آموزش ثبت دفتر اموال را به خاطر دارید؟ یکی از موضوعات مهم در هر کسب وکاری اموال آن شرکت و حسابداری اموال با هدف بررسی، نگهداری و خرید و فروش اموال است. با پیاده سازی درست حسابداری اموال و ثبت به موقع و صحیح اموال تحت مالکیت شرکت یا به عبارتی ثبت اموال در حسابداری، امکان کنترل سود و زیان‌های احتمالی شرکت امکان پذیر می‌شود.
اگر شما بخواهید به عنوان یک حسابدار در شرکت مشغول به کار شوید، باید بدانید که اموال و بدهی‌های شرکت دارای چه ماهیت و رویدادی در سازمان هستند، به عبارت ساده‌تر باید با مفاهیم اولیه حسابداری مقدماتی آشنا باشید، علاوه بر این مفاهیم باید کارکرد نرم افزار حسابداری را نیز بلد باشید. در مقاله پیش رو قصد داریم به توضیح موارد فوق بپردازیم.
در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:
انواع اموال در حسابداری
همانطور که می‌دانید و در تعریف دارایی نیز بیان شد، به هر دارایی که در مالکیت شخص حقیقی یا حقوقی قرار دارد و شخص از مزایای مال تحت تملک در کوتاه مدت و بلندمدت بهره‌مند می‌شود اموال می‌گویند، این اموال در حسابداری در دو طبقه دارایی جاری و دارایی غیرجاری تقسیم بندی شده‌اند.
در آموزش ثبت دفتر اموال توضیح خواهیم داد که چگونه اموال را طبقه بندی کنید و سپس از طبقه بندی آن، لیست اموال شرکت را تهیه کنید تا بتوانید به اموال و دارایی موسسه دسترسی سریع داشته باشید.
دارایی جاری
هر شخص حقیقی یا حقوقی را که در نظر بگیرید، اموال و دارایی‌هایی دارد که این دارایی‌ها در کمتر از یک سال یا در طول یک دوره مالی امکان نقد کردن آن‌ها وجود دارد، به عبارتی واحد اقتصادی این دارایی‌ها را برای تبدیل به وجه نقد در یک سال مالی خریداری و نگهداری می‌کند به این دارایی‌ها، دارایی جاری گفته می‌شود.
انواع اموال که در حسابداری با آن‌ها سروکار داریم
دارایی غیر جاری
در مقابل دارایی‌های جاری که قابلیت نقدشوندگی بالایی دارند، دارایی‌هایی در یک شرکت یا واحد اقتصادی وجود دارد که شرکت با هدف استفاده بلندمدت خریداری و نگهداری می‌کند، این دارایی‌ها در آموزش ثبت دفتر اموال با نام دارایی غیرجاری مورد استفاده قرار گرفته‌اند.
طبقه بندی اموال و دارایی ثابت
شناسایی صحیح و طبقه‌بندی انواع دارایی‌ها در حسابداری شرکت‌ها، به خصوص با هدف انطباق با استانداردهای حسابداری و دستورالعمل اموال و دارایی ثابت امری ضروری است، از جمله دارایی‌های ثابت در هر شرکتی می‌توانیم به ماشین آلات، تجهیزات کامپیوتر، ساختمان اشاره کنیم.
طبق دستورالعمل‌ها و استانداردهای حسابداری ایران، دارایی‌های ثابت را شرکت برای استفاده طولانی مدت خریداری می‌کند، این دارایی‌ها دارای عمر مفید بیش از یک سال هستند و در جریان امور عادی شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نحوه تهیه لیست اموال شرکت
بخش مهمی از سرمایه‌گذاری‌های هر کسب وکاری، اموال و دارایی ثابت آن کسب و کار است که در خصوص انواع اموال در حسابداری توضیحات لازم را ارائه دادیم. اگر شرکت‌ها بخواهند اطلاعات دقیقی از اموال خود داشته باشند و این‌که اموال در اختیار هر فرد شامل چه اموالی است، باید نسبت به تهیه و تنظیم لیست اموال شرکت در نرم افزار اموال اقدام کنند.
