ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار | انواع روش‌ها

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار چگونه امکان‌پذیر است؟ آیا می‌توان بدون استفاده از نرم‌افزارهای پیچیده، صورتحساب را به سامانه مودیان ارسال کرد؟ در دنیای امروز که سرعت و دقت در امور مالی اهمیت بالایی دارد، این پرسش ذهن بسیاری از کسب‌وکارها را به خود مشغول کرده است. خوشبختانه پاسخ مثبت است؛ راهکارهایی وجود دارد که بدون نیاز به نرم‌افزارهای خاص، امکان ارسال قانونی و دقیق صورتحساب را فراهم می‌کند.

در مقاله پیش رو قصد داریم نحوه ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار را به شما به صورت کامل توضیح دادیم و همچنین چالش‌هایی که برای سازمان به همراه دارد را نیز بازگو کنیم؛ پس برای دانستن و آگاهی از چالش‌ها و نحوه ارسال صورتحساب بدون نرم افزار مقاله را تا انتها مطالعه کنید.

نحوه ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار دارای شیوه‌ها و روش‌هایی می‌باشد که در ادامه توضیح داده‌ایم:

• • ارسال توسط مودی: در روش ارسال توسط مودی، فرآیند صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی کمی پیچیده است؛ مودی باید در زمان دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی، مشخص کند که قصد دارد به صورت مستقیم (بدون استفاده از شرکت معتمد) به سامانه مودیان متصل شود و دلیل اصلی این پیچیدگی، الزام به رعایت دقیق دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی است.

این دستورالعمل‌ها شامل اسناد فنی و راهنمای صدور صورتحساب الکترونیکی (مانند راهنمای دی‌ماه 1401) بوده و اجرای صحیح آن‌ها نیازمند تسلط به مفاهیم برنامه‌نویسی، امضای دیجیتال، امنیت اطلاعات و اتصال به APIهای سازمان است، مودی در این روش موظف است اطلاعات صورتحساب‌ها را با قالب JSON استاندارد، همراه با امضای دیجیتال معتبر، به صورت مستقیم به سامانه ارسال کند.

به دلیل پیچیدگی‌های فنی، این روش عمدتاا مناسب مودیانی است که دارای تیم IT حرفه‌ای و زیرساخت نرم‌افزاری پیشرفته هستند و برای سایر مودیان، اجرای این روش معمولا دشوار، پرهزینه و زمان‌بر است.

به همین دلیل، بسیاری از مودیان ترجیح می‌دهند از نرم‌ افزار حسابداری یا واسط‌های مالیاتی که به شرکت‌های معتمد (TSP) متصل هستند استفاده کنند، در این روش نرم‌افزار به‌صورت خودکار اطلاعات صورتحساب را در قالب استاندارد تهیه و از طریق بستر امن شرکت معتمد به سامانه مودیان ارسال می‌کند.

مودیان به چهار شیوه و روش می‌توانند صورتحساب خود را ارسال کنند

1. • ارسال از طریق شرکت معتمد یا سامانه‌های دولتی – با استفاده از کلید مودی: در این روش، مودی اطلاعات صورتحساب‌های خود را معمولا در قالب فایل اکسل یا سایر فرمت‌های قابل قبول طبق ساختار و قالب تعیین‌شده از سوی شرکت معتمد (TSP)، آماده و در اختیار آن قرار می‌دهد. شرکت معتمد با استفاده از نرم‌افزار واسط مالیاتی و بهره‌گیری از کلید خصوصی مودی، اقدام به امضای دیجیتال، تبدیل اطلاعات به فرمت استاندارد JSON و ارسال صورتحساب‌ها به سامانه مودیان می‌نماید.

در این شیوه، اگرچه ارسال اطلاعات به‌صورت غیرمستقیم و از طریق بستر شرکت معتمد انجام می‌شود، اما هویت الکترونیکی مودی حفظ شده و عملیات با اعتبار قانونی گواهی دیجیتال خود مودی ثبت می‌گردد؛ بنابراین مودی موظف است نسبت به دریافت گواهی امضای الکترونیکی معتبر از مراکز مجاز صدور گواهی دیجیتال (مانند مرکز میانی ریشه یا سایر مراکز مورد تایید سازمان فناوری اطلاعات ایران) و همچنین تهیه کلید عمومی (Public Key) و کلید خصوصی (Private Key) اقدام نماید.

