ثبت های حسابداری شرکت که باید آن‌ها را بلد باشید!

با ثبت های حسابداری شرکت آشنا هستید؟ نظم و جمع آوری اسناد در هر شرکتی به خصوص در بحث مالی شرکت‌­ها از مسائل مهمی است که باید حسابدارن و مدیران مالی بتوانند به خوبی از عهده این کار برآیند؛ زیرا با داشتن اسناد مرتبط، آن­‌ها می­‌توانند نسبت به ثبت سند حسابداری و در نهایت تهیه و تنظیم گزارش‌­های مالی اقدام نمایند.

در مقاله پیش رو قصد داریم مهم­‌ترین و پرکاربردترین ثبت­‌ های حسابداری شرکت ها را در مواقع مختلف شرح دهیم؛ تا اگر تازه حسابدار شده‌اید بتوانید با کمک این ثبت‌ها برنامه حسابداری شرکت را بهتر بشناسید و روند مسیر را برای خودتان کمی هموار کنید.

مهم ترین و پرکاربردترین ثبت­ های حسابداری شرکت

یک شرکت یا واحد اقتصادی باید در پایان هر سال مالی نسبت به تهیه و تنظیم گزارش ­های مالی اقدام کند، در صورتی گزارش مالی قابل استناد و برنامه ریزی خواهد بود که اطلاعات ورودی صحیح باشد.

برای داشتن اطلاعات صحیح باید اسناد حسابداری به صورت اصولی ثبت شوند، از جمله مهم ­ترین و پرکاربردترین ثبت ­های حسابداری شرکت ها را در تصویر زیر نام برده‌ایم.

ثبت حسابداری حقوق و دستمزد در موسسات و سازمان‌ها جزء مهم‌ترین ثبت‌ها می‌باشد

سخت ترین ثبت های حسابداری شرکت

یکی از بخش‌های مهم حسابداری، ثبت ­های حسابداری شرکت است؛ زیرا با انجام دقیق و صحیح ثبت­‌های حسابداری، از تغییر و تحریف رویدادهای مالی رخ داده شده در آینده جلوگیری به عمل می‌­آید، بنابراین ثبت­ های حسابداری هر یک به نوبه خود دارای اهمیت و سختی می­‌باشند.

اما سخت‌­ترین ثبت­ های حسابداری شرکت می‌­تواند شامل ثبت‌­های حسابداری حقوق و دستمزد، ثبت حسابداری مالیات بر ارزش افزوده، ثبت حسابداری مربوط به تسهیلات، نقل و انتقال وجوه، تهیه و تنظیم صورت­‌های مالی باشد، یک حسابدار برای انجام ثبت­‌های مذکور می­‌تواند نسبت به آموزش ثبت حسابداری اقدام کند.

انواع ثبت های حسابداری شرکت ها

هر ثبت حسابداری که در شرکت انجام می­‌شود، دارای اهمیت است و نمی­‌توان به راحتی ثبتی را کم اهمیت و یا بی اهمیت جلوه داد؛ زیرا نتیجه تمامی ثبت­‌ها موجب تعیین میزان بدهی مالیاتی، تهیه و تنظیم گزارش ­های مالی و در نهایت تصمیم گیری برای آینده شرکت خواهد بود.

ثبت حسابداری هزینه پلمپ دفاتر

در پایان هر سال شرکت باید نسبت به پلمپ دفاتر سال بعد اقدام نماید، پلمپ دفاتر که به درخواست شرکت صورت می­‌گیرد، مشمول هزینه‌­ای بنام هزینه پلمپ دفاتر می­‌گردد. این هزینه جزء هزینه های اداری و تشکیلاتی محسوب شده و ثبتی به شرح زیر خواهد داشت:

هزینه های اداری و تشکیلاتی/ سایر هزینه های اداری/ هزینه های ثبتی و حقوقی (بدهکار) ****

