شرح وظایف حسابدار

شرح وظایف حسابدار – وظایف و مسئولیت های حسابدار چیست

آیا وقتی پشت میز خود می نشینید با تعداد زیادی رسید و صورتهای بانکی کلافه کننده رو به رو می شوید؟

اگر می خواهید قبل از پایان مهلت تشکیل پرونده مالیاتی همه گزارشات و صورت های مالی خود را آماده کرده و یا با تحلیل داده های حسابداری، گزارش و اطلاعات مالی اصولی و به موقعی داشته باشید، بهتر است اقدام به استخدام حسابدار کنید. البته خودتان هم می توانید به عنوان مدیر دست به کار شوید.

در هر حال آشنایی با شرح وظایف حسابدار می تواند به شما در این تصمیم کمک کند.

شما می توانید با مطالعه مقاله شرح وظایف و مسئولیت های حسابدار، با شرح وظایف حرفه حسابدار آشنا بشوید. قدم به قدم در خواهیم یافت  که یک حسابدار موظف است به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه چه کارهایی را انجام دهد و نکاتی را برای انجام بهتر وظایف حسابداری شرح خواهیم داد.

در ادامه شما را با وظایف حسابداران تولیدی، پیمانکاری، بازرگانی و خدماتی آشنا، و اطلاعات مورد نیاز در مورد ابزار کار حسابدار را شرح خواهیم داد.

خواندن مقاله شرح وظایف حسابدار را به چه کسانی پیشنهاد می کنیم؟
  • مدیران کسب و کارهای کوچک و متوسط
  • حسابداران کم تجربه
  • دانشجویانی که به تازگی فارغ التحصیل شده اند
  • متقاضیان فعالیت در حرفه حسابداری

حسابدار کیست؟

حسابدار بودن در دنیای امروز به معنای داشتن توانایی همکاری و برقراری ارتباط با افراد دیگر و همچنین داشتن مهارت های عالی حسابداری و حل مسئله است.

حسابدار شخصی است که به نمایندگی از یک سازمان، معاملات تجاری را ثبت و عملکرد شرکت را به مدیریت گزارش می دهد.

در حقیقت حسابدار بر جریان پولی کسب و کار یا سازمان نظارت و آن را ثبت می کند. در حرفه حسابداری وظایف و مسئولیت حسابدار بسیار متنوع تر از آن چیزی است که فکر می کنید.

در زیر به چندین نمونه از انواع معاملات که در آن حسابدار ممکن است درگیر شود و جزء مسئولیت حسابدار محسوب می شود اشاره شده است:

  • صدور فاکتور به مشتری، که شامل ثبت فروش و حساب دریافتنی آن است.
  • دریافت فاکتور از یک تأمین کننده، که شامل ثبت هزینه یا دارایی و یک حساب قابل پرداخت است.
  • صدور یا پرداخت دستمزد به کارمند که شامل ثبت هزینه و خروج پول نقد است.

علاوه بر ثبت معاملات، وظایف حسابدار تهیه گزارش های متعددی به شرح زیر است:

  • صورتهای مالی برای صاحبان و یا اپراتورهای یک تجارت و همچنین وام دهندگان و سایر طلبکاران صادر می شود. صورتهای مالی شامل صورت سود، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقدی است.
  • گزارش های مدیریتی به تیم مدیریت صادر می شود. گزارش ها متناسب با نیازهای هر فرد است و ممکن است مباحثی از جمله فروش برخی از خطوط تولید، بررسی واریانس هزینه ها، بازده فروش و تجزیه و تحلیل میزان اضافه کاری را در بر داشته باشد.
  • گزارش مالیات برای چندین نهاد دولتی صادر می شود. گزارش ها، جزئیات مربوط به مبالغ پرداخت شده برای مالیات بر درآمد، مالیات بر دارایی، مالیات فروش و موارد دیگر را ارائه می دهند.

رده های شغلی و چارت سازمانی حسابداری

پیدا کردن شغل در زمینه حسابداری یک تصمیم هوشمندانه است که همیشه مورد تقاضا خواهد بود و حسابدار می تواند در این شغل رشد کند.

اطلاع از رده های شغلی حسابداری می تواند به حسابدار کمک کند تا مسیر شغلی خود را بهتر انتخاب و برای پیشرفت برنامه ریزی کند.