این روش، یکی از متداول‌ترین و در عین حال ساده‌ترین مسیرهای ارتباط با سامانه مودیان برای بسیاری از مودیان محسوب می‌شود؛ به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که مایل‌اند از پیچیدگی‌های فنی پیاده‌سازی مستقیم APIها پرهیز کرده، اما همچنان کنترل کامل بر هویت و امضای دیجیتال خود را حفظ کنند.

لازم به ذکر است، برخی سامانه‌های دولتی نیز به‌عنوان واسط رسمی، ممکن است امکانات مشابهی را برای گروه خاصی از مؤدیان (به‌ویژه نهادهای دولتی، عمومی یا سازمان‌های بزرگ) فراهم کنند تا بتوانند از طریق این بسترها و با استفاده از کلید اختصاصی خود، فرآیند ارسال صورتحساب را انجام دهند.

1. • ارسال از طریق شرکت معتمد یا سامانه‌های دولتی با استفاده از کلید شرکت معتمد: در این روش، مودی اطلاعات صورتحساب‌های خود را معمولا در قالب فایل اکسل با فرمت مشخص‌شده توسط شرکت معتمد در اختیار شرکت معتمد یا سامانه دولتی مربوطه قرار می‌دهد و سپس، شرکت معتمد با استفاده از نرم‌افزار واسط مالیاتی و کلید دیجیتال اختصاصی خود، اطلاعات را امضا کرده و به سامانه مودیان ارسال می‌کند.

این روش به‌ ویژه برای مودیانی مناسب است که فاقد زیرساخت فنی هستند، آشنایی کافی با مفاهیم امنیت اطلاعات و امضای دیجیتال ندارند و یا ترجیح می‌دهند همه امور فنی و اجرایی را به یک واسطه معتبر بسپارند.

شرکت‌ های معتمد مالیاتی به عبارتی اشخاص حقوقی دارای مجوز رسمی از سازمان امور مالیاتی هستند که طبق ضوابط و دستورالعمل‌های ابلاغی، خدماتی که در تصویر زیر شرح داده‌ایم را ارائه می‌دهند.

شرکت های معتمد اطلاعات مالیاتی را دریافت نموده و پس از تبدیل اطلاعات آن را به سامانه ارسال می‌کنند

این روش ساده‌ترین راه برای ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان است و برای مودیانی که به دنبال صرفه‌جویی در زمان و کاهش مسئولیت‌های فنی هستند، گزینه‌ای مناسب به شمار می‌رود.

1. • روش ارسال اطلاعات صورتحساب الکترونیکی از طریق سامانه‌های دولتی: در این روش، مودی باید در کارپوشه مالیاتی خود گزینه‌ی «ارسال اطلاعات به سامانه مودیان توسط سامانه‌های دولتی» را انتخاب کند و با انجام این انتخاب، امکان انتقال خودکار اطلاعات صورتحساب‌ها از طریق سامانه‌های دولتی فراهم می‌شود و مودی نیازی به صدور یا ارسال مجدد صورتحساب الکترونیکی ندارد.

مطابق قانون تسهیل تکالیف مودیان مالیاتی، کلیه دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده 29 قانون برنامه ششم توسعه و ماده 5 قانون مدیریت خدمات کشوری و همچنین سازمان‌های وابسته به آن‌ها که به‌صورت قانونی مسئول رصد و دریافت اطلاعات جریان کالا و خدمات هستند، موظفند اطلاعات مربوطه را از طریق سامانه‌های تخصصی به سامانه مودیان ارسال کنند.

سامانه‌های مشمول این قانون شامل سامانه‌های معرفی شده هستند:

• • سامانه جامع تجارت ایران (وزارت صمت)
  • سامانه ثبت الکترونیکی معاملات نفتی (ثامن)
  • سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد ایران)
  • و سایر سامانه‌هایی که بر اساس قوانین مربوطه، مبادله اطلاعات کالا و خدمات در آن‌ها انجام می‌گیرد.

