تبدیل شده است، با توجه به اهمیت این موضوع و همچنین تنوع موجود در دریافت‌ها و پرداخت‌ها، نیاز به نرم افزارهای حسابداری ویژه در این زمینه احساس می‌شود.
این نرم افزارها در واقع کلیه ثبت های حسابداری خزانه داری را به صورت خودکار انجام می‌دهند و با قابلیت‌های متنوع، پاسخگوی نیاز انواع سازمان‌ها و شرکت‌ها از جمله شرکت‌های اتحادیه بازرگانی، تولیدی و خدماتی هستند، البته در ادامه این مطلب به چگونگی و انواع ثبت حسابداری خزانه داری می‌پردازیم.
ثبت های حسابداری خزانه داری
در این بخش به صورت مجزا نحوه ثبت های حسابداری خزانه داری در اسناد دریافتنی و پرداختنی را توضیح خواهیم داد که شامل بخش‌ها و حالت‌های متفاوتی است. در زمان صدور چک باید ثبت‌های تصویر زیر را در دفاتر و یا نرم افزار انجام دهیم.
دو نمونه از ثبت های خزانه داری در زمان اسناد پرداختنی و وجه نقد
در زمان سند وصول اسناد پرداختنی باید چه ثبتی انجام دهیم؟ هنگام وصول چک، اسناد پرداختنی بدهکار و حساب بانک پرداخت کننده بستانکار می شود و در صورتی که چک برگشت بخورد این مرحله ثبت می‌گردد و ثبت سند آن درست برعکس پرداخت چک می باشد.
ثبت این سند در حسابداری بر عکس سند پرداختنی است و جهت دریافت اصل چک نوع بانک، دریافت کننده و این که چک در کدام صندوق قرار گرفته است، باید مشخص شود. شخص یا حساب دریافت کننده چک بستانکار و حساب پرداختنی بدهکار می‌گردد. در زمان دزیافت و خرج کردن چک باید ثبت‌های تصویر زیر را انجام دهیم.
ثبت حسابداری در زمان دریافت چک
ثبتی دیگر نیز وجود دارد که در زمان برگشت و واگذاری چک در دفاتر انجام می‌شود. در تصویر زیر این ثبت‌ها را شرح داده‌ایم.
ثبت‌های حسابداری واگذاری و یا برگشت چک
در زمان وصول چک، ثبت سند حسابداری جدول زیر را در دفتر انجام می‌دهیم:
| نام حساب | بدهکار | بستانکار |
| بانک | *** | |
| اسناد در جریان وصول | *** |
ثبت حسابداری اسناد خزانه در دفاتر پیمانکار
در دفاتر پیمانکار چه ثبت‌هایی زده می‌شود؟ زمانی که قصد داریم ثبت‌های اسناد خزانه را انجام دهیم، در دفاتر پیمانکار ثبت‌های عکس زیر را باید انجام دهیم.
چند نمونه از ثبت‌های دفاتر پیمانکار
در خزانه داری افراد با اوراق و سهام سروکار دارند که این اوراق با دو حالت روبه رو می‌باشد، گاهی سود دارد و گاهی نیز زیان، در تصویر زیر ثبت حسابداری هر دو حالت را شرح داده‌ایم.
ثبت حسابداری اوراق با سود و زیان
خزانه داری بانک
در حسابداری خزانه داری و یا هر یک از زیرشاخه‌های حسابداری برای آن که بتوانید ثبت‌ها را درست انجام دهید، باید با ماهیت حساب‌ها آشنا باشید.
مدیریت خزانه یا خزانه داری بانک به مسئولیت مدیریت حساب‌های بانکی سازمان و نظارت بر پول‌های دریافتی و پرداختی سازمان در حساب‌های بانکی مربوطه، اشاره می‌کند.
ثبت حسابداری خزانه داری
ثبت اسناد و کنترل مغایرت گیری آن‌ها، دریافت و پرداخت وجوه و سایر عملیات به عهده خزانه دار است، اسناد خزانه داری و به طور کلی ثبت های حسابداری خزانه داری، می‌تواند در بررسی سودآوری سازمان، توان سازمان جهت ایجاد و افزایش وجه نقد و در نتیجه تشخیص کیفیت سود کسب شده توسط سازمان، به استفاده‌کنندگان صورت‌های مالی کمک کند.
قبل‌تر ثبت حسابداری خزانه داری در مورد اسناد دریافتنی و پرداختنی و ثبت اسناد در دفاتر پیمانکار را توضیح دادیم در ادامه نیز با ثبت‌های دیگر در این خصوص آشنا می‌شویم.
ثبت حسابداری حفظ قدرت خرید اسناد خزانه
کارفرمایان دولتی چند سالی است بابت بدهی خود به بخش خصوصی اوراق خزانه اسلامی ارائه می‌دهند، در واقع دولت متعهد پرداخت اسناد خزانه است و معمولاً این اسناد خزانه با درصدی سود به بخش خصوصی واگذار می‌شوند. برای حفظ قدرت اسناد خزانه ثبت تصویر زیر را انجام می‌دهیم.