بانک (بستانکار) ****

ثبت افزایش سرمایه در حسابداری

بعد از این که شرکتی مجوز افزایش سرمایه را مطابق قانون دریافت کند، باید نسبت به ثبت افزایش سرمایه در حسابداری اقدام نماید، به طور کلی امکان افزایش سرمایه شرکت از محل‌­های مختلف امکان پذیر بوده و به شرح موارد زیر می‌باشد:

• افزایش سرمایه از محل جاری شرکا
• افزایش سرمایه از محل مطالبات حال شده و آورده نقدی
• افزایش سرمایه از محل تجدید ارزیابی

به عنوان مثال نحوه ثبت حسابداری افزایش سرمایه از محل مطالبات حال شده به شکل زیر است:

جاری شرکا (بدهکار) ****

سرمایه (بستانکار) ****

ثبت های حسابداری شرکت مربوط به مالیات بر ارزش افزوده

مالیات بر ارزش افزوده هم در فرآیند خرید و هم در فرآیند فروش محصولات و خدمات نقش دارد. در زمان خرید، خریدار اقدام به پرداخت مالیات بر ارزش افزوده به فروشنده می‌­نماید؛ بنابراین به عنوان مطالبات از سازمان امور مالیاتی باید ثبت شود، اما در فروش، فروشنده اقدام به اخذ مبلغ مذکور می‌­نماید که باید به عنوان بدهی به سازمان ثبت شود و ثبت آن به شرح تصویر زیر می‌باشد.

مالیات بر ارزش افزوده جزء مالیات‌های غیرمستقیم است که افراد با خرید کالا و خدمات آن را پرداخت می‌کنند

ثبت های حسابداری شرکت در خصوص کمک به خیریه

تمامی شرکت‌­ها در راستای مسئولیت­‌های اجتماعی خود مطابق آیین ­نامه­‌های داخلی شرکت، در طول سال مبلغی را به عنوان کمک‌های بلاعوض به موسسات، مدارس، مساجد، خیریه­‌ها و سازمان بهزیستی پرداخت می‌­نمایند؛ این پرداختی­‌ها باید ثبت و نگهداری شوند، سند حسابداری کمک به خیریه به شرح ثبت زیر می‌باشد:

کمک های بلاعوض /خیریه (بدهکار)

بانک /کالا /خدمات (بستانکار)

ثبت های حسابداری شرکت در انبار

هنگامی که شرکتی اقدام به خرید کالایی می­‌کند، آن کالا وارد انبار شده و بعد از این که توسط انبار به واحدهای متقاضی تحویل داده می­‌شود، در واقع کالا به مصرف می­‌رسد؛ علاوه بر این کالای تولید شده وارد انبار شده و سپس از انبار خارج می­‌شود؛ در این صورت ثبت­ های حسابداری شرکت در انبار به شرح موارد زیر می‌باشد:

ثبت­ های حسابداری شرکت مربوط به حمل و نقل

یکی از هزینه‌­هایی که شرکت­‌ها در خرید مواد اولیه، ماشین آلات و موارد دیگر متحمل می­‌شوند، هزینه حمل و نقل است؛ اما به طور کلی برای ثبت حسابداری هزینه حمل و نقل باید طبق استاندارد حسابداری شماره 8 با در نظر گرفتن دو روش دائمی و ادواری اقدام ­شود که در تصویر زیر شرح داده شده است.

برای حمل و نقل در سیستم ادواری موسسه هزینه حمل کالای خریداری شده بدهکار ثبت می‌شود

ثبت خرید نرم افزار حسابداری

امروزه تمامی شرکت­‌ها برای کاهش خطای انسانی و افزایش سرعت و دقت در ثبت اسناد حسابداری از نرم افزار استفاده می­‌کنند؛ اما نکته مهم این است که ثبت خرید نرم افزار حسابداری یکی از ثبت‌­های حسابداری شرکت بوده که باید در ثبت آن دقت کافی به عمل بیاید. ثبت مذکور طبق تصویر زیر انجام می‌شود.