چارت سازمانی وظایف حسابداری

اطلاع از چارت سازمانی وظایف حسابداری در مسیر پیشرفت شغلی به حسابدار کمک می کند

همچنین از آنجایی که هر کدام از رده های چارت سازمانی حسابداری ممکن است مسئولیت حسابدار را تحت شعاع قرار دهد، بنابراین در ادامه به معرفی پست های مالی در سازمان و میزان تحصیلاتی که معمولاً کارفرمایان مد نظر دارند، اشاره خواهیم کرد:

عنوان شغلیمیزان تحصیلات
کمک حسابدارفوق دیپلم یا لیسانس حسابداری
حسابدارلیسانس حسابداری
حسابدار مالیلیسانس حسابداری
حسابدار صنعتیلیسانس حسابداری
حسابدار فروشلیسانس حسابداری
حسابدار انبارلیسانس حسابداری
حسابدار ارشدلیسانس یا فوق لیسانس حسابداری
رئیس حسابداریلیسانس یا فوق لیسانس حسابداری
مدیر مالیفوق لیسانس حسابداری
معاونت اداری و مالیفوق لیسانس یا دکترا حسابداری
حسابرس داخلیفوق یا لیسانس حسابداری
سرپرست حسابرسیفوق یا لیسانس حسابداری
مدیر حسابرسی داخلیفوق یا لیسانس حسابداری

کمک حسابدار کیست؟

در سال های اخیر سمت کمک حسابدار توجه دانش آموختگان رشته حسابداری را جهت ورود به بازار کار به خود جلب کرده است.

دانشجویان و فارغ التحصیلان رشته حسابداری به دلیل عدم مهارت و تجربه کافی در زمینه حسابداری، عموماً در شرکت ها به عنوان کمک حسابدار تجربه کسب می کنند.

اشخاصی که به عنوان کمک حسابدار مشغول به کار می شوند ممکن است در ابتدا حقوقی دریافت نکنند، ولی می توانند امیدوار باشند که با کسب تجربه و مهارت و همچنین انجام وظایف خود به عنوان کمک حسابدار، به درجات شغلی بالاتری برسند.

شرح وظایف کمک حسابدار چیست؟

معمولا به دلیل عدم مهارت و تجربه کاری کمک حسابدار، در ابتدای کار به او کارهای ساده تر حسابداری واگذار می شود. همچنین وظایف کمک حسابدار در شرکت های مختلف ممکن است متفاوت باشد.

به طور مثال در یک فروشگاه کوچک یا تازه تاسیس یک کمک حسابدار پاره وقت می تواند انجام امور مالی ساده را در دست بگیرد.

اما در یک شرکت بزرگ مطمئناً کمک حسابدار وظایف گسترده تری نسبت به وظایف حسابدار با تجربه دارد.

برخی از وظایف کمک حسابدار به شرح زیر است:

  • رزومه سازی و مستندسازی
  • وارد کردن اطلاعات و ثبت اسناد حسابداری
  • همکاری با حسابدار به منظور محاسبات ماهانه حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و غیره
  • کنترل و بایگانی اسناد حسابداری
  • پیگیری برخی امور مالیاتی و بیمه تامین اجتماعی

مهارت های مورد نیاز یک حسابدار

حسابداری شامل طیف گسترده ای از مسئولیت ها و وظایف است. حسابداران ممکن است دارای ویژگی های کلیدی مانند توجه به جزئیات، مهارت های مالی قوی و درک روشن از اخلاق تجاری باشند، اما این حرفه دارای چندین تخصص مختلف است. این موارد شامل مهارت تهیه اظهارنامه مالیاتی، تحقیق در مورد کلاهبرداری مالی و غیره است.

اگر می خواهید به عنوان یک حسابدار وظایف خودتان را به نحو احسنت انجام دهید و رضایت شغلی و موفقیت کسب کنید، باید بیشترین مهارت های حسابداری را برای انجام بهتر انواع مسئولیت حسابدار داشته باشید.

در ادامه به 4 مهارت پایه ای و اساسی پیشرفت در حرفه حسابداری که باعث انجام بهتر وظایف حسابدار می شود، اشاره خواهیم کرد.

  1. مهارت کار با اکسل

علیرغم شرکت هایی که با طیف گسترده ای از ابزارهای نرم افزاری در حال کار هستند، برنامه اکسل همچنان به دلیل سهولت استفاده و ماهیت انعطاف پذیر و مستحکم، برنامه ای کاربردی برای بسیاری از حسابداران است.

مهارت کار با اکسل

مهارت کار با اکسل برای بسیاری از حسابداران مهم است

    پتانسیل برنامه اکسل تقریباً بی حد و مرز است و با ایجاد هزاران فرمول بی نظیر و انجام کارهای بی شمار متناسب با نیاز کاربر، مورد استفاده بسیاری از کاربران سیستم مالی و اداری سازمان ها است.

    بنابراین حسابدار باید تا حد امکان در مورد قابلیت های اکسل اطلاعات و مهارت داشته باشد.