ثبتی از حفظ قدرت خرید اسناد
طبق قانون بودجه سنواتی سود اوراق خزانه اسلامی، شامل معافیت مالیاتی می‌باشد، پس باید در اظهارنامه عملکرد سود اوراق خزانه (درآمد اوراق خزانه اسلامی) در جدول درآمدهای معاف وارد شود تا مالیاتی به آن تعلق نگیرد.
اهمیت حسابداری خزانه داری در ایران
امروزه در ایران اغلب بنگاه‌های اقتصادی به دلیل پیچیدگی عملیات‌های نقدی و غیر نقدی، سازماندهی و مدیریت آن‌ها و همچنین ضرورت پاسخگویی به سهامداران و شرکای تجاری بیش از قبل به وجود سیستم خزانه داری اهمیت می‌دهند، در این بخش به چند مزایای حسابداری خزانه داری اشاره می‌کنیم که نقش بسیاری در بالا بردن اهمیت آن دارند وشامل موارد زیر هستند:
-
- انجام تمام عملیات‌های مالی از قبیل صدور سند، ایجاد، اصلاح و غیره به صورت خودکار
- بروز نگه داشتن اطلاعات بانک‌ها و صندوق‌ها
- مدیریت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
- ارائه گزارش‌های مختلف مالی از جمله گزارش موجودی صندوق، گزارش ریز دریافت‌ها و پرداخت‌ها، همچنین گزارش موازنه منابع و مصارف
- امکان تغییر وضعیت اسناد قابل دریافت در حالت‌های مختلف وصول شده، وصول نشده، در جریان وصول، برگشتی، واگذار و یا نقد شده
- تغییر وضعیت اسناد قابل پرداخت در حالت‌های مختلف پاس شده، پاس نشده و یا عودت یافته
نقش واحد خزانه داری در سازمان ها چیست؟
نقش واحد خزانه داری در سازمان‌ها شامل موارد ذکر شده در ادامه مقاله می‌باشد:
-
- پیش بینی نقدی
- مدیریت سرمایه در گردش
- مدیریت نقدینگی
- مدیریت سرمایه‌گذاری
- مدیریت ریسک
- ایجاد روابط مطلوب بانک و سرمایه‌گذاری
نحوه انجام حسابداری خزانه در نرم افزار حسابداری چگونه است؟
بکارگیری نرم افزار حسابداری در حسابداری خزانه داری موجب دقت و شفافیت بالا در مدیریت سیستم خزانه و جریان نقدینگی شرکت خواهد شد، تمامی عملیات مربوط به دریافت‌ها و پرداخت‌ها، موجودی بانک، دفتر بانک و تهیه لیست مغایرت بانكی و در نهایت كنترل هوشمند تاریخ‌ها و صدور انواع سند در این سیستم به صورت اتوماتیک انجام می‌شود.
از جمله کارهایی که توسط سیستم حسابداری خزانه انجام می‌شود، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- صدور سند دریافت و پرداخت
- درخواست صدور چک جهت خرید
- انتقال چک‌های دریافتی بابت فروش
- انتقال اطلاعات مشتریان
- تهیه گزارشات
- جستجوی پیشرفته
نمونه گزارش خزانه داری
یک حسابدار خزانه باید گزارش صندوق، چک‌های دریافتی و پرداختی، چک‌های معوقه، چک‌های برگشتی، حساب بانک‌ها، ضمانت نامه‌ها و هرنوع گزارش دیگر را بر طبق آیین نامه ارائه دهد و همچنین صورت مغایرت بانکی را بر اساس آیین نامه تهیه و تنظیم کند. نمونه گزارش خزانه داری که توسط نرم افزار حسابداری خزانه داری ارائه می‌شود به شکل تصویر زیر می‌باشد.
تصویری از گزارش خزانه داری
نتیجه گیری
حسابداری خزانه داری به عنوان بخشی از حسابداری مالی مسئولیت ثبت و پیگیری تمام تراکنش‌های مالی و نقدی سازمان را بر عهده دارد و هدف اصلی آن، اطمینان از صحت و کارآمدی تراکنش‌ها و نظارت بر جریان نقدینگی در سازمان است و حسابدار خزانه باید اسناد، ضمانت نامه‌ها، چک‌ها، اسناد مالی را طبقه بندی نماید.
در این مطلب ما به شرح جامعی از خزانه داری و همچنین چگونگی ایجاد ثبت های حسابداری خزانه داری پرداختیم که امروزه اغلب با نرم افزارهای مربوطه انجام می‌شوند، علاوه بر آن با مزایا، کاربردها و اصطلاحات خزانه داری آشنا شدیم و در آخر شما عزیزان می‌توانید سوالات و نظرات خود را از طریق ثبت دیدگاه با ما در میان بگذارید.
فرداد
فرداد
فرداد
فرداد
فرداد
۰۲۱-۴۳۰۲۷
۰۹۱۲۸۸۸۵۹۰۱
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.