استفاده از نرم افزار حسابداری باعث افزایش سرعت و بهبود عملکرد سازمان می‌شود

ثبت های حسابداری شرکت در تنخواه گردان

شرکت‌­ها برای پرداخت هزینه‌­های روزمره و خرد خود معمولا یک یا چند تنخواه گردان دارند، حساب­های تنخواه گردان در زمان و شرایط مشخص شارژ می­‌شود.

با انجام هزینه­‌های صورت گرفته و تحویل مستندات مبلغ هزینه شده از حساب تنخواه گردان خارج می­‌شود، ثبت­‌ های حسابداری شرکت مربوط به تنخواه گردان را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.

در زمان شارژ تنخواه حساب تنخواه گردان را با توجه به ماهیتی که دارد بدهکار ثبت می‌کنیم

آیا ثبت نرم افزار حسابداری در دارایی ثابت امکان پذیر است؟

یکی از نکات اساسی در ثبت­ های حسابداری شرکت رعایت استانداردهای حسابداری ایران و ثبت هر درآمد و هزینه در سرفصل‌های مشخص و در کدینگ حسابداری مخصوص به خود است.

به عنوان مثال با توجه به این که نرم افزار حسابداری به عنوان دارایی ثابت نامشهود شناسایی می­‌شود، پس فقط باید در سرفصل دارایی ثابت نامشهود ثبت شود.

ثبت حسابداری تاسیس شرکت

با تاسیس شرکت، حسابدارها ضمن استقرار نرم افزار حسابداری، باید نسبت به ثبت هزینه­‌های تاسیس شرکت و سپس هزینه و درآمد رخ داده طی دوره مالی اقدام نمایند؛ از جمله مهم‌­ترین ثبت ­های حسابداری شرکت تازه تاسیس به سرمایه، وام دریافتی، دارایی خریداری شده می­‌توان اشاره کرد. نحوه ثبت هزینه­ های تاسیس شرکت به شرح تصویر زیر است.

شرکت هزینه های قبل از تاسیس را باید در حساب هزینه های قبل از بهره برداری بدهکار کند

اولین سند حسابداری شرکت تازه تاسیس

شرکتی که تازه تاسیس شده، برای این که بتواند نسبت به ثبت اسناد حسابداری روزانه اقدام نماید در مرحله اول باید سند افتتاحیه ثبت شود، سپس سندهایی مانند بانک، صندوق، تنخواه، کلیه دارایی­‌های شرکت و تراز افتتاحیه بدهکار می­‌شود و حساب­‌های پرداختنی، شرکای جاری، پیش پرداخت‌­ها، سرمایه، حساب­‌های دریافتنی و مانده افتتاحیه بستانکار می­‌شود.

ثبت های حسابداری شرکت با مسئولیت محدود

ثبت حسابداری سرمایه شرکت با مسئولیت محدود در سند حسابداری به شرح تصویر زیر است.

شرکت مسئولیت محدود شرکتی است که برای انجام امور تجاری بین دو یا چند نفر تاسیس می‌شود

نمونه ثبت رویدادهای مالی موسسات خدماتی و بازرگانی

موسسات خدماتی و بازرگانی با توجه به شرایط فعالیتی خود دارای حسابداری مشخصی می­‌باشند، فردی که به عنوان حسابدار در این موسسات مشغول به فعالیت می­‌شود، باید توانایی انجام ثبت­ های حسابداری شرکت بازرگانی و خدماتی را داشته باشد.

ثبت های حسابداری شرکت در زمان خرید ارز برای واردات

شرکت­‌های مختلف که اقدام به واردات کالا می­‌کنند، برای خرید باید با ارز خارجی معامله مورد نظر خود را انجام بدهند. ثبت حسابداری خرید ارز برای واردات در نرم افزار حسابداری بازرگانی موسسه به شرح تصویر زیر می‌باشد.