لیست اموال شرکت شامل یک صفحه که در سربرگ آن مشخصات شرکت، تاریخ تحویل و شماره و در بدنه مشخصات اموال شامل نام دارایی، تعداد، شماره امول است و در انتهای صفحه نیز باید مشخصات و امضاء تحویل گیرنده، تحویل دهنده و مسئول واحد قید شود.
لیست اموال شرکت را می‌توانید با نرم افزارحسابدای ابری نیز تهیه کنید تا در مواقع نیاز در هر مکانی به آن دسترسی داشته باشید.
نحوه سرشماری دارایی ها
سرشماری دارایی به معنی شمارش و محاسبه دارایی‌های موجود در یک شرکت یا سازمان است. برای جلوگیری از اشتباه و کاهش خطای انسانی و همچنین به عنوان هویت گذاری دارایی، در هر شرکت به هر یک از دارایی‌ها یک شماره منحصر به فرد اختصاص داده می‌شود.
به عبارت ساده‌تر سرشماری دارایی‌ها یعنی این‌که مشخص شود، از یک نوع دارایی چند واحد در شرکت یا سازمان موجود است، برای راحت‌تر شدن سرشماری به هر دارایی یک کد اختصاص داده می‌شود و بعد از نصب برچسب بر روی دارایی موردنظر، شماره دارایی با تمامی مشخصات فنی و ارزش ریالی آن در دفتر اموال ثبت و نگهداری می‌شود.
مزایا و معایب روش سنتی برای سرشماری اموال
در آموزش ثبت دفتر اموال گفتیم که برای سرشماری دارایی‌ها در روش سنتی کد هر دارایی را بر روی کاغذ تنظیم شده یا همان لیست اموال تنظیم شده از قبل در مقابل مشخصات دارایی به صورت دستی ثبت می‌کنیم. از جمله معایب این روش به موارد زیر می‌توانیم اشاره کنیم:
-
- خطای انسانی در ثبت کد و مشخصات اموال افزایش می‌یابد.
- احتمال ثبت یک کد تکراری برای دو دارایی وجود دارد.
- با توجه به ثبت مشخصات اموال بر روی کاغذ احتمال از بین رفتن لیست اموال بسیار زیاد است.
- در روش سنتی بایگانی اسناد و مدارک مربوط به لیست اموال تهیه شده وقت گیر و هزینه بر است.
- جستجوی یک دارایی مشخص در میان اسناد بایگانی شده با دشواری صورت می‌گیرد.
با توجه به پیشرفت علم و تکنولوژی و پیدایش نرم افزارهای حسابداری و مالی که قابلیت ثبت و نگهداری مشخصات اموال در آن‌ها به وجود آمده است، شاید نتوان مزایای زیادی برای روش سنتی در نظر گرفت، اما یکی از مزایای اصلی روش سنتی در سرشماری اموال به ثبت، نگهداری و کنترل اموال و دارایی هر شرکت می‌توان اشاره کرد.
مزایا و معایب روش کدینگ اموال و پلاک کوبی
یکی از وظایف اصلی پرسنل هر شرکت به خصوص انباردار و یا جمعدار آن شرکت، حفظ و نگهداری اموال و دارایی مربوط به شرکت می‌باشد، برای حفظ و نگهداری این اموال یکی از روش‌هایی که مورد استفاده قرار می‌گیرد، استفاده از کدینگ اموال و پلاک کوبی است.
در روش کدینگ اموال به هر دارایی یک کد منحصر به فرد اختصاص داده می‌شود، این کد در نرم افزار دارایی ثابت با مشخصات کامل دارایی مورد نظر ثبت و نگهداری می‌گردد، در مقابل کد موردنظر بر روی برچسب‌های مشخصی حک شده و بر روی دارایی مشخص چسبانده می‌شود.