    1. مهارت ارتباطی

    به عنوان یک متخصص حسابداری بسیار خوب است که با طیف گسترده ای از همکاران یا مشتریان ارتباط برقرار کنید. افرادی که با آنها صحبت می کنید ممکن است به اندازه کافی مانند شما از اعداد و حسابداری اطلاعات نداشته باشند.

    بنابراین چه از طریق مکالمات تلفنی چه با ایمیل و جلسات حضوری با بخش های دیگر ارتباط برقرار کنید، انتقال اطلاعات به صورت واضح و مختصر نشان از اعتبار و حرفه ای بودن شما در کنار انجام بهتر لیست وظایف حسابدار خواهد بود.

    1. مهارت تحلیلی

    یکی از مهمترین مهارت های حسابدار، توانایی تفسیر داده های مالی، تجزیه و تحلیل و تعامل بین آن اطلاعات با بخش های مختلف سازمان است.

    حسابدار باید بتواند اطلاعات را به صورت عینی تحلیل کند تا چالش های پیش روی سازمان را شناسایی کند و سپس از یک رویکرد یکپارچه برای تهیه راه حل های موثر برای رفع آن استفاده کند.

    1. مهارت مدیریت زمان

    اغلب حسابداران برای چندین مشتری کار می کنند و همزمان ممکن است بر روی چند پروژه مالی دیگر نیز کار کنند. حسابدار باید با داشتن مهارت مدیریت زمان بتواند ساعت هایی را به انجام پروژه مالی و ساعت های را نیز به انجام کارهای حسابداری مشتریان خود اختصاص بدهد.

    بنابراین مدیریت زمان باید به بهترین شکل انجام شود و بسیار مهم است که کار را در بازه زمانی اختصاص یافته تکمیل کنید.

    شرح وظایف و مسئولیت های حسابدار چیست؟

    یکی از وظایف اولیه حرفه حسابداری (Accountant Duties)، بررسی صحت کلیه معاملات است.

    مسئولیت حسابدار این است که از قانونی بودن و پیروی تمام معاملات از کلیه دستورالعمل های سازمان مالیاتی و حسابرسی اطمینان حاصل کند. ممکن است حسابدار برای تهیه اظهارنامه مالیاتی یک شرکت به صورت قراردادی کار کند و یا تصمیم داشته باشد به صورت خصوصی با شخص یا شرکتی به عنوان مشاور مالی همکاری کند و در تصمیمات مالی یا سایر موارد مرتبط به آنها کمک کند.

    نکته مهم

    در پاسخ به این سوال که شرح وظایف پرسنل مالی چیست و حسابدار چه کاری انجام می دهد می توان گفت، وظایف حسابدار به حوزه کار حسابداری بستگی دارد.

     

    شرح وظایف حسابدار

    از وظایف حسابداران کمک و مشاوره به مدیربت و تیم اجرایی است.

     

    به عنوان نمونه، حسابداران دولتی تنها در موسسات دولتی فعالیت می کنند، حسابداران مدیریت نیز اغلب به تیم های اجرایی کمک و مشاوره می دهند و حسابداران عمومی به عموم کسب و کارها خدمت رسانی می کنند.

    موارد زیر برخی از انواع مسئولیت حسابدار است:

    • تهیه و پردازش حقوق و دستمزد ماهیانه
    • تعامل با حسابرسان داخلی و خارجی شرکت
    • تهیه و بررسی هزینه ها، بودجه ها، درآمد، هزینه، فاکتور و سابر اسناد حسابداری
    • آماده سازی صورت های سود و زیان و گزارشات ماهانه حسابداری
    • تجزیه و تحلیل روند درآمد و هزینه
    • جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی برای تهیه گزارش اظهارنامه مالیاتی

    شرح وظایف روزانه حسابدار 

    حسابداران در فرآیند مدیریت مالی و تجاری، از جایگاه بسیار مهمی برخوردار هستند. زیرا این افراد چه در حوزه خدماتی یا پیمانکاری و چه در حوزه بازرگانی و تولیدی فعالیت کنند، سوابق مالی یک کسب و کار را مورد بررسی قرار می دهند.

    اما از آنجایی که مسئولیت حسابدار با توجه به حوزه کسب و کار و یا کوچک و بزرگ بودن شرکت متفاوت است، هر حسابدار ممکن است وظایف کاری مختلفی در روز داشته باشد.

    نکته مهم

    در مشاغل کوچک صنایع تولیدی، خدماتی، پیمانکاری و بازرگانی وظیفه اصلی حسابدار نگهداری سوابق مالی و داده های جریان وجوه نقد برای مشتریان است.