در زمان خرید ارز باید حساب صندوق ارزی را بستانکار کنیم

ثبت های حسابداری شرکت در زمان تجدید کارت بازرگانی

یک شرکت بازرگانی برای این که بتواند به فعالیت خود ادامه بدهد، باید در پایان دوره‌­های مشخص با منقضی شدن کارت بازرگانی نسبت به تمدید آن اقدام کند، تمدید کارت بازرگانی مشمول هزینه می‌­شود که این هزینه باید در اسناد حسابداری موسسه ثبت شود. هزینه تمدید کارت بازرگانی که جزء هزینه‌­های عملیاتی شرکت است، به شرح تصویر می‌باشد.

با داشتن کارت بازرگانی اشخاص حقیقی و حقوقی می‌توانند به صادرات و واردات بپردازند

ثبت خرید و فروش در حسابداری بازرگانی

ثبت حسابداری خرید و ثبت حسابداری فروش هر کدام از این شرکت­‌ها دارای فرآیند خاصی است. ثبت خرید و فروش در حسابداری بازرگانی به روش ادواری و دائمی انجام می­‌شود، هر شرکتی باید با توجه به هدف و برنامه‌­ای که دارد یکی از این دو روش را انتخاب کند.

خرید و فروش در موسسات بازرگانی به صورت دائمی و ادواری می‌باشد که در زمان ثبت باید به آن دقت نمود

ثبت ­های حسابداری شرکت واردات و صادرات

ثبت ­های حسابداری واردات و صادرات تفاوتی با ثبت­ های حسابداری شرکت معمولی ندارد؛ نکته مهم این است که شرکت‌­های فعال در حوزه صادرات و واردات باید حساب‌­های مختلفی در سیستم حسابداری خود تعریف کنند، بنابراین حسابدار این شرکت‌­ها باید ماهیت حساب­‌ها را به درستی تشخیص بدهند و نرخ تسعیر ارز را محاسبه نماید.

ثبت ­های روزانه حسابداری پمپ بنزین

یک حسابدار شاغل در حسابداری پمپ بنزین باید توانایی ثبت­‌های زیر را داشته باشد:

• ثبت ورودی سوخت به مخازن به عنوان خرید کالا به تفکیک سهیمه‌­ای و غیر سهمیه­‌ای
• ثبت میزان خروجی بنزین به عنوان فروش کالا به تفکیک سهیمه­‌ای و غیر سهمیه‌ای
• سایر هزینه‌­های جاری جایگاه
• ثبت تبخیر ماهانه مخازن و حق تبخیر دریافتی
• محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد
• کنترل حساب‌ها با هدف کنترل و کاهش خطا

اسناد حسابداری که در دفاتر قانونی ثبت می‌شوند برای بررسی عملکرد و میزان مالیات مورد بررسی قرار می‌گیرند

ثبت سند حسابداری رستوران

یک رستوران می­‌تواند در ازای فروش هر غذایی یک سند حسابداری ثبت کند. به نحوی که وجه نقد/ بانک /صندوق بدهکار شده و در طرف مقابل فروش بستانکار می­‌شود، اما به طور کلی بری این که میزان درآمد، سود یا زیان رستوران محاسبه شود باید هزینه غذا محاسبه شود.

برای محاسبه هزینه غذا از فرمول “موجودی اولیه + خریدها – موجودی پایان دوره” استفاده می­‌شود، علاوه بر این سایر هزینه­‌هایی که باید سند زده شود، شامل حقوق و دستمزد کارکنان، هزینه اجاره محل، هزینه‌های انبارداری و حمل‌ونقل، هزینه تبلیغات، هزینه‌های متفرقه نظیر قبوض برق و گاز می‌­باشد.