مزایای روش کدینگ اموال و پلاک کوبی را در تصویر زیر بیان نموده‌ایم که می‌توانید پیش از استفاده از روش آن‌ها را مطالعه کنید.
آشنایی با مزیت‌های روش پلاک کوبی اموال
در مقابل مزایایی که در تصویر فوق ذکر شد، از جمله معایب این روش به هزینه اولیه برای خرید سیستم و نرم افزارهای موردنیاز، نیاز به آموزش پرسنل برای فراگیری کار با سیستم، مقاومت پرسنل در برابر تغییر در خصوص پرسنلی که با سیستم سنتی کار کرده‌اند می‌توانیم اشاره کنیم.
دفتر اموال چیست؟
شاید شما هم کارت‌های ورود و خروج پرسنل هر شرکتی را قبل از استفاده از نرم افزارهای ورود و خروج دیده باشید، در این کارت‌ها برای ثبت حقوق و دستمزد مشخصات پرسنل، کد شناسایی، ساعت و تاریخ ورود و خروج درج شده و در پایان ماه جهت کنترل و پرداخت حقوق به واحد مربوطه تحویل داده می‌شود.
در خصوص اموال نیز کارت‌هایی شبیه کارت ورود و خروج در گذشته در شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گرفت که مشخصات اموال در این کارت‌ها ثبت و نگهداری می‌گردید، در نهایت اطلاعات این کارت‌ها جمع آوری شده و در دفتر مشخصی به نام دفتر اموال ثبت و نگهداری می‌گردید.
به طور خلاصه دفتر اموال دفتری است که در آن اطلاعات اموال و دارایی‌های مربوط به شرکت ثبت می‌گردد، در این دفتر علاوه بر مشخصات دارایی، شماره اموال، بهای تمام شده، هزینه استهلاک، ارزش دفتری، تاریخ مربوط به تعمیر یا تحویل یا به طور کلی ورود و خروج دارایی ثبت می‌شود.
مهم ترین کاربرد دفتر اموال
دسترسی به موقع به اطلاعات اموال و دارایی‌های شرکت یکی از عوامل مهم در موفقیت شرکت‌ها است. یکی از راه‌های دسترسی سریع به اطلاعات اموال استفاده از دفتر اموال است. با ثبت اموال شرکت در دفتر ثبت اموال، شرکت می‌تواند نظارت دائمی بر اموال و دارایی‌های خود داشته باشد.
در این نظارت دائمی شرکت در خصوص سالم یا معیوب بودن دارایی عمر مفید، هزینه استهلاک، ارزش دفتری دارایی، نیاز یا عدم نیاز به خرید یا تعویض دارایی اطلاعات لازم و کافی را کسب خواهد کرد.
آیا تهیه دفتر اموال اجباری است؟
در هر شرکتی با توجه به نیاز مدیران و تصمیم گیرندگان در خصوص اموال و دارایی‌ها و همچنین الزام ثبت مشخصات اموال و داریی‌ها و امکان تغییر و تحول در اموال، پس برای گزارش‌گیری صورت سود و زیان و نظارت دقیق بر اموال و دارایی‌های شرکت تهیه دفتر اموال الزامی خواهد بود.
چه کسی مسئول ثبت اطلاعات در دفتر اموال سازمان است؟
در شرکت‌ها و سازمان‌ها برای ثبت اطلاعات اموال و دارایی‌ها در دفتر اموال، فردی به عنوان جمعدار اموال یا حسابدار اموال استخدام می‌شود، علاوه بر ثبت اطلاعات در دفتر اموال، جمعدار اموال یا همان حسابدار اموال دارای وظایفی می‌باشد که باید به همگی آن‌ها رسیدگی کند. تمامی وظایف جمعدار اموال را در تصویر زیر بیان نموده‌ایم.