در این شیوه، اطلاعات صورتحساب‌هایی که قبلا در این سامانه‌ها ثبت شده‌اند، مستقیما و به‌صورت سیستمی به سامانه مودیان منتقل می‌شود؛ بنابراین مودی در این زمینه تکلیفی برای ثبت یا ارسال مجدد اطلاعات ندارد، مشروط بر آن‌ که در کارپوشه خود این روش را انتخاب کرده باشد، اطلاعات مورد نظر قبلاً در سامانه‌های مذکور ثبت شده باشد و انتقال اطلاعات مطابق ضوابط فنی سازمان امور مالیاتی انجام گیرد.

این روش ویژه مودیانی است که به‌طور مستقیم با سامانه‌های دولتی تعامل دارند، از جمله مودیانی که در موارد زیر نام برده‌ایم:

• • واردکنندگان، تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان کالاهای اساسی و مشمول ردیابی از طریق سامانه جامع تجارت
  • شرکت‌های فعال در حوزه انرژی، فرآورده‌های نفتی و مشتقات آن که مشمول ثبت اطلاعات در سامانه ثامن هستند.
  • پیمانکاران و تأمین‌کنندگان کالا و خدمات دولت که از طریق سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد ایران) فعالیت می‌کنند
  • و سایر مودیانی که اطلاعات معاملات آن‌ها در سامانه‌های دولتی ثبت و مدیریت می‌شود.

این روش برای مودیانی که در بستر سامانه‌های دولتی فعال هستند، روشی ساده، بدون نیاز به گواهی امضای دیجیتال و بدون درگیری با فرآیندهای فنی ارسال مستقیم صورتحساب‌ها به شمار می‌رود.

مراحل ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار

در این بخش مهم ترین مراحل ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار را با رعایت قوانین سامانه مودیان برای شما شرح خواهیم داد.

چگونه صورتحساب ها را به صورت دستی در سامانه مودیان وارد کنیم؟

ارسال صورتحساب بدون نرم افزار و به صورت دستی، مراحلی دارد که در موارد زیر آن‌ها را توضیح داده‌ایم.

1. ورود به سامانه کارپوشه مودیان

• • وارد سایت my.tax.gov.ir (https://my.tax.gov.ir/) شوید.
  • با نام کاربری (کد ملی یا شناسه ملی) و رمز عبور وارد شوید.
  • نقش مورد نظر (مثلاً شخصیت حقیقی یا حقوقی) را انتخاب کنید.

2. انتخاب روش ارسال صورتحساب

• • از منوی سمت راست، وارد بخش “مدیریت روش‌های ارسال” شوید.
  • روش “ارسال توسط مؤدی” را فعال کنید. (اگر قبلا شرکت معتمد را انتخاب کرده‌اید، می‌توانید آن را غیرفعال کنید.)

3. دریافت و نصب گواهی امضای دیجیتال

• • برای امضای الکترونیکی صورتحساب‌ها، باید از یکی از مراکز مجاز گواهی امضا (CAها) گواهی دیجیتال دریافت کنید.
  • پس از دریافت، نرم‌افزار مرتبط (مثل نرم‌افزار توکن) را نصب کنید تا امضای دیجیتال شما فعال شود.

4. ثبت صورتحساب

• • در کارپوشه، به بخش “ثبت صورتحساب جدید” بروید.
  • فرم صورتحساب را باز کرده و اطلاعات زیر را به‌دقت وارد کنید:
    • نوع صورتحساب (نوع اول، دوم یا سوم)
    • مشخصات خریدار (کد اقتصادی، شناسه ملی، نام و …)
    • مشخصات کالا یا خدمت (شرح، تعداد، مبلغ، مالیات و …)
    • تاریخ و شماره صورتحساب
    • پس از تکمیل، دکمه «ثبت و امضا» را بزنید. امضای دیجیتال شما فعال شده و صورتحساب ارسال می‌شود.

5. دریافت پاسخ سامانه

• • بعد از ارسال، وضعیت صورتحساب (مثلاً پذیرش، رد، نیاز به اصلاح و …) در کارپوشه قابل مشاهده است.
  • در صورت نیاز می‌توانید صورتحساب را اصلاح و مجدد ارسال کنید.