    حسابداران به صاحبان مشاغل کمک می کنند نقاط قوت مالی شرکت و حوزه هایی که نیاز به پیشرفت دارند را شناسایی کنند و برای پیشرفت مالی آنان برنامه ریزی کنند.

    با این حال برای موفقیت شغلی، انجام یک سری وظایف حسابدار به شکل روزانه ضروری است.

    وظایف روزانه حسابدار

    لزوم انجام وظایف روزانه حسابدار موجب یشرفت مالی شرکت ها می شود.

    از جمله وظایف و مسئولیت های روزانه حسابدار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

    • بررسی صورت های مالی و تطبیق آنها با داده ها و اسناد مالی ورودی
    • بررسی هزینه هایی که توسط کارمندان ارسال شده
    • بررسی حساب های دریافتی و پرداختی
    • تهیه گزارشات مالی با توجه به صحت اطلاعات شرکت
    • تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده جهت صحت وضعیت سلامت مالی شرکت
    • تجزیه و تحلیل داده ها برای درک وضعیت تولید و درآمد
    • بررسی مهارت های کار با سیستم های مالی و گذراندن دوره های آموزش نرم افزار حسابداری
    • تهیه و تولید گزارش های مالی مشخص کننده سود سهام

    انواع وظایف یک حسابدار در شرکت

    یک حسابدار می تواند نقش ها و وظایف مختلفی از جمله مدیریت و تجزیه و تحلیل اطلاعات گردآوری شده را بر عهده داشته باشد.

    در حالی که یک حسابدار ممکن است در یک شرکت کوچک وظیفه انجام و مدیریت کلیه امور مالی را بر عهده دارد، همان وظایف در یک شرکت بزرگ تر ممکن است توسط چندین حسابدار و به این صورت که هر حسابدار مسئول انجام یک حوزه مدیریت مالی باشد به صورت تخصصی تر انجام شود.

    بنابراین شما به عنوان حسابدار و حتی مدیر کسب و کار کوچک می توانید انتظار داشته باشید که با توجه به نوع حوزه فعالیت کسب و کارتان، مسئولیت حسابدار کمی متفاوت باشد.

     وظایف حسابدار در شرکت تولیدی

    در شرح مسئولیت حسابدار شرکت تولیدی، حسابدار موظف است جریان موجودی کالا،FIFO  و LIFO را بررسی و تحلیل کند. حتی ممکن است موظف باشد سود موجود در هر محصول یا هر کانال توزیع، هر مشتری، هر خط محصول و غیره را ردیابی کند.

    حسابدار در شرکت تولیدی، با جمع آوری اطلاعات وضعیت مالی فعلی شرکت را به طور خلاصه گزارش می دهد. تهیه ترازنامه، صورت سود و زیان و گزارش های دیگر از جمله وظایف یک حسابدار شرکت تولیدی است.

    حسابدار معاملات مالی را با اسناد حسابرسی اثبات می کند. با تهیه و توصیه رویه ها، کنترل های لازم حسابداری تولید را حفظ می کند.

    وظایف حسابدار در شرکت خدماتی

    یک شرکت خدماتی با ارائه خدمات به جای فروش محصولات فیزیکی، درآمد کسب می کند. یک مثال خوب از شرکت خدماتی، یک شرکت حسابداری است که با تهیه اظهارنامه مالیات بر درآمد، انجام خدمات حسابرسی و دارایی و حتی انجام کارهای حسابداری درآمد کسب می کنند.

    بخشی از شرح وظایف حسابدار شرکت خدماتی نیز به صورت زیر است:

    • نگهداری و به روز رسانی سوابق دارایی ثابت
    • تهیه و بررسی بودجه ها، درآمد، هزینه ها، ورودی حقوق و دستمزد و سایر اسناد حسابداری
    • تجزیه و تحلیل روند درآمد و هزینه و توصیه سطح بودجه مناسب و اطمینان از کنترل هزینه ها
    • صدور و ثبت اسناد دریافت و پرداخت های نقدی

    وظایف حسابدار در شرکت بازرگانی

    فعالیت اصلی شرکت های بازرگانی  خرید کالا از یک تامین کننده و فروش آن به مصرف کننده بدون تغییر کالا است و حسابدار شرکت بازرگانی موظف است مسئولیت اموری همچون رعایت الزامات قانون مالیات مستقیم، قانون مالیات بر ارزش افزوده، گزارش صورت معاملات فصلی و تعریف گزارشات نقدینگی را در شرح وظایف خود در نظر بگیرد.