وظایفی که جمعدار اموال باید به خوبی آن‌ها را انجام دهد
از دیگر وظایف حسابدار اموال می‌توانیم به موارد زیر نیز اشاره کنیم:
-
- تحویل اموال به متقاضی و دریافت رسید مربوطه مطابق دستورالعمل‌های ابلاغی
- تطبیق صورت ریز اموال ثبت شده در دفاتر اموال سازمان با دفاتر مالی واحدها
نحوه ثبت اموال در دفتر اموال
همانطور که در مطالب قبل نیز اشاره شد، دارایی‌ها و اموال به عنوان یکی از عوامل تعیین کننده در رابطه با ادامه و بقای شرکت است. با هدف نگهداری اموال و جلوگیری از سو استفاده‌های احتمالی هر شرکت یا سازمانی باید نسبت به تهیه دفتر اموال و ثبت اطلاعات اموال در آن اقدام نمایند. نحوه ثبت دفتر اموال یا شیوه ثبت اطلاعات اموال شامل موارد زیر می‌باشد:
-
- زمان خرید، قیمت یا بهای تمام شده خرید باید ثبت شود.
- مشخصات فنی دارایی خریداری شده و همچنین طول عمر مفید باید در دفتر ثبت اموال ثبت شود.
- زمان شروع استهلاک دارایی و هزینه استهلاک سالیانه ثبت شود.
- پلاک گذاری دارایی که نشان دهنده محل استقرار و تعداد دارایی است باید انجام شود و شماره پلاک در دفتر ثبت گردد.
- اطلاعات مربوط به تعمیرات اساسی دارایی ثابت باید ثبت شود.
روش کد گذاری اموال
به عملیات تخصیص دادن یک کد یا یک نام برای یک دارایی کدینگ اموال می‌گویند، با استفاده از کدینگ اموال به هر دارایی یک کد منحصر به فرد اختصاص داده شده و اطلاعات مربوط به آن دارایی در سیستم و یا دفتر اموال در آن کد موردنظر ثبت، ذخیره و نگهداری می‌شود.
از رایج‌ترین روش‌های کد گذاری اموال طبق آموزش ثبت دفتر اموال (Property Book Registration Training) به کدگذاری کالا با اعداد ترتیبی، کدگذاری کالا با اعداد گروهی، کدگذاری با حروف الفبا و کدگذاری با اعداد اعشاری می‌توانیم اشاره کنیم.
برای کدگذاری اموال ابتدا باید لیستی از تمام دارایی‌ها و اموال را تهیه کنید و سپس به هر دارایی یک کد اختصاص بدهید، بعد از این مرحله کدهای تخصیصی را به وسیله برچسب و یا پلاک کوبی به دارایی‌های موردنظر بچسبانید؛ کدگذاری اموال را هم می‌توانید به صورت دستی و بر روی لیست تهیه شده کاغذی ثبت کنید و هم می‌توانید از نرم افزارهای حسابداری کمک بگیرید.
استاندارد کدینگ اموال
در آموزش ثبت دفتر اموال به کدگذاری اشاره کردیم. به عملیات تخصیص یک شماره، حروف یا ترکیبی از هر دو و به طور کلی یک کد به یک دارایی خریداری شده کدینگ اموال می‌گویند.
به زبان ساده‌تر به هر دارایی یک کد تخصیص داده می‌شود و بعد از ثبت مشخصات دارایی در دفتر ثبت اموال، کد مربوطه نیز در همان صفحه درج می‌گردد، که این امر منجر به آسان‌تر شدن فرآیند انبارداری می‌شود.
روش کد گذاری اموال در حوزه حسابداری بسیار متعدد است، این کدگذاری می‌تواند دارای مفهوم و یا بدون مفهوم باشد. از کدینگ استاندارد که یک روش کدگذاری بین المللی و برای تبادلات در سطح جهانی است، برای راحت‌تر کردن تبادل اطلاعات و کاهش درصد خطا استفاده می‌گردد.