راهنمای گام به گام ارسال صورتحساب ها به سامانه مودیان

در در زمان ارسال صورتحساب به سامانه مودیان مراحل زیر را باید به ترتیب انجام دهید:

گام 1: ورود به سامانه

• • وارد سایت my.tax.gov.ir (https://my.tax.gov.ir/) شوید.
  • با ارسال شماره همراه خود، رمز 4 رقمی برای شما ارسال می گردد.
  • نام کاربری و رمز عبور را وارد کرده و وارد شوید.

گام 2: فعال کردن روش ارسال دستی

• • در قسمت «مدیریت روش ارسال صورتحساب»
  • گزینه‌ی «ارسال توسط مؤدی» را انتخاب و تأیید کنید.

گام 3: نصب گواهی امضای دیجیتال

• • باید یک گواهی دیجیتال بگیری (از دفاتر ثبت‌نام یا مراکز مجاز).
  • که به صورت فلش یا فایلی می‌باشد که باید روی سیستم نصب شود.
  • نرم‌افزار مربوط به امضای دیجیتال را نصب کنید. (برای فعال شدن امضا).

گام 4: وارد کردن صورتحساب جدید

• • از قسمت «ثبت صورتحساب» فرم را پر کنید:
  • مشخصات خریدار (نام، کد اقتصادی یا ملی)
  • مشخصات کالا/خدمت (شرح، تعداد، مبلغ)
  • تاریخ، شماره فاکتور، مالیات و عوارض
  • پس از کامل کردن، دکمه “ثبت و امضا” را بزنید.

گام 5: ارسال و پیگیری

• • سیستم به طور خودکار صورتحساب را ارسال می‌کند.
  • تایید شدن صورتحساب در بخش «وضعیت صورتحساب‌ها» نمایش داده می‌شود.

مقایسه ارسال صورتحساب به سامانه مودیان با استفاده از نرم افزار

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان یکی از مهم‌ترین الزامات قانون پایانه‌های فروشگاهی است و در حال حاضر دو روش اصلی برای انجام این کار وجود دارد:

1. 1. استفاده از نرم‌افزارهای واسط یا حسابداری
   2. استفاده از شرکت‌های معتمد مالیاتی

در ادامه تفاوت این دو روش از جنبه‌های مختلف بررسی می‌شود:

مزایای کلیدی نرم‌افزار واسط در ارسال صورتحساب به سامانه مودیان

نرم‌ افزار سامانه مودیان و واسط، پل ارتباطی مستقیم میان کسب‌وکار و سامانه مودیان هستند که مزایای زیر را دارند:

• • ثبت صحیح و سریع اطلاعات: تمامی صورتحساب‌ها به‌صورت الکترونیکی و بدون نیاز به ورود دستی صادر می‌شوند و خطاهای انسانی کاهش می‌یابد.

• • پیشگیری از جرایم مالیاتی: با ثبت آنی فاکتورها، ریسک جریمه بابت عدم ارسال یا تاخیر به حداقل می‌رسد.

• • هماهنگی با قوانین مالیاتی: این نرم‌افزارها با قوانین سازمان امور مالیاتی منطبق‌اند و به‌روزرسانی‌های مداوم دریافت می‌کنند.

• • سهولت در حسابرسی: با ذخیره و دسته‌بندی خودکار صورتحساب‌ها، فرآیند حسابرسی شفاف‌تر و سریع‌تر می‌شود.

• • دسترسی به امکانات پیشرفته: مانند ورود و خروج اطلاعات با فایل اکسل، استعلام فاکتورها، گزارش‌گیری حرفه‌ای و سفارشی‌سازی.

• • امنیت بالا: ارسال مستقیم اطلاعات به سامانه بدون واسطه، به همراه رمزنگاری و پروتکل‌های امنیتی معتبر.

استفاده از نرم‌افزارهای واسط، خصوصا نرم‌افزارهای حسابداری معتبری مثل فرداد، نه‌ تنها فرآیند ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را سریع‌تر، دقیق‌تر و ایمن‌تر می‌کند؛ بلکه مزیت رقابتی و مالی چشمگیری نیز برای کسب‌وکارها به همراه دارد. مزایای ویژه استفاده از نرم‌افزار حسابداری فرداد برای اتصال به سامانه مودیان را در ادامه شرح داده‌ایم.

1. اتصال مستقیم و امن به سامانه مودیان

• • صدور فاکتور فروش به صورت یکپارچه با سامانه
  • ارسال آنی صورتحساب بدون نیاز به ورود دستی یا افزونه

2. یکپارچگی کامل با سیستم‌های فروش، انبار، حسابداری

• • تنها با یک‌بار ثبت اطلاعات، در تمامی بخش‌ها قابل استفاده است
  • خودکارسازی فرآیند ثبت، ارسال و کنترل اطلاعات مالیاتی

3. گزارش‌گیری پیشرفته از وضعیت صورتحساب‌ها

• • مشاهده وضعیت (تایید شده، رد شده، در صف ارسال) به‌صورت گرافیکی و تحلیلی

4. کاهش هزینه و زمان نیروی انسانی

• • حذف ورود اطلاعات تکراری
  • صرفه‌جویی در هزینه‌های جانبی مانند اشتراک شرکت‌های واسطه

5. پشتیبانی تخصصی و آموزش جامع

• • آموزش رایگان نحوه ارسال صورتحساب
  • پشتیبانی کامل توسط تیم فرداد در زمان تنظیم و ارسال

6. اعتبار و امنیت بالا

• • دارای تاییدیه‌های فنی مورد نیاز برای اتصال به سامانه مودیان
  • رمزنگاری داده‌ها و امنیت کامل در انتقال اطلاعات مالی

چالش های ارسال صورتحساب بدون نرم افزار

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم‌ افزار حسابداری ابری آنلاین یا واسط، می‌تواند باعث بروز مشکلات حقوقی، مالی و عملیاتی شود، در تصویر زیر  به مهم‌ترین چالش‌های این روش اشاره کرده‌ایم.

در ارسال صورتحساب بدون نرم افزار خطا بیشتر می‌باشد و فرآیندی زمانبری است

اکنون که با چالش‌های ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم‌ افزار آشنا شدید، بهتر است که توضیحات آن‌ها را نیز بدانید:

• • پیچیدگی و زمان‌بر بودن فرآیند ثبت و ارسال دستی: ثبت و ارسال فاکتورها به صورت دستی در سامانه مودیان، نیازمند ورود دقیق اطلاعات تک‌تک فاکتورها به صورت جداگانه است.

این فرآیند زمان‌بر و خسته‌کننده بوده و باعث اتلاف وقت می‌شود و همچنین هرگونه اشتباه در وارد کردن اطلاعات باعث رد فاکتور یا ایجاد مشکلات مالیاتی خواهد شد.

• • احتمال بالای خطاهای انسانی: با توجه به ماهیت دستی کار، احتمال بروز خطا در ثبت اطلاعات، مانند اشتباه در اعداد، کدهای اختصاصی کالا، یا نرخ مالیات، بسیار بالاست. این خطاها ممکن است منجر به جریمه، عدم تطابق در حسابرسی یا مشکلات حقوقی شود.
  • نیاز به ثبت اطلاعات تکراری در سامانه‌های مختلف: پس از صدور فاکتور در سامانه مودیان، مودی موظف است همان اطلاعات را در سامانه جامع تجارت نیز بارگذاری کند، این فرآیند با وجود تکراری بودن اطلاعات، باعث صرف وقت زیاد و افزایش احتمال خطاهای انسانی می‌شود.

به‌علاوه، ثبت اطلاعات دقیق و جزییاتی مانند کدهای اختصاصی کالا، کد پستی انبار و شماره بارنامه نیازمند دقت و زمان بیشتری است که در روش دستی سخت‌تر و پرخطاتر خواهد بود.

• • محدودیت در ارسال هم‌زمان و گروهی: در روش دستی، امکان ارسال دسته‌ای فاکتورها وجود ندارد و هر فاکتور باید جداگانه ثبت شود. این موضوع در کسب‌وکارهای با حجم بالای فاکتور، باعث تأخیر و افزایش بار کاری می‌شود.
  • عدم دسترسی به گزارش‌ها و ابزارهای مدیریتی: در روش بدون نرم‌افزار، مودی نمی‌تواند گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی دقیق از وضعیت فاکتورها، مانند فاکتورهای تایید شده یا رد شده، را به راحتی دریافت کند و این باعث کاهش شفافیت و دشواری در مدیریت مالی می‌شود.
  • نبود کنترل‌های سیستمی و هشدارها: در نرم‌افزارهای حسابداری، هشدارهای اتوماتیک برای خطاهای احتمالی مانند کدهای ناصحیح یا نرخ‌های مالیاتی اشتباه وجود دارد، اما در روش دستی، چنین کنترلی وجود ندارد و خطاها به راحتی قابل تشخیص و اصلاح نیستند.
  • وابستگی به اتصال اینترنت و پایداری سامانه: در روش ارسال دستی، در صورت اختلال در سامانه مودیان یا قطع اینترنت، فرآیند ارسال مختل می‌شود و اطلاعات ممکن است از دست برود، در حالی که نرم‌افزارهای حسابداری معمولا امکان ذخیره موقت و ارسال مجدد را فراهم می‌کنند.
  • نبود یکپارچگی با فرآیندهای حسابداری و فروش: مودیان معمولا نیاز دارند فاکتور را هم برای مشتری صادر کنند (چاپ/PDF)، آن را در حسابداری ثبت کنند و مالیات آن را به تفکیک پیگیری نمایند

در روش دستی، فاکتور فقط در سامانه ثبت می‌شود و ارتباطی با حسابداری شرکت ندارد، این باعث دو بار کاری و مغایرت‌های مالی می‌شود.

• • کمبود پشتیبانی تخصصی و آموزش: در صورت بروز مشکل، مودی باید خود به صورت دستی و با تماس با سازمان امور مالیاتی مشکل را رفع کند، در حالی که نرم‌افزارهای معتبر دارای پشتیبانی تخصصی و آموزش جامع هستند.

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم‌ افزار واسط یا حسابداری ممکن است در کسب‌وکارهای بسیار کوچک قابل انجام باشد، اما برای کسب‌وکارهای با حجم متوسط و بالا این روش به دلیل خطاهای انسانی، زمان‌بر بودن، هزینه‌های پنهان و ریسک‌های مالیاتی مناسب نیست. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری معتبر، علاوه بر صرفه‌جویی در وقت و هزینه، باعث افزایش دقت، امنیت و انطباق با قوانین مالیاتی و تجاری می‌شود.

برای پیشگیری از مشکلات فوق، استفاده از نرم‌افزارهای تاییدشده و استاندارد مثل نرم‌ افزار فرداد توصیه می‌شود تا فرآیند ارسال، دقیق، سریع و بدون خطا انجام شود.

مودیان می‌توانند با استفاده ورژن تحت ویندوز و استفاده از ماژول سامانه مودیان صورتحساب های خود را به سامانه مودیان ارسال کنند، کاربران ورژن ابری نرم افزار حسابداری فرداد نیز می‌توانند با استفاده از ماژول سامانه مودیان به راحتی صورتحساب های خود را برای سامانه مودیان ارسال کرده و از مزایای ویژه این نرم افزار بهره ببرند.

مزایا و معایب ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار

مزایای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار به شرح زیر است:

• • امنیت و کنترل بیشتر توسط خود مودی: ارسال صورتحساب توسط خود مودی انجام می‌شود و نیازی به واسطه نیست، بنابراین کنترل کامل روی اطلاعات مالی وجود دارد.

• • سادگی و سهولت استفاده: برای ارسال صورتحساب به صورت مستقیم نیازی به دانش فنی پیچیده یا نصب نرم‌افزارهای حسابداری نیست و کار ساده‌تر انجام می‌شود.

• • هزینه کم‌تر: چون نیازی به خرید یا نصب نرم‌افزار نیست، هزینه‌های مربوط به خرید، آموزش و پشتیبانی کاهش می‌یابد.

• • صرفه‌جویی در زمان: فرآیند ارسال سریع‌تر انجام می‌شود و نیازی به هماهنگی با شرکت‌های واسط یا معتمد نیست.

معایب ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم افزار به شرح زیر است:

• • احتمال بروز خطاهای انسانی: وارد کردن اطلاعات به صورت دستی توسط مودی ممکن است منجر به اشتباهات شود که پیامدهای قانونی دارد.

• • نیاز به دقت و توجه زیاد: چون مسئولیت ارسال و صحت اطلاعات کاملا بر عهده مودی است، هر اشتباه یا تاخیر ممکن است مشکلات مالیاتی و قانونی ایجاد کند.

• • نیاز به صرف زمان و انرژی بیشتر: مودی باید خودش اطلاعات را مدیریت و ارسال کند که برای برخی افراد ممکن است وقت‌گیر یا دشوار باشد.

• • عدم وجود پشتیبانی تخصصی: در صورت بروز مشکل یا سوالات فنی، مودی باید خود به دنبال حل مشکل باشد و پشتیبانی فنی مانند شرکت‌های معتمد در دسترس نیست.

نکات مهم برای ارسال صورنحساب

نکات مهم برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان به شرح موارد زیر می‌باشد:

1. دقت در وارد کردن اطلاعات

• • اطلاعات دقیق و صحیح: نام و مشخصات خریدار و فروشنده، جزییات کالا یا خدمات، مبلغ و مالیات بر ارزش افزوده باید بدون اشتباه وارد شوند.
  • بررسی مکرر اطلاعات: برای جلوگیری از خطاهای احتمالی، اطلاعات وارد شده را مرتب بررسی و به‌روزرسانی کنید.

2. رعایت مهلت‌های ارسال

• • ارسال صورتحساب باید در مهلت قانونی (حداکثر 20 روز پس از صدور) انجام شود.
  • در صورت نیاز به تمدید، باید از سازمان امور مالیاتی درخواست شود.
  • عدم رعایت مهلت‌ها ممکن است منجر به جریمه و تأخیر در ثبت اطلاعات شود.

3. استفاده از الگوهای صحیح صورتحساب

• • استفاده از الگوهای متناسب با نوع معامله و کسب‌وکار الزامی است.
  • الگوها شامل اطلاعات کامل و مورد نیاز مالیاتی می‌باشند.
  • انتخاب الگوی اشتباه باعث رد صورتحساب توسط سامانه می‌شود.

4. تطابق اطلاعات کالا و خدمات با سامانه مالیاتی

• • شناسه کالا یا خدمت باید دقیقاً مطابق اطلاعات سامانه مودیان و سایت stuffid.tax.gov.ir باشد.
  • نرخ مالیات بر ارزش افزوده باید منطبق بر قوانین و نرخ‌های رسمی باشد.
  • استفاده از شناسه‌های منقضی یا اشتباه باعث خطا در ارسال می‌شود.

5. شناسه اقتصادی مودیان

• • اشخاص حقوقی از شناسه ملی شرکت به عنوان شناسه اقتصادی استفاده می‌کنند.
  • اشخاص حقیقی شناسه اقتصادی خود را با شماره ملی و پسوند 001 یا 002 (برای شغل دوم) دارند.
  • در وارد کردن شناسه اقتصادی باید دقت شود و کد صحیح و معتبر استفاده شود.

6. محدودیت زمانی ارسال

• • تاریخ صورتحساب نباید بیش از 20 روز قبل از تاریخ ارسال باشد.
  • این محدودیت شامل صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش نیز هست.

7. انواع صورت‌حساب و تفاوت‌های آن‌ها

• • نوع اول: اطلاعات کامل خریدار ضروری است و خریدار می‌تواند فاکتور را قبول یا رد کند.
  • نوع دوم: درج اطلاعات خریدار الزامی نیست و برای معاملات خاص استفاده می‌شود.