ثبت ارائه خدمات در حسابداری

شرکت­‌های خدماتی علاوه بر ثبت اسناد مربوط به هزینه­‌ها باید با ارائه خدمات سند صادر کنند تا در پایان دوره بتوانند نسبت به محاسبه سود یا زیان حاصل شده در طول دوره فعالیت اقدام کنند، ثبت ­های حسابداری شرکت خدماتی هم به صورت دستی و هم به صورت سیستمی امکان پذیر است.

به طور کلی با ارائه خدمات توسط شرکت خدماتی، با توجه به نحوه تسویه مطالبات مربوط به خدمات صورت گرفته سند تصویر زیر باید در دفاتر ثبت گردد.

درآمد حاصل از خدمات را در زمان ارائه خدمات با توجه به ماهیت آن باید بستانکار ثبت کنیم

ثبت های حسابداری در خصوص تسهیلات بانکی

اخذ تسهیلات بانکی توسط شرکت­‌ها با هدف خرید دارایی های ثابت و یا تامین هزینه­‌های جاری و سرمایه در گردش شرکت امری انکار ناپذیر است، از طرفی شرکت­‌ها در مواقع ضروری اقدام به پرداخت وام به پرسنل می­‌نمایند.

در هر صورت دریافت و پرداخت تسهیلات باید توسط واحد حسابداری در دفاتر ثبت شود. ثبت های حسابداری شرکت در زمان تسهیلات بانکی 4 مورد می‌باشد که در ادامه توضیح داده‌ایم.

1. ثبت حسابداری وام قرض الحسنه

وام قرض الحسنه وامی است بدون بهره و تنها مشمول کارمزد می­‌شود، این وام در زمان پرداخت توسط بانک به شرکت، باید همانند سایر وام‌­ها شناسایی و ثبت شوند؛ در این حالت طرف بدهکار مربوط به دریافت وجه بوده و طرف بستانکار بدهی جاری/تسهیلات پرداختنی خواهد بود.

2. ثبت حسابداری وام بلند مدت

گاهی شرکت برای خرید و یا ایجاد یک دارایی ثابت درخواست وام می‌­دهد، در این صورت با دریافت تسهیلات یک سند و با پرداخت هر قسط یک سند صادر می‌­شود؛ اما نکته‌­ای که وجود دارد این است که بخشی از تسهیلات که باید در سال جاری تسویه شود به عنوان حصه جاری تسهیلات در نظر گرفته می­‌شود. ثبت حسابداری وام بلند مدت را باید مانند تصویر زیر انجام دهیم.

تسهیلات بانکی به جهت کمک مالی به موسسه می‌باشد که بانک‌ها و موسسات مالی به مشاغل پرداخت می‌کنند

3. ثبت حسابداری وام پرداختنی

تسهیلات کوتاه مدتی که شرکت­‌ها از بانک دریافت می­‌کنند؛ معمولا برای تامین هزینه­‌های جاری و سرمایه در گردش و با مدت کم‌تر از یک سال است و ثبتی مانند تصویر زیر دارد.

وام پرداختنی در حسابداری به دلیل آن که جزء بدهی‌ها محسوب می‌شود ماهیت بستانکار دارد

4. ثبت های حسابداری شرکت در زمان وام دریافتنی

وام دریافتنی که شرکت­‌ها می­‌توانند داشته باشند، مثل وامی است که به پرسنل پرداخت می‌­کنند. در این صورت وام دریافتنی به عنوان یک دارایی جاری شناسایی شده و در پایان هر دوره ضمن شناسایی از حقوق پرسنل کسر می‌­گردد و ثبت­ حسابداری پرداخت وام به پرسنل مثل تصویر زیر می‌باشد.