نمونه کدینگ اموال
برای ثبت شماره اموال، شما می‌توانید از کدینگ‌های حسابداری استفاده کنید، برای درک بهتر آموزش ثبت دفتر اموال در ادامه نمونه کدینگ اموال را آورده‌ایم تا بتوانید هنگام کدگذاری آن‌ها را در نظر بگیرید.
فرض کنید شرکت شما اقدام به خرید یک دستگاه پرینتر برای واحد اداری نموده است، کدینگ اموال این دارایی با استفاده از کدینگ‌های حسابداری با توجه به این‌که به عنوان یک دارایی ثابت به حساب می‌آید، به شرح کدهای زیر می‌باشد:
-
- گروه: دارایی‌های غیر جاری کد 12
- کل: دارایی‌های ثابت مشهود کد 10
- معین: اثاثه و منصوبات کد 009
- تفضیلی یک: تجهیزات اداری واحد اداری 321
- تفضیلی دو: پرینتر HP کد 1
در نهایت با قرار دادن کدهای فوق در کنار هم به رقم 12100093211 می‌رسید که این کد نمایانگر کد اموال پرینتر HP خریداری شده برای واحد اداری سازمان می‌باشد.
روش حسابداری ثبت دفتر اموال
برای برنامه ریزی دقیق و گزارش‌گیری مالی، ارزش گذاری دارایی‌ها و اموال در هر شرکتی ضروری است، زیرا ارزش گذاری صحیح اموال برای درک جریان نقدی و سرمایه در گردش واحد تجاری اهمیت بسیاری دارد، علاوه بر ارزش گذاری طبقه بندی صحیح اموال و دارایی‌ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد. روش ثبت حسابداری اموال به شرح موارد ذکر شده در تصویر زیر می‌باشد.
روش‌های ثبت اموال در دفاتر سازمان
اکنون که در آموزش ثبت دفتر اموال با روش‌های ثبت آشنا شدید، بهتر است که چگونگی عملیات ثبت هر روش را نیز بیاموزید، تا در زمان نیاز به مشکل برنخورید.
- ثبت دارایی: در اولین مرحله باید دارایی خریداری شده در دفاتر ثبت شود. نحوه ثبت دارایی در دفتر اموال در ادامه شرح داده شده است.،اما به طور کلی با خرید دارایی، طرف بدهکار دارایی خریداری شده و طرف بستانکار نحوه تسویه بدهی خواهد بود.
- استهلاک: همانطور که می‌دانید با گذشت زمان دارایی ثابت مستهلک می‌شود، علاوه بر ثبت خرید دارایی باید با استفاده از روش‌های تعیین استهلاک، نسبت به ثبت هزینه استهلاک دارایی ثابت نیز اقدام شود.
- طول عمر مفید: هر دارایی ثابت که در نظر بگیرید، مطابق دستورالعمل‌های ابلاغی دارای یک عمر مفید مشخصی است که بعد از گذشت آن مدت، باید دارایی مذکور اسقاط شده و یا فروخته شود. در این مرحله تمامی هزینه‌های استهلاک بدهکار و حساب دارایی ثابت بستانکار می‌شود.
نحوه ثبت دارایی ثابت
یکی از اجزای مهم دارایی‌های هر واحد اقتصادی، دارایی ثابت آن واحد است. در نتیجه حسابداری دارایی ثابت در هر شرکتی نیز از اهمیت فوق العاده‌ای برخوردار می‌باشد. با توجه به این‌که عملیات مربوط به خرید، محاسبه استهلاک، اسقاط و فروش دارایی ثابت نیاز به سند حسابداری دارد، یک حسابدار باید نحوه ثبت دارایی ثابت را به خوبی فرا بگیرد.
برای آشنایی بیشتر با این مبحث علاوه بر فراگیری آموزش ثبت دفتر اموال در ادامه نحوه ثبت سند حسابداری اموال و اثاثیه، ثبت حسابداری خرید دارایی ثابت، ثبت اموال غیرمنقول نیز آورده شده است.
ثبت سند حسابداری اموال و اثاثیه
شرکتی که شروع به فعالیت می‌کند و همچنین در طول دوره فعالیت خود حتی به دفعات متعدد برحسب نیاز اقدام به خرید اثاثیه می‌کند، با هدف کنترل و امکان تهیه گزارش و در نهایت محاسبه سود و زیان شرکت در پایان دوره مالی، باید نسبت به ثبت سند حسابداری اموال و اثاثیه خریداری شده اقدام کند. نحوه ثبت سند حسابداری اثاثیه به شرح ثبت زیر می‌باشد:
| ردیف | بدهکار | بستانکار |
| اثاثیه و منصوبات | *** | |
| بانک / حساب پرداختنی | *** |
ثبت سند حسابداری خرید دارایی ثابت
یکی از معمول‌ترین اقدامات صورت گرفته در هر شرکتی خرید دارایی ثابت است. همزمان با خرید دارایی ثابت باید واحد مالی با اخذ مستندات مربوطه نسبت به ثبت حسابداری خرید دارایی ثابت اقدام کند. براساس آموزش ثبت دفتر اموال ثبت حسابداری خرید دارایی ثابت با احتساب مالیات شرکت‌ها و بدون احتساب آن به شرح تصویر زیر می‌باشد.
نحوه ثبت در زمان خرید دارایی ثابت در زمانی که مشمول ارزش افزوده شود یا خیر
ثبت اموال غیر منقول
هر شرکت یا هر کسب وکاری را که در نظر بگیرید، دارای اموالی از جمله زمین، ساختمان هستند که امکان جابجایی این اموال وجود ندارد و یا در صورت جابجایی اموال یاد شده امکان آسیب به محل قرارگیری وجو دارد. به این اموال در حسابداری اموال غیر منقول می‌گویند.
ثبت اموال غیر منقول در واقع همان ثبت حسابداری دارایی ثابت است که در آموزش ثبت دفتر اموال توضیح داده شد، یعنی با خرید اموال غیر منقول یک سند حسابداری صادر می‌شود که طرف بدهکار آن مربوط به ثبت اموال غیرمنقول خریداری شده است و طرف بستانکار سند نیز مربوط به وجه نقد یا بانک و یا حساب‌های پرداختنی است.
ثبت اموال امانی
شاید دیده باشید که یک شرکت اموال خود را بنابر علتی به صورت امانی و بدون انتقال مالکیت در اختیار شرکت دیگری قرار می‌دهد، طبق آموزش ثبت دفتر اموال ابتدا اموال امانی باید تحویل انبار شود و رد آن در انبار قابل پیگیری باشد، باید سند مربوط به ثبت اموال امانی به صورت ثبتی که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، انجام شود.
نحوه ثبت اموال امانی در دفاتر حسابداری سازمان
نتیجه گیری
آموزش ثبت دفتر اموال در حسابداری یکی از مباحث مهم به شمار می‌آید که هر حسابداری باید از پایه آن را آموخته باشد تا بتواند در محیط کاری برای طبقه بندی اموال و در زمان ثبت و تهیه لیست اموال شرکت از آن استفاده کند. آموزش ثبت دفتر اموال به روش‌های مختلفی انجام می‌شود که امروزه با استفاده از نرم افزارهای حسابداری و مالی نیز قابل اجرا است.
در مقاله‌ای که خواندید، سعی داشتیم تمام مفاهیم و روش‌های ثبت اموال و تهیه لیست دارایی جاری و غیرجاری شرکت را با کمک نرم افزار اموال شرح دهیم تا بتوانید برای دسترسی آسان و سریع به لیست اموال از این روش‌ها استفاده کنید. در انتها اگر سوال و یا پیشنهادی در این خصوص دارید می‌توانید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید تا در اسرع وقت پاسخ دهیم.
فرداد
فرداد
فرداد
فرداد
۰۲۱-۴۳۰۲۷
۰۹۱۲۸۸۸۵۹۰۱
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.