8. آشنایی با خطاهای رایج و روش رفع آن‌ها

• • خطاهایی مانند شماره فاکتور تکراری، عدم تطابق شماره مالیاتی، تاریخ صدور نامعتبر و مبلغ کل نادرست متداول است.
  • برای رفع خطاها باید اطلاعات ورودی را با دقت بررسی و اصلاح کنید.
  • برخی خطاها مربوط به تنظیمات نرم‌افزار واسط یا اطلاعات شخصی فروشنده و خریدار است.

9. استفاده از نرم‌افزارهای واسط و شرکت‌های معتمد

• • نرم‌افزارهای تایید شده خطاهای انسانی را کاهش می‌دهند و سرعت ارسال را افزایش می‌دهند.
  • شرکت‌های معتمد می‌توانند خدمات ارسال را برون‌سپاری کنند، ولی باید به امنیت و اعتبار آن‌ها توجه شود.

10. به‌روزرسانی و آموزش

• • اطلاعات ثبت شده باید به‌طور منظم به‌روزرسانی شود.
  • کارکنان و مسئولین ارسال صورتحساب باید آموزش‌های لازم درباره قوانین و نرم‌افزارها ببینند.
  • پیگیری اخبار و اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی برای هماهنگی با تغییرات جدید ضروری است.

پشتیبانی سامانه مودیان و نحوه تماس در صورت بروز مشکل

مودیان می‌توانند به دو روش با مرکز پشتیبانی مودیان مالیاتی ارتباط بگیرند.

1. از طریق شماره تلفن 1526: این خط به صورت 24 ساعته در دسترس است و در ساعات اداری به سؤالات مالیاتی پاسخ می‌دهد. خدمات این مرکز شامل موارد زیر می‌باشد:

• • • پاسخ به سوالات مربوط به ثبت‌نام و نحوه کار با سامانه
    • رفع مشکلات فنی و کمک به صدور صورتحساب الکترونیکی
    • مشاوره در خصوص قوانین و مقررات مالیاتی

2. سامانه پاسخگویی آنلاین: از طریق وب‌سایت TAX.GOV.IR برای طرح سوالات و گزارش مشکلات

ارسال صحیح، به‌موقع و دقیق صورتحساب به سامانه مودیان، نه‌ تنها یک الزام قانونی برای مودیان مالیاتی محسوب می‌شود، بلکه عاملی حیاتی در جلوگیری از جریمه‌ها، حفظ اعتبار مالی و شفافیت مالیاتی کسب‌وکارهاست. آشنایی با خطاهای رایج، رعایت استانداردها و استفاده از ابزارهای مناسب، فرآیند ارسال را تسهیل کرده و احتمال بروز اشتباهات را به حداقل می‌رساند.

در همین راستا، نسخه دموی رایگان نرم‌افزار حسابداری فرداد یک فرصت ارزشمند برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند تا بدون پرداخت هزینه، امکانات کامل این نرم‌افزار از جمله ماژول سامانه مودیان را تجربه کنند. کاربران در نسخه دمو می‌توانند صورتحساب‌های الکترونیکی را مطابق استانداردهای سازمان امور مالیاتی ثبت و ارسال کرده، خطاهای احتمالی را شناسایی و رفع نموده و به درک عمیقی از عملکرد نرم‌افزار دست یابند.

نتیجه گیری

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان بدون نرم‌ افزار واسط یا حسابداری ممکن است در کسب‌وکارهای بسیار کوچک قابل انجام باشد، اما برای کسب‌وکارهای با حجم متوسط و بالا این روش به دلیل خطاهای انسانی، زمان‌بر بودن، هزینه‌های پنهان و ریسک‌های مالیاتی مناسب نیست. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری معتبر، علاوه بر صرفه‌جویی در وقت و هزینه، باعث افزایش دقت، امنیت و انطباق با قوانین مالیاتی و تجاری می‌شود.

اگر به دنبال یک راهکار مطمئن برای مدیریت امور مالی و ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی هستید، پیشنهاد می‌شود همین امروز از نسخه دموی رایگان فرداد استفاده کنید و با اطمینان بیشتری وارد مسیر اجرای قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان شوید و سپاس از این‌که تا پایان این مقاله با ما همراه بودید سوالات خود را در قسمت نظرات برای ما بنویسید در اسرع وقت به آن‌ها پاسخ داده‌ خواهد شد.