در زمان پرداخت وام به کارکنان باید حساب وام پرسنل را بدهکار کنیم

ثبت سند حسابداری بیمه تامین اجتماعی

یکی از قوانین مهم کشور در خصوص حقوق پرسنل، قانون تامین اجتماعی است. براساس این قانون کارفرما باید معادل 30 درصد حقوق پرسنل به تامین اجتماعی پرداخت نماید؛ البته از این 30 درصد، 23 درصد سهم کارفرما و 7 درصد سهم کارگر خواهد بود. با شناسایی، پرداخت حق بیمه، جریمه احتمالی ثبت سند حسابداری الزامی است.

ثبت حسابداری جریمه بیمه تامین اجتماعی

کارفرما باید حداکثر یک ماه پس از ارسال لیست بیمه، نسبت به پرداخت حق بیمه اقدام کند. در صورتی که پرداختی مذکور انجام نشود، شرکت مشمول جریمه می­‌شود و با پرداخت جریمه ثبت سند حسابداری به شرح تصویر زیر باید در دفاتر شرکت ثبت شود.

زمانی که شرکت حق بیمه را پرداخت نکند به ازای هر ماه تاخیر سازمان تامین اجتماعی کارفرما را جریمه خواهد کرد

ثبت های حسابداری شرکت در مورد اقساط بیمه تامین اجتماعی

در مواردی مانند تعداد بالای پرسنل، کمبود نقدینگی کارفرما از سازمان تامین اجتماعی درخواست تقسیط بدهی را می­‌کند، در صورتی که سازمان تامین اجتماعی با درخواست کارفرما موافقت کند، کارفرما باید طبق اقساط صورت گرفته و در سررسید اقساط نسبت به پرداخت بدهی و صدور سند حسابداری اقدام نماید.

اما نکته مهم در این خصوص این است که با موافقت در خصوص تقسیط بدهی به تامین اجتماعی، سندی صادر نمی­‌شود. بلکه به توجه به اینکه قبلا مطالبات تامین اجتماعی طی سندی شناسایی شده فقط با هر قسطی که پرداخت می­‌شود، مطالبات تامین اجتماعی بدهکار و بانک بستانکار می­‌گردد.

انواع ثبت های حسابداری شرکت دولتی

حسابداری دولتی مختص سازمان­‌های دولتی و بخش عمومی بوده که وظیفه ثبت و گزارش فعل و انفعالات دولتی را بر عهده دارد، به عبارت ساده‌­تر حسابداری دولتی باید نسبت به ثبت درآمدها و هزینه­‌های دولتی و سازمان­‌های دولتی اقدام و در نهایت درآمدهای واقعی را با مبالغ پیش بینی مقایسه نماید.

زمانی که درآمدهای تحقق یافته به صورت نقد وصول شوند حساب درآمد عمومی وصولی بستانکار می‌شود

ثبت های حسابداری بیمارستان

حسابدار بیمارستان باید صورت‌های مالی، تراکنش‌های انجام یافته، وضعیت کالاهای انبار، سود و زیان‌های شرکت و موارد مشابه را در بیمارستان ثبت نماید. ثبت­ های حسابداری بیمارستان مشابه ثبت‌­های حسابداری شرکت می‌­باشد و تنها نوع اجرایی کردن آن با یکدیگر متفاوت است.

نتیجه گیری

یکی از بخش‌های مهم حسابداری، ثبت ­های حسابداری شرکت است؛ زیرا با انجام دقیق و صحیح ثبت­‌های حسابداری، از تغییر و تحریف رویدادهای مالی رخ داده شده در آینده جلوگیری به عمل می‌­آید، بنابراین ثبت­ های حسابداری هر یک به نوبه خود دارای اهمیت و سختی می­‌باشند.

در مقاله‌ای که خواندید سعی کردیم تمام موارد مهم و ضروری ثبت‌ های حسابداری شرکت را به صورت کامل و جامع شرح دهیم تا بدانید برای شروع حسابداری باید چه مباحثی را به یاد داشته باشید. در انتها اگر سوالی دارید می‌توانید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید.