دفتر روزنامه در حسابداری چه ویژگی‌هایی دارد؟ تمامی فعالیت‌های اقتصادی و کسب و کارها با حسابداری سر و کار دارند؛ زیرا بدون انجام برنامه حسابداری از جمله ثبت و ضبط اطلاعات مالی، تجزیه و تحلیل آن‌ها و نگهداری اسناد و مدارک مربوط به یک هزینه رخ داده یا درآمد حاصل شده، کسب و کار دوام زیادی نخواهد داشت.
آشنایی با زمان و نحوه نگارش دفاتر روزنامه برای هر حسابدار الزامی‌ست، بنابراین برای آشنایی بیشتر با دفاتر روزنامه و یادگیری حسابداری از پایه در مقاله پیش رو به مباحث ابتدایی حسابداری پرداخته‌ایم تا بتوانیم پاسخ سوالات شما را بدهیم و در مسیر آموزش راهنمای شما باشیم.
در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:
دفاتر حسابداری چیست؟
تمامی شرکت‌ها و موسسات طبق قانون تجارت باید نسبت به تهیه و تنظیم دفاتر قانونی حسابداری از جمله دفتر معین، دفتر روزنامه و دفتر کل جهت ثبت فعالیت‌های اقتصادی خود اقدام کنند.
با تهیه و تنظیم دفاتر حسابداری در زمان رسیدگی مالیاتی، دفاتر از جانب شرکت به ممیز مالیاتی یا اداره دارایی، جهت انجام بررسی‌های بیشتر تحویل داده میشود.
پس به طور کلی دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری دفاتری هستند که مطابق قانون تجارت در ابتدای سال مالی شرکت‌ها ملزم به تهیه و تنظیم آن می‌باشند.
آشنایی با نکات مهم و ضروری دفاتر روزنامه
فرآیند ثبت رویدادهای مالی
همانطور که می‌دانید دفاتر حسابداری از جمله دفتر روزنامه‌ای که برای ثبت عملیات حسابداری روزانه استفاده میشود، از الزامات قانونی برای شرکت‌ها بوده و در زمان حسابرسی مالیاتی به این دفاتر نیز رسیدگی میشود، به طور کلی فرآیند ثبت رویدادهای مالی در دفاتر از جمله دفتر روزنامه در حسابداری را در تصویر زیر توضیح داده‌ایم.
فرآیندهایی که رویدادهای مالی سپری می‌کنند
اکنون که با فرآیندهای ثبت رویدادهای مالی آشنا شدید، بهتر است که با توضیحات هر یک نیز آشنا شوید که به شرح موارد زیر می‌باشد:
-
- تجزیه و تحلیل: ابتدا باید تاثیر هر رویداد مالی با توجه به ماهیت حساب‌ها در حسابداری، بر حساب‌های مربوطه تجزیه و تحلیل شود.
- ثبت اطلاعات تحت عنوان سند حسابداری: اطلاعات رویداد مالی به همراه مستندات مربوطه باید طی سند حسابداری ثبت و نگهداری شوند.
- ثبت دفتر روزنامه: بعد از ثبت سند حسابداری، اطلاعات رویداد مالی باید در دفتر روزنامه ثبت شود.
- انتقال اطلاعات به دفتر کل: اطلاعات دفتر روزنامه باید به حساب‌های مربوطه در دفتر کل انتقال داده شود.
دفتر روزنامه چیست؟
اولین دفتری که معاملات و تراکنش‌های مالی یک شرکت باید در آن ثبت شود، دفتر روزنامه نام دارد؛ به عبارت دیگر دفتر روزنامه یا دفتر روزنامه عمومی دفتری است که حسابداران رویدادهای مالی شرکت یا واحد تجاری را به ترتیب تاریخ وقوع و ماهیت حساب‌ها در حسابداری در آن ثبت می‌کنند.
دفتر روزنامه در ماده 7 قانون تجارت
در ماده 7 قانون تجارت در خصوص دفتر روزنامه چنین گفته شده است: دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید.
دفتر کل چیست؟
واحدهای تجاری با هدف خلاصه سازی، ذخیره و مرتب سازی رویدادهای مالی از دفتری به نام دفتر کل استفاده می‌کنند؛ این دفتر شامل حساب‌های دارایی، بدهی و حقوق مالکانه است، در دفتر کل با بدهکار و بستانکار کردن حساب‌ها، رویدادهای مالی و اطلاعات دقیق هر معامله مانند تاریخ، شرح و مبلغ رویداد مالی ثبت می‌گردد.
تفاوت دفتر کل و دفتر روزنامه
یک حسابدار برای ثبت رویدادهای مالی مربوط به یک واحد تجاری در دفتر روزنامه و کل، باید تفاوت این دو دفتر را به خوبی بشناسد؛ تمامی رویدادهای مالی به ترتیب وقوع با ذکر جزئیات در دفتر روزنامه ثبت می‌شوند، هرچند رویدادهای مذکور در دفتر کل نیز ثبت می‌شوند اما باید توجه کرد که برای ثبت رویدادها در دفتر کل، به هر حساب یک صفحه تخصیص داده میشود.
ویژگی های دفتر روزنامه
هر چند از نظر قانونی داشتن دفتر روزنامه و ثبت رویدادهای مالی در این دفتر الزامی است، اما باید توجه کرد که دفاتر روزنامه دارای ویژگی‌هایی به شرح موارد زیر می‌باشد:
-
- ثبت دقیق تاریخ وقوع معاملات
- ثبت جزئیات معاملات
- ثبت اطلاعات بدهکار و بستانکار
- قابلیت جستجو و گزارش دهی
- ثبت معاملات مختلف
- حفظ امنیت و محرمانگی
- انتقال اطلاعات مالی به دفتر کل
- تطابق با قوانین مالیاتی
اجزای دفتر روزنامه و نحوه نوشتن دفتر روزنامه
همانطور که می‌دانید دفاتر روزنامه دارای اجزای مشخصی است که در نگارش آن باید نسبت به تکمیل این اجزا اقدام کنید، اجزای دفاتر روزنامه را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.
مواردی که در دفاتر روزنامه باید درج گردند
باید بدانید که نوشتن دفاتر روزنامه پیچیدگی زیادی ندارد، اما در صورتی که دقت کافی به عمل نیاورید منجر به خط خوردگی، مغایرت و در نهایت رد دفاتر می‌گردد، در نگارش دفاتر روزنامه باید نسبت به ثبت صحیح، به ترتیب و به موقع رویدادها اقدام شود، مهم‌ترین نکات مربوط به تحریر دفاتر روزنامه و کل را در ادامه شرح داده‌ایم:
-
- شماره ردیف یا شماره سند حسابداری: شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی درج شود.
- تاریخ: معمولا سال در قسمت بالای تاریخ درج میشود، در ستون مربوطه روز و ماه درج گردد.
- شماره دفتر کل (عطف): شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند مربوطه به آن صفحه منتقل شده، درج گردد.
- شرح: در سطر اول حساب بدهکار، در سطر دوم حساب بستانکار و در سطر سوم توضیح مختصری از رویداد مالی رخ داده یادداشت شود.
- نقل و منقول از صفحه: در اولین سطر هر صفحه باید متن “منقول از صفحه قبل” و در آخرین سطر باید متن “نقل به صفحه بعد” نوشته شود.
- بدهکار: مبلغ بدهکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل و باید بر روی خطی که تاریخ سند و شماره سند نوشته شده قید گردد.
- بستانکار: مبلغ بستانکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل و در یک خط پایین‌تر و کمی با فاصله از سمت راست نوشته شود.
بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه حسابداری
هنگامی که در اتحادیه و موسسات یک رویداد مالی رخ می‌دهد، حداقل دو حساب بدهکار و بستانکار درگیر میشود؛ به عبارت دیگر برای ثبت هر رویداد مالی از دو طرف بدهکار و بستانکار استفاده می‌گردد، بنابراین در دفاتر روزنامه نیز ثبت بدهکار و بستانکار دارای اهمیت فراوانی است.
زیرا از بدهکار و بستانکار در دفاتر روزنامه با هدف ردیابی دقیق تراکنش مالی و حفظ تصویری واضح از سلامت مالی یک کسب و کار استفاده میشود، استفاده از بدهکار و بستانکار در دفاتر روزنامه حسابداری تضمین می‌کند که دفتر کل متعادل باقی می‌ماند و یک رکورد جامع از فعالیت‌های مالی یک شرکت را ارائه می‌دهد.
نمونه دفتر روزنامه
یک دفتر روزنامه برای انتقال اطلاعات مربوط به یک تراکنش مالی یا یک سند حسابداری باید دارای ستون‌هایی مناسب باشد، دفاتر روزنامه حداقل دارای ســتون‌هایی برای درج شمارۀ سند، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی می‌باشند.
در نهایت اسناد حسابداری باید به ترتیب شماره در دفتر روزنامه ثبت شوند. نمونه‌ای از یک صفحه دفتر روزنامه که نوشته شده است را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید.
نمونه دفاتر روزنامه برای شناخت بیشتر
انواع دفتر روزنامه
در مطالب قبل نیز اشاره گردید که شرکت‌ها ملزم به ثبت رویدادهای مالی مربوط به خود را به ترتیب تاریخ وقوع در دفاتر روزنامه و کل هستند، اما دفاتر روزنامه در حسابداری به دو دسته دفاتر روزنامه عمومی و دفاتر روزنامه اختصاصی تقسیم بندی می‌شوند که در ادامه برای شناخت بیشتر شرح مختصری از هر یک آورده شده است.
دفاتر روزنامه عمومی
دفاتر روزنامه عمومی یکی از ساده‌ترین اشکال دفتر روزنامه بوده که باید تمامی تراکنش‌های مالی یک موسسه یا شرکت که مشمول مالیات ارزش افزوده میشود، در آن درج و نگهداری گردد.
دفاتر روزنامه عمومی که به دفاتر روزنامه دو ستونی نیز معروف هستند، دارای دو ستون بدهکار و بستانکار می‌باشند. به طور کلی صورت های مالی از تجزیه و تحلیل رویدادهای ثبت شده در دفاتر قانونی تهیه و با توجه به آن‌ها معاملات در سامانه مودیان ثبت می‌گردد.
اهمیت استفاده از دفتر روزنامه عمومی
به طور کلی دفاتر روزنامه یا دفاتر روزنامه عمومی که به عنوان یک دفتر رسمی و قانونی شناخته می‌شوند دارای فواید و اهمیت‌های فراوانی هستند که شامل موارد زیر است:
-
- منعكس كننده‌ی وضعیت تمامی حساب‌های شرکت یا واحد تجاری
- سندی رسمی با هدف كاهش اشتباهات حسابداری از جمله عدم ثبت معاملات یا هرگونه اشتباه
دفتر روزنامه اختصاصی
در شرکت‌های بزرگ که دارای معاملات پرتکراری هستند، علاوه بر دفاتر روزنامه عمومی از دفتر روزنامه اختصاصی نیز استفاده می‌کنند، این دفاتر که خود به دفاتر روزنامه خرید، فروش، دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی تقسیم می‌شوند، به طور کلی مربوط به نوعی خاص از معاملات است.
علاوه بر نوع و شیوه ثبت تراکنش‌های مالی در دفاتر روزنامه، تفاوتی که دفاتر روزنامه عمومی با دفاتر روزنامه اختصاصی دارند، در این است که تهیه و تنظیم دفاتر روزنامه عمومی برای شرکت‌هایی که دارای ارزش افزوده هستند اجباری بوده اما برای تهیه و تنظیم دفاتر روزنامه اختصاصی الزام قانونی وجود ندارد.
انواع دفاتر روزنامه اختصاصی
دفاتر روزنامه اختصاصی براساس هدف شرکت، نوع محصول یا خدمات تولید شده یا ارائه شده و نیاز یک واحد تجاری به انواع مختلفی به شرح تصویر زیر تقسیم می‌شوند.
انواع دفاتر اختصاصی روزنامه در موسسات
آرتیکل در دفتر روزنامه
حسابداران روزانه با سندهای حسابداری مختلفی در ارتباط هستند؛ آن‌ها برای ثبت یک سند حسابداری از یک یا چند کد بدهکار و ستانکار استفاده می‌کنند، به گونه‌ای که جمع مبلغ طرف بدهکار برابر جمع مبلغ بستانکار باشد، علاوه بر این هر طرف دارای شرح مختصری نیز هست.
به طور کلی آن چه در پاراگراف قبل شرح داده شد، در حسابداری هر سند حسابداری دارای حداقل دو آرتیکل است و هر آرتیکل شامل کد حساب، مبلغ و شرح می‌باشد.
انواع آرتیکل
حال که با تعریف آرتیکل در حسابداری آشنا شدید، باید بدانید که آرتیکل به دو نوع آرتیکل ساده و مرکب تقسیم میشود، اگر در نتيجه انجام يک تراکنش مالی، يک حساب بدهكار و يک حساب بستانكار شود ثبت مربوطه را آرتيكل ساده می‌گويند؛ اما اگر در تراکنش مالی بيش از يک حساب بدهكار و يا بيش از يک حساب بستانكار شود به ثبت مربوط آرتيكل مركب گفته میشود.
ثبت اسناد حسابداری در دفاتر روزنامه
برای ثبت اسناد حسابداری در دفاتر روزنامه و یا به عبارتی انتقال اطلاعات سند حسابداری به دفاتر روزنامه به شرح جدول زیر اقدام میشود:
| ردیف | ثبت اسناد حسابداری در دفتر روزنامه |
| 1 | در ستون “شماره سند حسابداری” شماره سند تراکنش مالی مربوطه نوشته میشود. |
| 2 | در ستون “تاریخ” تاریخ وقوع رویداد مالی مربوطه نوشته میشود. |
| 3 | در ســتون “شــرح” نام حساب یا حساب‌هایی که بدهکار و یا بستانکار شــده‌اند با شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته میشود. |
| 4 | در ستون “عطف” شماره صفحه دفتر کل که مبلغ مربوطه به آن صفحه منتقل شده است نوشته میشود. |
| 5 | مبلغ بدهکار و بستانکار مربوطه نیز از سند حسابداری به ستون “بدهکار” یا “بستانکار” دفتر روزنامه منتقل می‌گردد. |
ثبت دفتر روزنامه در نرم افزار فرداد
نرم افزار حسابداری فرداد یکی از نرم افزارهای قدرتمند در زمینه مالی است که امکان مدیریت یکپارچه و جزیی‌ترین امور مالی سازمان را برای مدیران فراهم می‌نماید، از نرم افزار حسابداری فرداد به صورت تحت وب و حسابداری ابری نیز می‌توانید استفاده کنید.
علاوه بر گزارش‌های فراوانی که می‌توان از این نرم افزار گرفت، امکان دریافت گزارش‌های دفاتر قانونی کل، روزنامه به صورت خالص سند روزانه و ماهيانه در سطح حساب‌های کل و معين نیز وجود دارد. نرم افزار حسابداری فرداد با توجه به نوع فعالیت شما به نرم افزار حسابداری خدماتی، شرکتی و… طراحی و تولید میشود.
پرسش و پاسخ های مهم درباره دفاتر روزنامه
تقریبا بیشتر حسابداران با دفاتر روزنامه و نحوه نگارش آن آشنایی کافی دارند؛ در این مقاله سعی بر این شد که شرح مختصری در خصوص دفاتر روزنامه ارائه شود، اما ممکن است که سوالاتی در خصوص دفاتر روزنامه برای خوانندگان پیش بیاید، به همین خاطر در ادامه به سوالات پرتکرار در این خصوص پاسخ داده شده است.
علت تحریر اسناد در دفتر روزنامه چیست؟
در پاسخ به پرسش فوق می‌توان گفت که با تحریر اسناد در دفاتر روزنامه امکان نگهداری چندین ساله اسناد و مدارک مورد نیاز برای یک رویداد مالی به وجود می‌آید و در صورت لزوم شرکت می‌تواند نسبت به پاسخگویی به طلبکاران، سازمان‌های مختلف از جمله اداره دارایی اقدام کند. به طور کلی علت تحریر دفاتر روزنامه شامل موارد زیر می‌باشد:
-
- نمایش اطلاعات دقیق هر یک از حساب‌ها و مانده آن‌ها
- طبقه‌بندی اطلاعات مالی مجموعه براساس تاریخ جهت دسترسی ساده‌تر
- کاهش اشتباهات حسابداری نظیر ثبت مکرر یا عدم ثبت اسناد
- نمایش کامل اطلاعات هر رویداد همراه با طرفین حساب مربوطه
زمان خرید دفتر روزنامه و کل چه زمانی است؟
مطابق قانون تجارت اشخاصی که ملزم به تحریر دفاتر روزنامه و کل هستند باید توجه داشته باشند که دفاتر قانونی هر دوره مالی را قبل از آغاز سال جدید دریافت کنند؛ برای این امر باید اشخاص نسبت به ارائه درخواست دریافت و پلمپ دفاتر روزنامه و کل به اداره ثبت شرکت‌ها اقدام نمایند.
مهلت انتقال رویدادهای مالی به دفاتر روزنامه چقدر است؟
در خصوص مدت زمان انتقال رویدادهای مالی به دفاتر روزنامه باید مطابق آیین‌نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم اقدام شود، در این آیین نامه مدت زمان حداکثر 15 روز فرصت داده شده تا یک رویداد حسابداری در دفتر روزنامه ثبت شود؛ اگر رویداد با اهمیتی پس از 15 روز ثبت شود باعث بی‌اعتبار شدن دفتر قانونی خواهد شد.
آیا هر سال باید دفاتر روزنامه جدید تهیه کرد؟
ارائه درخواست جهت دریافت دفاتر قانونی و پلمپ آن‌ها باید در پایان هر سال برای دوره مالی بعد صورت بگیرد، باید توجه کرد که اگر صفحات دفتر سال قبل خالی باشد، باز هم باید نسبت به دریافت دفتر جدید اقدام شود؛ حتی اگر شرکتی در طول یک دوره مالی هیچ معامله‌ای نداشته باشد، تهیه دفتر جدید برای سال مالی بعد برای وی الزامی خواهد بود.
نحوه نگارش رویدادهای مالی در دفتر روزنامه چگونه است؟
نگارش رویداد مالی در دفتر روزنامه فرآیند پیچیدهای ندارد، اما با توجه به اهمیتی که این دفتر برای شرکت و همچنین برای سازمان امور مالیاتی دارد، مهم است که حسابداران با نحوه نگارش آن آشنایی داشته باشند، برای نگارش دفاتر قانونی داشتن دقت، تمرکز بالا، صرف زمان و داشتن دانش حسابداری الزامی است.
نتیجه گیری
یک کسب و کار برای داشتن اطلاعات مالی مربوط به خود جهت بهره برداری از آن‌ها در آینده باید نسبت به ثبت رویدادهای مالی اقدام کند، علاوه بر ثبت رویدادهای مالی که به نام صدور سند حسابداری شناخته میشود، باید اطلاعات مذکور در دفاتر قانونی از جمله دفتر روزنامه و کل به صورت خلاصه‌تر و بدون اسناد و مدارک ثبت گردد.
در مقاله‌ای که خواندید اطلاعات و توضیحاتی در خصوص دفاتر روزنامه و کل شرح دادیم تا بتوانید در ابتدای مسیر حسابداری با نحوه نگارش دفاتر قانونی بیشتر آشنا شوید، در انتها اگر سوالی در خصوص موضوع مقاله داشتید می‌توانید با ما از قسمت دیدگاه در میان بگذارید.
فرداد
فرداد
فرداد
فرداد
فرداد
۰۲۱-۴۳۰۲۷
۰۹۱۲۸۸۸۵۹۰۱