    بخشی از شرح وظایف حسابدار شرکت بازرگانی شامل موارد زیر است:

    • ثبت اسناد هزینه و درآمد بر اساس فاکتور فروش
    • تهیه صورت حساب گردش نقدینگی
    • مدیریت و کنترل حساب مالی دارایی ها و انبارها
    • تعیین قیمت بهای تمام شده
    • ثبت دقیق و با جزئیات سندهای مالی مطالبات، نقدینگی و …

    وظایف حسابدار در شرکت پیمانکاری

    شرکت های پیمانکاری نیازهای حسابداری متفاوتی نسبت به مشاغل دیگر دارند. پیمانکاران باید سودآوری همه پروژه های خود را ردیابی کنند، اما جزئیات هر پروژه متفاوت است.

    نقش حسابدار در یک شرکت پیمانکاری برای موفقیت و ارائه راهکار جهت جلوگیری از شکست ضروری است.

    مطمئناً تجزیه و تحلیل مالی قابل اعتماد توسط حسابدار در مسیر موفقیت تاثیر گذار است.

    وظایف حسابدار در شرکت پیمانکاری

    نقش و وظایف حسابدار شرکت پیمانکاری بسته به اندازه شرکت و مهارت متفاوت است.

    نقش و مسئولیت حسابدار در شرکت پیمانکاری ممکن است از شرکتی با شرکت دیگر بسته به اندازه شرکت، مهارت و شخصیت های مختلف حسابداران، متفاوت باشد.

    به عنوان مثال یک حسابدار شرکت پیمانکاری که پیشینه آن در برآورد و مدیریت پروژه است در ابتدا روی ثبت صحیح هزینه های پیمانکاری تمرکز خواهد کرد.

    یک حسابدار شرکت پیمانکاری که سابقه آن در حسابداری عمومی است، احتمالاً در ابتدا بر گزارشگری مالی و برنامه ریزی مالیات بر درآمد تأکید خواهد کرد.

    حسابدار در شرح وظایف خود باید این عوامل تأثیرگذار را بشناسد و برای جبران هرگونه نقص تلاش کند.

    به طور مثال بخشی از شرح وظایف حسابدار شرکت پیمانکاری شامل موارد زیر است:

    • ایجاد حساب جدید پروژه در سیستم حسابداری
    • ثبت سوابق مربوط به پروژه از جمله سفارشات و قراردادها
    • انتقال هزینه به حساب های مربوط به هزینه پروژه
    • بررسی و تایید هزینه های سربار اعمال شده در پروژه

    ابزارکار یک حسابدار

    هر کسب و کاری در محیط تجاری کنونی برای انجام بهتر فعالیت و مدیریت کار خود از ابزار و وسایلی برای تسریع عملکرد استفاده می کند. در حسابداری هم یک سری از وسایل کار حسابداری وجود دارد که موجب تسهیل و انجام بهتر مسئولیت حسابدار می شود.

    استفاده از این ابزار، حسابداران شرکت ها را در دستیابی بهتر به اهداف و کسب مزیت های رقابتی یاری می کند. متاسفانه برخی از حسابداران تازه کار، شناخت و آگاهی درستی از ابزار کار حسابداری و نحوه استفاده از این وسایل ندارند.

    در ادامه به معرفی 3 ابزار مهم و مورد نیاز برای انجام بهتر وظایف حسابدار می پردازیم.

    • کتاب استاندارد حسابداری

    در مشاغل حسابداری، اصلی ترین ابزار کار، آگاهی از استانداردهای حسابداری است که در هر ثبت و گزارش گیری مورد استفاده قرار می گیرند.

    بنابراین اکثر حسابداران با تجربه یک جلد کتاب استاندارد حسابداری دارند و در صورتی که با مشکل مواجه شوند از این کتاب به عنوان منبع استفاده می کنند.

    اگر هم زیاد اهل مطالعه نیستید و یا می خواهید در صورت لزوم خیلی سریع به استانداردها دسترسی داشته باشید، کافی است بنا بر نیاز خود یک جلد از 33 استاندارد کاربردی حسابداری تفکیک شده را دریافت کنید.

    نکته مهم

    استانداردهای حسابداری در حال تغییر هستند و شما باید اطلاعات خود را به روز کنید.

    •  ماشین حساب

    حسابداران، متخصصان امور مالیاتی و تمام افراد فعال در حوزه مالی ناچار هستند عملکردهای مختلف مالی، از حاشیه سود گرفته تا هزینه های مربوط به وام، محاسبات گردش پول، ارزش های سرمایه گذاری و موارد دیگر را محاسبه کند.

    اما این محاسبات تنها با استفاده از بهترین ماشین حساب مالی امکان پذیر هستند. حسابداران با کمک ماشین حساب های مخصوص حسابداران محاسبات مربوط به نرخ بهره، مالیات و سود را انجام می دهند و به این ترتیب در وقت خود صرفه جویی می کنند.

    برای اینکه محاسبه خود را انعطاف پذیر کنید، سعی کنید از یک ماشین حساب تخصصی استفاده کنید.

    • نرم افزار حسابداری

    شما به عنوان یک حسابدار هر روز ابزار حسابداری مختلفی برای انجام وظایف حسابداری خود و مدیریت مالی سازمان استفاده می کنید. اما وقتی هر روز شاهد انقلابی در فناوری هستید، چگونه می توانید تشخیص دهید که کدام ابزار حسابداری برای تجارت شما مناسب است.

    برنامه حسابداری به عنوان یکی از مهمترین ابزار کار یک حسابدار در قرن بیست و یک، مانند چاقوی ارتش سوئیس، برای حسابدار با اهمیت و شناخته شده است.

    مزایای اجرای نرم افزار حسابداری در تجارت شما

    برای متخصصان حسابداری، نرم افزار حسابداری دارایی با ارزش شرکت است که به طور قابل توجهی به بهبود بهره وری بخش مالی کمک می کند. برخی از مزایای مهم پیاده سازی نرم افزار حسابداری در شرکت ها شامل:

    • تضمین کنترل مالی شرکت
    • پس انداز هزینه های مازاد
    • افزایش دقت و صحت اطلاعات صورتهای مالی
    • تهیه استراتژی های هوشمندانه در جهت بهبود تصمیم گیری
    • امنیت داده های محرمانه مالی

    نکاتی برای انجام بهتر وظایف حسابدار

    شاید از روی عادت، اصطلاح حسابداری را زیاد بشنویم، اما نقش افراد درگیر در این سمت را کمتر درک کنیم. حسابداران یکی از اعضای بسیار مهم و مورد نیاز در شرکت های تجاری هستند و عمدتاً با عملیات مالی شرکت در ارتباط هستند.

    اگر بخواهیم مسئولیت حسابدار را دسته بندی کنیم می توان گفت، طبقه بندی شرح وظایف حسابدار در ابتدایی ترین شکل به طور روزانه، هفتگی و ماهانه انجام می شود.

    نکاتی برای انجام بهتر وظایف حسابدار

    نکاتی برای انجام بهتر مسئولیت ها و وظایف حسابداران

    شما به عنوان یک حسابدار و با توجه به گسترگی حوزه وظایف این حرفه، باید نکات زیر را در جهت انجام بهتر وظایف در نظر بگیرید:

    • به روز رسانی اطلاعات و داده های مالی شرکت

    اگر از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید باید کلیه اطلاعات فروش، دریافت و پرداخت و هزینه ها را در سیستم ثبت کنید.

    زمانی که این اطلاعات به صورت روزانه ثبت می شوند، بسیار راحت تر می توانید به یاد آورید که در هر روز چه معاملاتی را انجام داده اید.

    اما اگر صبر کنید و بگذارید چند روز از آن بگذرد، ممکن است این تاخیر منجر به فراموشی قسمتی از این اطلاعات مالی در زمان ثبت و محاسبه شود.

    • واریز وجوه نقد و وصول چک پرداختی

    یکی دیگر از مواردی که یک حسابدار باید به صورت روزانه آن را انجام دهد واریز هرگونه وجه نقد و یا چک پرداختی است. برای انجام بهتر و سریع تر این کار بهتر است حسابدار با استفاده از دستگاه Pos و یا همراه بانک در کمترین زمان ممکن این انتقال مالی را انجام دهد.

    انجام روزانه این کار به حسابدار این اطمینان را می دهد که درآمد شرکت را از دست نخواهد داد.

    • تطبیق رسیدهای پرداختی و دریافتی

    شما به عنوان یک حسابدار موظف هستید تا کلیه خرید و فروش و معاملات خود را ثبت کنید. از آنجایی که کلیه حساب ها و اطلاعات ثبت شده، بلافاصله بعد از انجام معامله و ثبت آن در نرم افزار حسابداری همگام می شوند، باید از درست بودن نحوه محاسبه معاملات اطمینان حاصل کنید.

    • به روز رسانی سوابق موجودی کالای انبار

    موجودی انبار و مدیریت حسابداری ارتباط مهم و نزدیکی با هم دارند. اگر کالایی از انبار خارج شود و به هر دلیلی حسابدار فراموش کند تا خروج و کاهش کالا از انبار را ثبت و محاسبه کند، این سهل انگاری می تواند باعث اختلال در محاسبه گزارشات حسابداری شود.

    حتی ممکن است سفارش کالا و یا معامله ای انجام شود و به دلیل اطلاعات اشتباه از میزان موجودی انبار، معامله دچار مشکل و ضرر شود. بنابراین بهترین راه، داشتن یک تصویر دقیق و به روز رسانی روزانه موجودی کالای انبار است.

    نکته مهم

    در برنامه ریزی روزانه وظایف حسابداری، ثبت و به روز رسانی موجودی کالای انبار می تواند در مدیریت موجودی به شما کمک کند.

    •  تهیه نسخه پشتیبان از کلیه داده های مالی

    شاید کمی تعجب کنید که به چه دلیلی تهیه نسخه پشتیبان باید جزء لیست شرح مسئولیت حسابدار به صورت روزانه باشد.

    در توضیح این امر باید گفت، شما هرگز نمی توانید به اهمیت اطلاعات با ارزشی که روی سیستم مالی است پی ببرید تا زمانی که خرابی سیستم مالی خود را تجربه کنید و به اهمیت تهیه نسخه پشتیبان از هارد دیسک پی ببرید.

    بنابراین پشتیبان گیری از اطلاعات مالی به صورت روزانه و خودکار توسط نرم افزار حسابداری و با نظارت روزانه حسابدار می تواند بسیار مهم باشد.

    • تسویه حساب زود هنگام فاکتور فروشندگان و تامین کنندگان

    احتمالاً شاهد این بوده اید که اکثر فروشندگان و تامین کنندگان با شرایط خاص همچون تخفیف پرداخت زودتر از موعد به شما فاکتور می دهند.

    بنابراین بهره مندی از تخفیف دلیل خوبی برای پرداخت فاکتور قبل از موعد مقرر است.

    انجام این کار به شما به عنوان یک حسابدار، در کسب تخفیف در پرداخت زود هنگام و افزایش امتیاز و اعتبار کسب و کار کمک می کند.

     بنابراین شما به عنوان حسابدار یا مدیری که تصمیم دارید یک سری کارهای حسابداری را انجام دهید، موظف هستید به عنوان وظایف هفتگی حسابدار، اطمینان حاصل کنید که فاکتورها را برای جلوگیری از بروز هرگونه خطا بررسی کرده و از عملکرد نرم افزار حسابداری خود برای برنامه ریزی پرداخت قبل از زمان استفاده کنید.

    وظیفه حسابدار بررسی لیست حقوق و دستمزد است

    بررسی لیست حقوق و دستمزد به صورت هفتگی بررسی می شود.

      • مرور و بررسی هفتگی لیست حقوق و دستمزد کارمندان

      در کسب و کارهای کوچک، بررسی لیست حقوق و دستمزد امری مهم در شرح وظایف حسابدار است. حتی اگر به صورت هفتگی یا نیم ماهانه لیست های حقوق و دستمزد ثبت و تنظیم شده باشد، باید به صورت هفتگی لیست حقوق و دستمزد کارکنان بررسی و مرور شود.

       در حالت ایده آل حسابدار می تواند دو روز قبل از پایان هفته لیست دستمزد را بررسی کند. چرا که با این روش می تواند از بدهی های اضافه کاری غافلگیرانه جلوگیری کرده و یا آن را مدیریت کرد.

       

      • مقایسه هفتگی سود و زیان با بودجه

      حتی اگر مراقب هزینه های شرکت باشید، در صورتی که به طور مرتب و هفتگی سود و زیان را به نسبت درآمد شرکت ردیابی نکنید ممکن است شرکت متحمل زیان شود.

      یکی دیگر از وظایف حسابدار، مقایسه صورت حساب سود و زیان با بودجه است که در یک دوره هفتگی کمک می کند تا در مدیریت هزینه ها تصمیمات عاقلانه ای بگیرید و از مواجه شدن با شوک خط پایین سود شرکت در پایان ماه جلوگیری کنید.

      • اسکن اسناد و رسیدهای مالی

      اگر علاقه ای ندارید که یک دفتر قطور و سنگین حسابداری را در آغوش بگیرید، اسکن اسناد و رسیدهای حسابداری و انتقال آن به یک سیستم ذخیره سازی و حتی نرم افزار حسابداری، مانع از تخریب سوابق مالی به دلیل گرما و یا سرقت اسناد می شود.

      در صورت نیاز به تهیه و ارائه گزارش و یا حتی آماده سازی اظهارنامه مالیاتی، حسابدار قادر خواهد بود به سرعت اسناد را ارائه دهد. حتی شما به عنوان حسابدار بعد از اسکن اسناد به راحتی می توانید کاغذها را پاره و فضای بیشتری را در دفتر کار خود داشته باشید.

      • بررسی گزارشات تعدیل حساب

      دلایل مختلفی برای بررسی تعدیل حساب ها در پایان ماه وجود دارد. یکی از دلایل بررسی اظهارات و گزارشات تعدیل حساب توسط حسابدار، کشف تقلب مالی احتمالی است. در حالت ایده آل باید کلیه حساب های قابل پرداخت و حساب های دریافتی از هم جدا باشد. اما در واقعیت گاهی این امر غیر ممکن است.

      بررسی اظهارات و گزارش های تعدیل حساب به صورت ماهانه آن هم به عنوان یکی از موارد مهم در شرح وظایف پرسنل مالی، به شما کمک می کند تا هر مشکلی را تشخیص دهید.

      در کسب و کارهای کوچک، انجام بررسی های ماهانه توسط حسابدار می تواند ناهنجاری ها و خطاهای کارمندان را کاهش دهد.


      • بررسی صورت های مالی شرکت

      سه صورت مالی اصلی شرکت یعنی صورت سود و زیان، صورت وجوه نقد و ترازنامه باید هر ماه توسط حسابدار بررسی شود.

      انجام این کار به عنوان یکی از حساس ترین وظایف ماهانه در لیست شرح مسئولیت های حسابدار، به شما کمک می کند تا با بررسی ماهانه صورت های مالی، مشکلات را شناسایی کنید.

      دانستن گزارشات صورت های مالی برای رشد و توسعه یک کسب و کار سودآور مهم است. اما بیشتر صاحبان مشاغل کوچک واقعا نمی دانند گزارشات مالیاتی چیست.

      بنابراین بررسی گزارشات مالی مهمترین مسئولیت حسابدار در طول ماه است.

      • تسویه حساب مطالبات پرداخت نشده

      همان طور که در موارد بالا اشاره شد، در اکثر فاکتورها درصدی به عنوان تخفیف بابت تسویه زود هنگام لحاظ می شود. بنابراین شما به عنوان حسابدار وظیفه دارید بلافاصله بعد از انجام کار، فاکتور را برای تشویق زود هنگام به مشتری ارائه کنید و در اواسط ماه یک یادآوری دوستانه انجام دهید.

       اگر در طول ماه فاکتور پرداخت نشد، وقت آن است که به عنوان حسابدار با مشتری برای یادآوری پرداخت تماس بگیرید و مطمئن شوید که دقیقاً با مسئول پرداخت حساب خود صحبت می کنید. اگر چند هفته از مهلت پرداخت فاکتور گذشته باشد، می توانید اقدام قانونی انجام دهید.

      وظیفه حسابدار اموزش نرم افزار حسابداری است

      آموزش نرم افزار حسابداری به انجام بهتر وظایف تیم حسابدار کمک می کند.

      اگر به یک تیم حسابداری نیاز دارید …

      یک حسابدار با استفاده از یک ماشین حساب و رایانه، بخشی از وظایف خود را با تمام پیچیدگی ها انجام می دهد.

      به صورت کلی شرح وظایف حسابدار شامل کارهایی است که مربوط به رفاه مالی یک شرکت است و استفاده از آموزش نرم افزار حسابداری برای انجام بهتر برخی از این وظایف برای شما چه به عنوان یک حسابدار چه به عنوان مدیری که تصمیم دارد نظارت دقیقی روی امور حسابداری کسب و کار خود داشته باشد، قدمی بزرگ است و باعث می شود مسئولیت های حسابداری را با بالاترین سطح کیفیت انجام دهید.

      به یاد داشته باشید …

      از تفصیل شرح وظایف پرسنل مالی که در بالا توضیح داده شد می توانید نقش هایی را که حسابداران در هر سازمان مشخص ایفا می کنند را بهتر درک کنید.

      حتی می توانید برای مدیریت بهتر و عدم فراموشی، شرح وظایف حسابدار را در NOTEPAD یا STICKY NOTES کامپیوتر و یا حتی در EXCEL یادداشت کنید و بر اساس آن برنامه ریزی روزانه، هفتگی و ماهانه وظایف حسابداری خود را انجام دهید.

      در پایان می توان نتیجه گرفت که حسابداران نقش بسیار مهمی را در هر شرکت خاص ایفا می کنند و از این رو می توان حسابداران را به عنوان ستون فقرات موفقیت در هر کسب و کار خاص نام برد.

      حال شما می توانید به سوال «وظایف حسابدار چیست» پاسخ دهید. کمی پایین تر، در قسمت دیدگاه منتظر نظرات شما عزیزان هستیم.

      دیدگاه خود را ثبت کنید

      میخواهید به بحث بپیوندید؟
      احساس رایگان برای کمک!

      پاسخی بگذارید

      نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *